Работа секретаря по бездокументному обслуживанию (прием посетителей, проведение протокольных мероприятий, ведение телефонных переговоров)

Большую часть времени секретаря занимает работа по бездокументному обслуживанию. Секретарь выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя, получает необходимые сведения от отделов, вызывает по его поручению работников, организует телефонные переговоры, прием посетителей, принимает и передает телефонограммы, участвует в подготовке совещаний и организует их техническое обслуживание. Говоря о работе, связанной с бездокументным обслуживанием в ОАО «КСК», необходимо, в первую очередь, обратить внимание на ведение телефонных переговоров.

Для секретаря руководителем определен круг лиц из числа сотрудников, посетителей из других организаций и частных лиц, которых секретарь беспрепятственно пропускает к руководителю в любое время рабочего дня. Например, к ним относятся: представители городской, областной администрации, директор «Калугаэнерго», «Росводоканала», МУП «Теплосеть», начальник отдела реализации электрической энергии, начальник отдела продаж электрической энергии. Прием остальных посетителей осуществляется по графику, разработанному совместно с руководителем, где определены дни недели и часы приема сотрудников по текущим вопросам, личным делам, а также дни приема посетителей из сторонних организаций и абонентов (юридических и физических лиц). График вывешен в холле первого этажа офиса организации.

Протокол совещания на оперативных планерках секретарем не ведется, так как во время проведения совещания секретарь находится на своем рабочем месте, осуществляя прием посетителей и отвечая на входящие телефонные звонки. По окончании оперативного совещания в случае отсутствия у руководителя срочных поручений по итогам планерки секретарь наводит порядок в помещении селекторной, проветривает помещение, закрывает его и сдает ключ охране. Ежемесячные плановые совещания по планированию работы на месяц и подведению итогов работы за прошедший месяц проводятся, как правило, в последний четверг каждого месяца. Место проведения — селекторная комната, число участников совещания 12–15 человек (заместитель руководителя, секретарь, руководители служб, подразделений). Руководители межрайонных отделений и руководство производственных отделений участвуют в совещании по селекторной связи. Длительность совещания 1, 5–2 часа.

3. Реквизит «оттиск печати»

Оттиск печати (реквизит 25) заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации.

Оттиск печати проставляется на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, оттиск печати проставляется на обозначенном месте.

Билет № 10

1. Характеристика документов, передаваемых по каналам электросвязи: факсограмма, телефонограмма

Телефонограмма – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи.

Телефонограмма составляется отправителем как документ на бумажном носителе, передается по телефону и записывается получателем.

Телефонограммы используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т.п.).

В тексте телефонограммы должно быть не более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций и предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.

Для записи телефонограмм целесообразно использовать специальные бланки, если специальные бланки отсутствуют.

Факсограмма (факс) – это получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры).

Факсограмма не может считаться отдельным видом документа, так как по факсу можно передать любой документ на бумажном носителе – приказ, распоряжение, договор, протокол и др.; чаще всего факс используется для передачи служебных писем и разного рода информационных сообщений.

В соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации (статья 160) использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо аналога собственноручной подписи допускается в случаях и порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашениями сторон. Документ (факс), получаемый на выходе факсимильной связи, при соблюдении установленных условий и процедур может обладать юридической силой.

Документы, передаваемые по факсу, должны оформляться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа, и должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом.

Решение о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по факсимильной связи принимает подразделение - исполнитель.