Требования к функциям, выполняемым системой

Подсистема «Учет исполнения поступающих заявок»

1. Организация ведения информационной базы по поступающим заявкам;

После поступления в ОМТС каждая заявка должна регистрироваться в информационной базе с автоматическим присвоением номера и даты. Данная функция должна также учитывать вывод информации по каждой отдельно взятой заявки в форме учетной карточки.

2. Своевременное занесение новой информации по каждой заявке и изменение ее состояния;

Реализация данной функции заключается в своевременном занесении информации о каждой поступившей заявке, об изменении ее состояния во времени, добавления № счета, № платежного поручения, № накладной и счет фактуры, № расходного ордера при выдаче в цех.

3. Возможность сортировки заявок по ответственным инженерам, по стадии исполнения, по материалу, по периоду поступления.

Эта функция необходима для своевременного предоставления информации руководству и повышения эффективности поиска и отбора информации. Информация должна предоставляться в форме таблиц и обязательно иметь возможность вывода отсортированной информации на печатное устройство.

Подсистема «Учёт оплаты и поступления сырья и материалов»

1. Организация ведения информационной базы по выписанным счетам;

Каждый инженер должен своевременно заносить информацию о выписанных им счетах для успешного формирования бизнес-плана на месяц экономистом ОМТС. На основании данного бизнес-плана ПЭО формирует бюджет расходов на следующий месяц.

2. Учет оплаты счетов бухгалтерией и отметка каждого счета о его оплате с занесением номера и даты платежного поручения;

Своевременное выполнение данной функции необходимо для своевременно исключения счета из бизнес-плана, а также для возможности точно знать о проплате срочных счетов и возможности быстрой поставки материала на предприятие.

3. Организация ведения информационной базы по поступающим материалам.

Реализация функции " Ведение информационной базы" по поступлению материала должна осуществляться пользователем по мере поступления материала на склад завода.

Фиксирование информации о поступлении материала и его оплате производится в режиме реального времени, поэтому функция " Ведения информационной базы по поступлению материала" должна быть реализована в режиме реального времени. Вводимая информация должна проходить логический контроль в целях повышения достоверности вводимой информации и использовать справочники поставщиков и наименований материалов с их марками, ГОСТами и ТУ. Занесение информации из справочников должно быть реализовано в режиме иерархических меню в целях сокращения времени поиска и ввода и способствует унификации и повышению надёжности работы подсистемы.

Функциональная структура подсистемы позволяет наглядно представить взаимосвязь между функциями подсистемы и используемыми для их реализации информационными массивами.

4. Формирование " Приходного ордера".

Функция " Формирование " Приходного ордера" выполняется пользователем после ввода информации о поступившем материале. Функция должна реализовать вывод документа на печать и накопление информации по нему на жестком диске.

Подсистема " Учёт и организация расхода сырья и материалов"

1. Учёт внутризаводского движения сырья и материалов.

2. Учёт движения сырья и материалов " на сторону".

Реализация этих функций позволяет учесть движение материала как внутри завода, так и при отпуске материалов на сторону. Входной информацией для подсистемы является информация из подсистемы " Учёт оплаты и поступления сырья и материалов", а также документы " Требование" либо " Накладная на отпуск материалов на сторону".

Для реализации функций подсистемы необходимы межмашинная связь между ПК отдела МТС и складами.

Документы " Требование" и " Накладная на отпуск материала на сторону" должны выдаваться на бумажный носитель и заноситься во внутримашинную БД.

При выполнении функций подсистемы необходимо предусмотреть задание подтверждающих режимов при отработке задач принятия решений, чтобы избежать корректировок информационных массивов при случайных ошибках.

Ввод информации по обеим функциям должен проходить логический контроль, а также должны использоваться справочники подразделений, ответственных и материалов.

Подсистема " Формирование отчётной документации"

1. Формирование " Справка о поступлении материалов на склады".

2. Формирование " Справка о расходе материалов в цеха".

3. Формирование " Справка об отработанных заявках".

4. Формирование формы М-19 (Месячных остатков сырья на складе).

5. Формирование информации по запросу пользователя (по стадии исполнения определенного количества заявок, по выбранному материалу, по периоду поступления заявок, материалов)

Результаты выполнения функций подсистемы требуется выводить на печать при формировании документов на основании форм, утвержденных Заказчиком.

Результаты выполнения функций по формированию протоколов должны иметь альтернативные возможности вывода на печатающее устройство и экран дисплея.

Время поиска необходимой информации в БД системы АСУ ОМТС зависит от количества накопленной информации и в некоторой степени влияет на длительность отработки алгоритмов.

Документация может быть выдана в любой момент времени по запросу пользователя.

Детальная проработка структуры выходных документов будет осуществлена на этапе технического проектирования.

В целом, система должна выполнять следующие функции:

· составление выходных отчетных документов;

· хранение большого объема информации, в том числе за предыдущие годы;

· разделение информации по периодам: месяц, квартал, год;

· ведение справочников, используемых при работе, их актуализация;

· разграничение прав доступа (система должна разграничивать права и полномочия пользователей в рамках всего комплекса);

· система должна позволять редактирование, добавление и удаление групп материалов, а также ФИО сотрудников, ответственных за материалы;

· администрирование системы:

а) хранение и ведение отчетов;

б) печать промежуточной и конечной документации;

в) архивирование данных;

г) утилизация по времени.