В области рациональной организации снабженческой службы предприятия

1. Обеспечение надлежащей организации складского хозяйства на предприятии, высокого уровня механизации и автоматизации транспортно-складских операций.

2. Обеспечение внедрения передового опыта в организации снабжения, организационной техники и научной организации труда, автоматизированных систем управления снабжением.

3. Обеспечение учета движения материальных ресурсов на складах предприятия, участие в проведении инвентаризации материальных ценностей.

4. Осуществление отчетности и контроля:

- за правильным использованием выделенных цехам материалов по целевому назначению;

- за своевременным выполнением поставщиками обязательств по договорам и заказам, предъявлением претензий к поставщикам за нарушение ими обязательств и условий договора, а также составлением расчетов по этим претензиям;

- за соблюдением цехами установленных норм расхода материалов и правильным хранением материалов в цеховых кладовых.

1.1.5. Характеристика недостатков в организации и управлении объектом

1. Большое количество времени тратится на многократное занесение одних и тех же данных сначала при регистрации заявки у техника отдела, потом у инженера и далее у экономиста, потом регистрация договоров, платежных документов, приходных документов;

2. Огромный расход бумаги, и дублирование в электронном виде той же информации;

3. Некоторое количество людей, выполняющих аналогичные функции, следовательно увеличение затрат на их содержание;

4. Большое расстояние между цехами, корпусами и подразделениями способствует увеличению времени оформления и подписания документов;

5. Тратится большое количество денежных средств на заказ и изготовление бланков для всех подразделений;

6. Невозможно отследить состояние конкретной заявки при отсутствии инженера. Технику все данные о счетах, проплатах сдаются уже только при получении товара;

7. Невозможно рассортировать заявки по материалам, по поставщикам, по ответственным;

8. Ручное создание отчетности по каждой группе и сводных отчетов;

9. Ручное ведение складского учета;

10. Увеличение материальных затрат на содержание сотрудников, выполняющих одинаковые функции, и невозможность их сократить из-за большого объема труда.

1.1.6. Оценка производственных потерь

Производственные потери, возникающие из-за недостатков в организации и управлении объектом, приводят к ухудшению технико-экономических и социальных показателей.

К технико-экономическим показателям относятся:

- потери рабочего времени при многократном вводе и обработке информации вместо централизованного ввода в одну общую систему.

- увеличение затрат на заработную плату сотрудников;

- затраты на заказ на изготовление бланков у сторонних организаций;

- потеря места на складе под хранение бланков;

- потери времени на оформление и подписание документов;

- большие затраты на бумагу, канцелярские товары.

Социальные показатели:

- большие затраты сил на многократную ручную обработку информации, на составление отчетности, на ведение журналов в бумажном виде;

- сложность контроля состояния конкретной заявки.

1.1.7. Характеристика готовности объекта к созданию АСУ

У каждого инженера есть свой ПК, т.е. дополнительная закупка не нужна. Все ПК отдела уже объединены в сеть, на предприятии есть электронная почта для общения между сотрудниками и обмена документами. Все это позволяет легко внедрить АСУ и связать ее между всеми ПК с установкой сервера в кабинете техника. Затраты будут необходимы на разработку АСУ, ее установку и обучение сотрудников ее функциям и возможностям, а также на дальнейшее техническое обслуживание.

1.2. Цели, критерии и ограничения создания АСУ

1.2.1. Формулировка целей и критериев создания АСУ

Автоматизация предметной области преследует следующие цели:

- Увеличение производительности и эффективности труда при передаче данных о поставках материалов;

- Дать возможность оперативно оценить и проанализировать имеющиеся данные;

- Освободить пользователей от рутинной ручной работы;

- Сократить затраты времени, связанные с ведением ручного документооборота;

- Сократить трудозатраты на выполнение типовых информационных процессов предметной области: сбора, передачи, регистрации данных по различным каналам связи, хранения, поиска и выдачи информации, обработки ее с помощью средств вычислительной техники;

- Минимизировать количество ошибок при заполнении документов, проведении различных расчетов.

Критериями оценки достижения целей создания АСУ являются уровень автоматизации, время безаварийной работы системы и время получения оперативных решений, сокращение потерь сырья и основных материалов за счёт своевременного учёта и оприходования на складах и в бухгалтерии.

Основными критериями достижения целей АСУ являются:

- Быстрота доступа к информации;

- Надежная защита самой АСУ и хранящихся в ней данных;

- Современное обновление и актуализация показателей и конечных документов в целом;

- Достаточная простота и удобство в управлении средством передачи и расчета данных с их последующим формированием в выходные отчетные документы.

1.2.2. Характеристика ограничений по созданию АСУ

Разрабатываемая АСУ является программой внутризаводского использования для автоматизации работ ряда подразделений, не имеет выхода в интернет, не позволяет импортировать данные в другие программы (Microsoft Word Excel) для предотвращения утечки информации.

1.3. Функции и задачи создаваемой АСУ

Разрабатываемая система разрабатывается для управления организацией материально-технического снабжения завода. Данная система предназначена для усовершенствования порядка осуществления формирования и учета поставок материалов на предприятии, в частности снижения трудозатрат работников с помощью привлечения ПК, то есть для оптимизации операций по формированию и учету поставок материалов на предприятии, для облегчения их труда при выполнении рутинных операций, для сокращения объема бумажного документооборота, для обеспечения надежности и достоверности результатов обработки информации, для повышения эффективности расчетов, для оперативной передачи данных из отдела в отдел. Информационная система должна обеспечить эффективное удовлетворение потребностей различных категорий пользователей (руководителей и специалистов отдела снабжения и т.д.).

