Требования, предъявляемые к отчетам, оперативным и информационно-аналитическим материалам Посольства.

Общие требования:

- грамотность;

- четкость изложения;

- правильное выделение главного;

- необходимая аргументация;

- логичное построение.

Документы не должны быть перегружены излишним фактическим и цифровым материалом. Если же это необходимо, то следует давать такого рода материалы отдельно в виде приложения и иметь ссылку на используемый источник. В любом документе, даже самом незначительном, после его подготовки следует проверить каждую дату, имя, каждую ссылку, цитату. Весьма большое значение в работе с документами имеет оперативность их подготовки. Необходимо самым строгим образом соблюдать соответствующие инструкции и правила ведения служебной переписки.

При составлении аналитической информации необходимо:

- собрать всю информацию, которая относится к данной проблеме (различные источники);

- правильно оценить информацию;

- изложить хорошим языком;

- сформулировать четко выводы;

- внести конкретные предложения;

- высказать свои прогнозы.

Важна достоверность: не опираться на единичный факт, источник должен заслуживать доверия и сведения должны совпадать с другими источниками, подтверждаться в беседах, необходимо использовать официальные данные правительства и других ведомств, мнения оппозиционных партий.

Также необходимо знать позицию своей страны: фундаментальные документы (Конституция, ежегодные выступления, послания глав гос-в и правительств, выступления министра иностранных дел на ежегодной Ассамблее ООН и т.п.).

Важны своевременность, знание экономической, политической, военной обстановки в стране, защита интересов своей страны.

11. Участие мид, Посольства (представительства) в разработке директив и указаний делегациям, ведущим переговоры.

После принятия принципиального решения о приеме зарубежной делегации и согласования сроков определяется содержание организационно-протокольных мероприятий и их объем в зависимости от уровня, характера и формата запланированного визита. Департамент Государственного протокола МИД России после необходимых согласований готовит проект соответствующего Распоряжения Президента о материально-финансовом обеспечении визита. Его подписывает Президент. Этот документ рассылается в учреждения, которые будут принимать участие в подготовке и проведении визита (таких учреждений может насчитаться до 10). Далее ведется работа по подготовке Проекта программы пребывания, которую осуществляет протокольная служба Президента и МИД. В проекте программы, как правило, учитываются предварительные пожелания гостя, исходя, прежде всего из деловых интересов.

Дальнейшая работа над проектом программы ведется с участием подготовительной и передовой групп. В состав таких групп входят представители служб протокола, безопасности, связи, информации и медицины. Подготовительная группа вместе с представителями принимающей стороны и собственного посольства выполняет следующие задачи: детальная проработка проекта программы; осмотр объектов, посещение которых предусмотрено программой; проведение встреч по интересам с представителями соответствующих служб; обсуждение всего спектра организационно-технических и хозяйственных вопросов, включая размещение в резиденции, гостиницах, предоставление транспорта; определение финансовых условий проведения визита, исходя из существующих правил, норм и принципа взаимности.

Помимо Программы, важнейший документ, который готовит МИД, это Материалы для беседы Президента. Материалы для узкого состава - для общения один на один, и для широкого состава. Это основополагающий документ для беседы. За 10 дней до визита материалы направляются в администрацию, где они просматриваются и прочитываются. Также они прочитываются и Президентом.

Схема подготовки визита на высшем уровне должна включать детально прописанные элементы всех мероприятий, осуществляемых в ходе визита: подготовка проекта Распоряжения по визиту и проекта программы, составление списков участников, переводческое обеспечение, своевременная проверка и заказ необходимых атрибутов — государственных флагов страны гостя, нот гимна, приветственных транспарантов и лент к венкам, составление схем встречи, проводов, церемонии возложения венка, транспортное обеспечение, подготовка предложений о подарках и сувенирах и необходимой протокольной техники.