Використання зведених таблиць

Зведена таблиця — це інтерактивна таблиця, у якій наведені підсумкові значення, одержані за спеціальними формулами з великих масивів даних.

Для їх побудови використовують Майстер зведених таблиць і діаграм.

Майстер зведених таблиць і діаграм також використовується для створення звітів зведених діаграм — графічного різновиду зведених таблиць.

Щоб запустити майстер, потрібно вибрати команду Зведена таблиця в меню Дані.

Коли майстер відкриється, просто потрібно натиснути кнопку Готово. Можна витратити більше часу на роботу з майстром, але це не обов’язково. Натиснення кнопки Готово повідомляє майстру, що йому слід діяти стандартним чином, а саме:

· використати дані зі списку Excel або з бази даних;

· підготувати область макета для створення звіту зведеної таблиці;

· використати усі дані списку;

· помістити область макета звіту на новий аркуш.

1 — список полів зведеної таблиці, з якого перетягують елементи     2 — область макета зведеної таблиці, до якого перетягують елементи

Менш ніж за секунду майстер підготує новий аркуш з усім, що потрібно для створення зведеної таблиці даних: списком полів зведеної таблиці, з якого перетягуються елементи, областю макета, до якої вони перетягуються, і панеллю інструментів Зведена таблиця.

У Списку полів зведеної таблиці перелічено імена стовпців вихідних даних: Країна, Продавець, Обсяг збуту, Дата замовлення та Код замовлення.

1 — заголовки стовпців на аркуші     2 —... стають полями у списку полів зведеної таблиці

Кожному стовпцю вихідних даних відповідає поле з таким самим ім’ям. Перетягування полів зі списку до області макета дає змогу створити макет зведеної таблиці.

Область макета складається з декількох обмежених рамками областей, призначених для перетягування полів зі списку полів. Після цього область макета перетворюється на звіт зведеної таблиці.

Написи в областях повідомляють, куди слід перетягати дані для забезпечення бажаної орієнтації звіту. Наприклад, якщо перетягнути поле Продавець до області з написом Перетягніть сюди поля рядків, кожному продавцеві у звіті буде відведено окремий рядок. Якщо перетягти поле Продавець до області з написом Перетягніть сюди поля стовпців, кожному продавцеві у звіті буде відведено окремий стовпець.

Після встановлення використовуваних полів слід визначити, куди має бути перетягнуто ці поля. Щоб прізвище кожного продавця відображалося в окремому рядку, поле Продавець має опинитися в області Перетягніть сюди поля рядків. Коли ви відпустите кнопку миші, у макеті з’являться ці прізвища.

Для відображення сум продажу для кожного продавця слід перетягти поле Обсяг збуту до області з написом Перетягніть сюди елементи даних. До цієї області зазвичай перетягують числові дані, оскільки Excel автоматично підсумовує вміст цієї області. Підсумкові цифри відображаються у звіті. Коли поле Обсяг збуту буде перетягнуто до області для елементів даних, замість кольорових рамок області макета з’явиться готовий звіт зведеної таблиці.