И ее структурных элементов

От производственных подразделений в ОМТС поступает заявка на покупку. Форма бланка заявки на покупку материальных ценностей представлена в приложении 4. Графы 1-9 заявки заполняются подразделениями ЛМЗ, выдающими заявку. После этого согласовываются с начальником производства, главным контролером службы качества и поступают в ОМТС, где согласовываются с начальником снабжения, который в свою очередь отписывает их определенному инженеру, за которым закреплена данная группа закупаемого материала. Далее они регистрируются техником в специальной базе, им присваивается номер, дата и они попадают к инженеру ОМТС, который заполняет графы 10-12 заявки.

После получения заявки инженер проверяет наличие необходимых материалов или продукции на складе, и при их отсутствии рассылает запросы поставщикам на бланке предприятия. При получении в ответ коммерческих предложений они анализируются, составляется рейтинг и выбирается один с наиболее оптимальными качествами. Для составления рейтинга используется балловая система с использованием следующих критериев:

1. Качество продукции по входному контролю;

2. Цена закупаемой продукции;

3. Соблюдение сроков поставки и договорных обязательств;

4. Месторасположение поставщика;

5. Гарантийный срок и сервисное обслуживание;

6. Продолжительность связей с данным поставщиком.

Далее оформляется договор, если он не был заключен ранее, согласовывается с юридическим отделом, планово-экономическим отделом, службой режима и безопасности, бухгалтерией, подписывается директором и передается на хранение в ПЭО. После этого от поставщика поступает счет на оплату, он регистрируется в базе, там же где хранится информация о поступивших заявках, а также в базе у инженера-экономиста, где он отмечает номера счетов в своем дефиците и при составлении плана закупок. Далее счет передается в бухгалтерию для оплаты.

При получении в ответ уведомлений об оплате счетов, инженер проверяет наличие необходимой продукции на складах у поставщика, согласовывает дату доставки, составляет заявку на машину (приложение 5) (если не предусмотрена доставка самим поставщиком) и осуществляет получение продукции от поставщика. Для получения продукции от поставщика необходимо предоставить ему следующие документы:

- договор на поставку продукции;

- копию платежного поручения со штампом об оплате;

- доверенность на получение продукции. Форма бланка доверенности представлена в приложении 6.

От поставщика при получении продукции необходимо получить следующие документы:

- счет-фактуру на отгруженные товары;

- товарно-транспортную накладную;

- сертификат качества или паспорт на продукцию.

Далее производится регистрация привезенной продукции на складах ПКИ или ЦМС. При регистрации производятся следующие действия:

- запись в журнале «Учет поступления продукции»;

- оформление приходного ордера по форме, представленной в приложении 7;

- оформление карточки складского учета по форме, представленной в приложении 8.

Выдача ТМЦ производится складами ОМТС по требованию-накладной, оформленной производственным подразделением. Бланк требования-накладной представлен в приложении 9.

В отделе ОМТС у каждого инженера и у экономиста есть персональный компьютер, все они объединены в локальную сеть завода, на каждом ПК есть внутренняя электронная почта и каждый сотрудник имеет свой персональный почтовый ящик. На компьютерах ОМТС не установлены никакие автоматизированные информационные системы, все данные о заявках, счетах и приходах продукции хранятся в виде файлов *.xls.