Правила оформления документов в таможенных органах

Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы и т.д.)

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм). Правовые акты, распорядительные документы и письма таможенного органа оформляются на бланках в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 " Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.

В таможенном органе применяются следующие бланки:

• бланки с указанием наименования регионального таможенного управления
• бланки с указанием наименования таможни
• бланки с указанием таможенного поста со статусом юридического лица

Бланки документов должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться другим организациям и лицам. Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Бланки для документов постоянного хранения изготавливаются на бумаге высших сортов.

Гербовые бланки документов таможенного органа подлежат учету. На них типографским способом или специальным нумератором проставляются учетные порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов

Государственный герб Российской Федерации помещается на верхнем поле распорядительных документов (приказ, распоряжение) и письма.

Код таможенного органа проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи. Код является элементом электронной идентификации документа.

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) таможенного органа проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Наименование таможенного органа, являющегося автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в его учредительных документах (положении и приказе о создании или образовании). Над наименованием таможенного органа указывается наименование вышестоящего таможенного органа.

Наименование структурного подразделения указывается только на оформленных не на бланках внутренних документах (докладная, служебная и объяснительная записки, справка и др.). Справочные данные о таможенном органе включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения (номера факсов, телексов, расчетных счетов в банке; адрес электронной почты и др.).

Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт). Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, датируются и подписываются.

Если авторами документа являются две и более организации, то его датой является наиболее поздняя дата подписания.

Документы вступают в силу с момента их подписания (или утверждения), если в тексте или законодательством не предусмотрена другая дата. " Регистрационный номер документа" - цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.