Складання письмової заяви

" Шапка".

Зазвичай " шапка" листи складається з логотипу компанії, адреси, телефонів, посилання на Інтернет-сайт. Але треба пам'ятати, що для кожної галузі " шапка" буде включати в себе абсолютно різні елементи. Наприклад, для будівельної компанії досить обмежитися логотипом і телефоном, а оформлення " шапки" косметичних або поліграфічних компаній часто схоже на маленький дизайнерський шедевр, що включає в себе " авторський" шрифт і інш.

Мають переваги ті пропозиції, які виконані на фірмовому бланку. Хоча єдиного " галузевого правила" не існує, загальним можна назвати тільки одне: " шапка" повинна бути на кожній сторінці пропозиції!

Реєстраційний номер і / або дата реєстрації пропозиції.

У деяких компаніях прийнято реєструвати всі вхідні і вихідні документи, до яких і відноситься нашу комерційну пропозицію. Для цього призначені два рядки, які зазвичай розміщуються на першій сторінці вгорі праворуч. На першому рядку робимо відмітку ми. Друга призначена для реєстрації в компанії клієнта.

Куди (найменування організації, повна поштова адреса, електронна адреса, телефони / факси).

Розміщується ця інформація також на першій сторінці в правому верхньому куті.

У деяких реченнях (наприклад, при тривалій листуванні) можна обмежитися найменуванням організації.

Кому (посада, ПІБ).

Цю інформацію логічно розмістити після найменування організації. Тут діє наступне правило: якщо ми розміщуємо цю інформацію в правому верхньому куті (т. Е. Відразу після найменування організації), то крім посади і прізвища, вказуємо тільки ініціали адресата. Але при всіх наступних зверненнях до адресата в тексті нашої пропозиції його ім'я та по батькові слід писати вже повністю. Перше " повне" звернення прийнято починати зі слів: " Шановний...". " Шановні панове..." - це звернення доречно, якщо в " роботі" з нашою пропозицією братимуть участь співробітники компанії, імен і посад яких ми апріорі не знаємо. Далі протягом усього тексту це можна виділяти жирним шрифтом.

Привід для написання.

Якщо ми вже обговорювали умови співпраці з клієнтом та / або необхідно уточнити деякі нюанси (наприклад, якщо мова йде про написання персоналізованого пропозиції), в лист включається ця частина. Тут можна стисло викласти, які основні завдання клієнта вирішує нашу пропозицію.

Наприклад, якщо написання пропозиції передувала зустріч, то з перших рядків клієнту важливо продемонструвати, наскільки точно ми зрозуміли його потреби і як наше пропозиція здатна їх задовольнити.

Якщо нічого " не зачепило", далі пропозиція зазвичай не дочитувати. Дана частина звичайно займає від 1/4 до 1/2 сторінки формату А4.

Суть пропозиції.

Як правило, саме тут пропонується набір " готових рішень" для клієнта.

Якщо в нашій пропозиції таких рішень декілька, бажано стисло обгрунтувати їх принципову відмінність один від одного, а також перевага кожного з них. У разі ще більш " докладного" пропозиції можна дати короткий аналіз ринку, описати поточну ситуацію. Потім простежити взаємозв'язок між тим, що відбувається на ринку і у фірмі потенційного клієнта, і тим, як за допомогою нашого продукту клієнт зможе вирішити свої завдання. Тут доречно будуть виглядати відгуки ділових партнерів, які, наприклад, вже скористалися нашою пропозицією. Або, як це часто робиться, можна просто обмежитися списком компаній, які вже є нашими клієнтами.

Ціна.

У будь-якому випадку (перший раз ми відправляємо пропозицію чи ні) буде краще, якщо будь-які позначення ціни будуть так чи інакше нами прокоментовані. Наприклад, " до" і " після" вказівки власне ціни можна описати конкретні вигоди, одержувані клієнтом від використання продукції нашої компанії.

Якщо пропонується кілька рішень, то цінова різниця повинна бути пояснена. У цьому ж розділі доречно торкнутися і умови оплати, знову ж таки з роз'ясненням вигод для клієнта.

Якщо написання передували переговори, то пропозиція щодо ціни має бути конкретним. Але знову ж таки може виникнути ситуація, коли з якоїсь причини не можна вказати точні значення. У цьому випадку можна вказати принципи ціноутворення або діапазон " мінімальної і максимальної ціни".

Термін дії пропозиції.

Як правило, місцезнаходження цього важливого елемента може бути де завгодно. На початку тексту: " Увага! Тільки до такого-то числа..." або в кінці (деякі розміщують це у вигляді виноски): " Пропозиція дійсна до...". Головне, щоб цей елемент обов'язково присутній! Інакше ми можемо зіткнутися з проблемою, вже описаної нами в попередньому розділі.

Наша фірма як діловий партнер (історія, гарантії тощо.).

Читання клієнтом нашої пропозиції добігає кінця. Буде краще, якщо воно закінчується на мажорній ноті. Тут доречно сказати про ті переваги, які дає клієнтові співпрацю саме з нашою компанією, для цього цілком достатньо двох-трьох пропозицій.

Дата наступного контакту.

Краще відразу попередити клієнта, коли і хто зв'яжеться з ним і яким буде цей контакт: телефонним, електронним або особистим. До речі, це може виявитися непоганим приводом для ще одного нагадування про себе!

Дата.

Невідомо, як довго може тривати етап " погоджень" і " уточнень" до основного комерційній пропозиції. Датуючи кожну нашу пропозицію, ми не допускаємо ситуації, в якій наш клієнт може заплутатися, яке ж із них він отримав першу.

" З повагою...".

Наприкінці документа не забудемо вказати після цих слів свою посаду і повністю свої прізвище, ім'я, по батькові. До речі, якщо відправляємо факсом, в кінці речення поруч зі своїм прізвищем можна поставити свій автограф.

Після чого можна розташувати так звану " контактну інформацію": телефони (із зазначенням коду міста), поштова та електронні адреси. Наприклад, останнім часом стало часто зустрічатися таке завершення комерційних пропозицій: " Більш детальну інформацію ви можете подивитися на нашому сайті...".

Додатки.

Тут, як правило, розміщується інформація, яка містить велику кількість " технічних" подробиць. Якщо вони необхідні, потрібно обов'язково дати посилання в тексті комерційної пропозиції.

Далі в кожному з додатків у верхньому правому кутку ставиться напис: " Додаток №..." (якщо їх декілька). Зрозуміло, додатки розташовуються після самого предложенія.Общее оформлення.

Як правило, більшість комерційних пропозицій не слід робити об'ємніше двох сторінок, а ще краще готувати пропозиції в одну сторінку формату A4. Текст тільки виграє, якщо він буде не тільки краток, але і зручний для читання, а для цього треба починати кожен абзац з нового рядка.

Якщо пропозиція невелике за обсягом (до 2000 друкованих знаків), можна збільшити міжрядковий інтервал. Сам текст більшості документів прийнято " вирівнювати" по ширині.

При виборі шрифту не варто зловживати дизайнерськими вишукуваннями. Звичні Times New Roman або Arial будуть більш доречні і " передбачувані" при читанні. Недоречно і занадто строкато виглядають часті підкреслення, курсив і виділення жирним шрифтом - вони перевантажують документ. Не варто також значно змінювати висоту шрифту для виділення, наприклад, ПІБ адресата і телефонів.

Єдиний виняток робиться для вказівки ціни (якщо мова йде про спецпропозиції і т. П.). Сам шрифт повинен бути не дуже дрібним (12 або 14 кегля).