Построение системы управленческого учета (Го Be)

После того как определены требования к создаваемой сис­теме управленческого учета, начинается этап создания системы.

Три следующие задачи должны осуществляться параллельно и итерационно, так как являются взаимозависимыми: доработка пер­вичных документов, создание методики расчета затрат и опреде­ление требований к системе отчетности.

Доработка первичных документов (To Be). В процессе доработки документов осуществляется изменение движения документов, бланков первичных документов и пересмотр участников процесса документооборота. Доработка первичных документов сводится к настройке документооборота таким образом, чтобы обеспечить автоматизированную систему управленческого учета всей необхо­димой первичной информацией для осуществления расчетов.

Документооборот анализируется с точки зрения следующих ха­рактеристик: достаточности вносимых данных, работников, внося­щих информацию в документы, периодичности составления бланка документа. Любой из перечисленных параметров, не отвечающий требованиям создаваемой системы управленческого учета, должен быть изменен для обеспечения корректности расчетов, осуществля­емых на основании данных, поступающих в систему учета.

За расчеты отвечает следующий шаг, который должен делаться параллельно и ставить требования к информативности первичных документов. Каждый документ в автоматизированной системе управленческого учета формирует ряд проводок, поэтому должны указываться все операции, которые могут описываться первичным документом, а также все проводки, которые осуществляются при каждой операции.

Следует сказать, что система управленческого учета должна обя­зательно базироваться на системе счетов. Наполнение системы данными осуществляется при помощи проводок. Для обеспечения требуемой детализации данных вводится аналитика для всех за­тратных счетов.

Все затратные счета имеют аналитику, обеспечивающую нали­чие данных о местах возникновения затрат, объектах затрат, ста­тьях затрат и работах. Каждый первичный документ должен быть описан с учетом проводок, которые он формирует, с указанием возможных значений аналитики корреспондирующих счетов.

Создание методики расчета затрат (To Be). Методика расчета затрат описывает действия, которые осуществляются с накоплен­ными на затратных счетах данными. Описывается алгоритм распре­деления затрат вспомогательных подразделений на основные под­разделения, методика распределения накладных затрат по видам продукции с использованием базовых показателей, а также методи­ка формирования себестоимости единицы продукции. Ключевыми элементами методики расчета затрат и калькулирования себестои­мости являются: период осуществления расчетов, базы для распре­деления затрат и объекты калькулирования себестоимости.

Данный шаг является наиболее сложным и ответственным. Процесс создания методики расчета затрат и калькулирования се­бестоимости осложняется тем, что для различных видов бизнесов он различен. Вопрос создания методики калькулирования себе­стоимости должен рассматриваться только в привязке к опреде­ленному виду деятельности с учетом особенностей, существующих на предприятии. При этом руководствоваться лучше типовыми рекомендациями калькулирования себестоимости, предложенны­ми для различных отраслей.

Создание требований к системе отчетности (To Be). Система отчетности является завершающим этапом постановки управлен­ческого учета. Ключевым моментом является определение поль­зователей автоматизированной системы управленческого учета. После того как пользователи определены, необходимо понять, ка­кая требуется информация, и установить периодичность ее предо­ставления.

Будем классифицировать отчеты следующим образом:

1. Отчеты по движению ресурсов — содержат данные о состоя­нии и движении материальных ценностей по складам.

2. Отчеты по затратам — предоставляют информацию по всем видам затрат по элементам и статьям, местам и объектам затрат.

3. Отчеты по производству — содержат информацию о техноло­гических аспектах производства.

4. Отчеты по реализации — содержат данные о реализации про­дукции и услуг сторонним контрагентам.

Отчеты по движению ресурсов позволяют получить информа­цию о наличии товарно-материальных ценностей на любом из МВЗ в любой момент времени и о списании ТМЦ с одного МВЗ на другой за любой временной период.

Отчеты по затратам являются наиболее значимыми во всей сис­теме отчетов, они содержат следующую информацию:

♦ затраты по статьям и элементам затрат по каждому МВЗ на конец отчетного периода (месяц, квартал, год);

♦ затраты по объектам затрат для каждого объекта затрат, на который были потрачены ресурсы (ремонт техники, строи­тельные работы по объектам и т.д.);

♦ предварительные калькуляции себестоимости на конец ме­сяца по всем видам продукции, произведенным в данном месяце;

♦ полные фактические калькуляции затрат по всем видам продукции на конец года;

♦ отчет о прибылях и убытках в целом по компании.

Результатом работы проектной команды должны обязательно

быть два документа:

♦ проект положения по управленческому учету и

♦ техническое задание программистам для автоматизации управленческого учета.

В проекте положения по управленческому учету содержится вся необходимая работникам предприятия информация, позволяющая наладить заполнение первичных документов, и документооборот для обеспечения автоматизированной системы управленческого учета необходимыми данными:

♦ описание бизнес-процессов предприятия;

♦ описание документооборота по подразделениям предприятия;

♦ описание первичных документов с представлением блан­ков, указанием ответственных и алгоритма заполнения каждого документа;

♦ методика распределения затрат и калькулирования себе­стоимости продукции;

♦ система управленческих отчетов.

Потребителями проекта положения по управленческому учету в конечном счете являются работники предприятия, обеспечива­ющие функционирование управленческого учета. Данный доку­мент является только проектом, так как должен быть протестиро­ван, откорректирован и внедрен на предприятии по всей форме работы с положениями предприятия.

Техническое задание программистам содержит специфические данные, требующиеся для описания работы системы управленче­ского учета с точки зрения обеспечения целостности данных и осу­ществления расчетов. В данном документе содержатся:

♦ справочники;

♦ указание, какие именно данные из первичных документов попадают в автоматизированную систему учета;

♦ описание методики расчетов;

♦ форматы отчетов с указанием источника данных.

Потребителем данного документа является команда програм­мистов.

Таким образом, система управленческого учета состоит из трех компонентов: системы первичных документов, обеспечивающих учетную систему данными, методики расчета затрат, содержащей алгоритмы распределения и пересчета затрат, а также системы от­четов, отвечающей за предоставление данных, содержащихся в системе учета.

Все три компонента взаимосвязаны, так как без обеспечения требуемой детализации вносимых в первичные документы данных не будет возможности применить корректный алгоритм расчета затрат, а без указания формы определенного отчета содержащиеся в системе данные не попадут к пользователю.

Поэтому при постановке управленческого учета очень важно обеспечивать взаимосвязь между формами первичных документов, методикой расчета затрат, а также системой управленческих отче­тов. Необходимо однозначно определиться с дальнейшей автома­тизацией процесса: кто и какими средствами будет осуществлять автоматизацию.

Следует также помнить, что система управленческого учета должна согласовываться с системой бюджетирования, в противном случае невозможно будет осуществить отслеживание выполнения запланированных показателей.