1.3.1. Обоснование выбора перечня автоматизированных функций

и комплексов задач

- Необходимо автоматизировать регистрацию заявок с постоянным заполнением дальнейшей информации по ней (ответственного, номер счета, номер платежного поручения, срок доставки, номера приходных документов).

- Необходимо автоматизировать складской учет;

- Автоматизировать составление отчетности прихода, отчетности по исполнению заявок, сводной отчетности отдельно по материалам и по каждому сотруднику.

- Необходимо создать систему, хранящую всю информацию на сервере, в которую каждый пользователь под своим паролем может заносить необходимую для него информацию.

1.3.2. Требования к характеристикам реализации функций и задач

- все данные по изменению состояния заявки должны быть занесены в систему в течение одного рабочего дня;

- при регистрации заявки номер и дата должны присваиваться системой автоматически;

- система должна присваивать номер приходного и расходного ордеров автоматически в ходе складского учета;

- вся информация должна храниться на сервере.

1.3.3. Дополнительные требования к АСУ в целом и ее частям

Система должна отслеживать каждого сотрудника и в зависимости от того, кто в нее вошел, предоставлять разные возможности работы, например, кладовщику – функции складского учета, а технику или инженеру – занесение информации о состоянии заявки. Но начальник сектора закупок может иметь доступ ко всем данным и всем функциям. Кроме того, система должна давать возможность посмотреть всю информацию отдельно по каждой группе сектора закупок и по ответственным лицам. Отчеты могут создаваться только инженерами по закупкам и начальником сектора закупок.

1.4. Ожидаемые технико-экономические результаты создания АСУ

1.4.1. Перечень основных источников экономической эффективности

- Повышение производительности труда за счет сокращения ручного документооборота;

- Увеличение производительности и эффективности труда при передаче данных о поставках материалов;

- Возможность оперативно оценить и проанализировать имеющиеся данные о наличии материалов и необходимости закупок;

- Освобождение работников от рутинной ручной работы;

- Сокращение трудозатрат на выполнение типовых информационных процессов предметной области: сбора, передачи, регистрации данных по различным каналам связи, хранения, поиска и выдачи информации, обработки ее с помощью средств вычислительной техники;

- Сокращение затрат на заработную плату за счет уменьшения численности работников складов;

- Сокращение затрат по налогам;

- Минимизация ошибок при заполнении документов, проведении различных расчетов.

1.4.2. Оценка ожидаемых затрат на создание АСУ

Планируемый срок разработки системы – 3 месяца.

Таблица 1. Определение затрат времени по стадиям разработки проекта

Таблица 1. Продолжение

1.4.2. 1. Расчет капитальных затрат

Капитальные затраты на разработку и внедрение АСУ включают в себя затраты на разработку программного обеспечения, стоимость аппаратных средств и стоимость установки и наладки системы.

Основными участниками проекта являются: постановщик задач (инженер-постановщик), инженер-программист. Расчет заработной платы участников проекта ведется в соответствие с данными табл.2-4.

Таблица 2. Затраты времени на разработку и внедрение

Таблица 3. Основная заработная плата участников проекта

Таблица 4. Затраты на оплату труда

Для разработки системы понадобится эксплуатация компьютеров и принтеров, находящихся в наличии на предприятии. Расчет амортизации аппаратных средств приведен в табл. 5, затрат на электроэнергию – в табл. 6.

Таблица 5. Амортизация аппаратных средств

Таблица 6. Расчет затрат на электроэнергию

Установку информационной системы предполагается вести на аппаратные средства отдела материально-технического снабжения и складов, которые уже эксплуатируются на предприятии в течение года и были приобретены до принятия решения о разработке АСУ. Поэтому отнесение остаточной стоимости аппаратных средств не целесообразно.

Расчет общих затрат на разработку и внедрение АСУ приведен в табл. 7.

Таблица 7. Общие затраты на разработку и внедрение системы

1.4.2. 2. Расчет затрат на обеспечение функционирования системы

Затраты на обеспечение функционирования АСУ включают в себя затраты на содержание персонала, аппаратных средств, зданий и сооружений, прочие затраты.

Затраты на содержание персонала

Все функции по обслуживанию системы будут возложены на сотрудников сектора информационных технологий без увеличения им заработной платы и открытия дополнительных штатных единиц.

Затраты на содержание аппаратных средств

Они включают в себя затраты на ремонт, вспомогательные материалы и запасные части и составляют 5% в год от стоимости оборудования.

Данная программа будет установлена на 4 компьютера на складе ЦМС, на 2 компьютера на складе ПКИ, 1 компьютер техника в отделе ОМТС и 18 компьютеров инженеров ОМТС. Итого 25 ПК (характеристики указаны в п. 2.5.2.5), кроме того в отделе функционируют 2 МФУ HP officejet 6500 и 6 принтеров HP Deskjet 1280.

Таблица 8. Расчет затрат на содержание аппаратных средств