Документи, що передаються в БОРУ на сканування, категорично забороняється скріплювати степлером.

9.5. Відповідальний працівник фронт-офісу формує і друкує з АБС «БАРС» реєстр за кожною категорією в 2-х примірниках (додаток 5), в якому відображається: для першої та другої категорії – перелік усіх документів з унікальною позначкою (QR-кодом) та/або штрих-кодом, що були сформовані за заданий період; для третьої категорії – перелік документів, що не мають унікальної позначки (QR-коду та штрих-коду). Збирає в окремі папки за кожною категорією документи, які були сформовані за заданий період та будуть передані на сканування в БОРУ, перевіряє укомплектованість папки, підписує реєстри та вкладає 1-й примірник реєстру до папки (конверту), а 2-й залишається в установі Банку. Папці присвоюється порядковий номер зі зазначенням дати створення та ПІБ відповідального працівника. Установа Банку веде нумерацію пакетів у Журналі реєстрації папок передачі (в довільній формі).

Передача документів від установи банку до БОРУ здійснюється через службу інкасації банку не рідше, ніж один раз на тиждень, не пізніше вівторка, наступного за робочим тижнем, протягом якого були сформовані документи. При цьому передачі підлягають папки за усіма категоріями документів, сформованих або прийнятих від клієнтів протягом одного періоду часу. Забороняється розподіляти у часі передачу папок, сформованих протягом одного періоду часу.

9.7. Відповідальний працівник фронт-офісу на папку (конверт), що передається до БОРУ, заповнює зведену Супровідну відомість за формою згідно Додатку 6 до Правил в 3-х примірниках. Супровідні відомості реєструється в Журналі передачі документів до БОРУ. Журнал ведеться в довільній формі з обов’язковим зазначенням номеру Супровідної відомості, дати формування, ПІБ і підпис виконавця, ПІБ і підпис інкасатора (усі журнали повинні бути прошнуровані, пронумеровані та скріплені підписом керівника ТВБВ 1 типу та печаткою ТВБВ 1 типу).

9.8. Перший примірник Супровідної відомості вкладається до папки (конверту), другий та третій примірники передаються інкасатору при отриманні ним папки (конверту). Папка (конверт) з документами заклеюється і опечатується відповідальним працівником фронт-офісу, який її формував. На папці (конверті) зазначається: «До бек-офісу РУ», номер Супровідної відомості, дата формування, назва установи, ПІБ відповідального працівника.

9.9. Інкасатор, приймаючи папку (конверт) з документами, що підлягає передачі до БОРУ, перевіряє цілісність папки (конверта), відповідних написів на ній, наявність двох примірників Супровідної відомості на папку (конверт), і ставить підписи на двох примірниках Супровідних відомостей та у «Журналі передачі документів до БОРУ».

9.10. Доставлені до ТВБВ І (ІА) типу підрозділом інкасації папки (конверти) з документами приймаються відповідальним працівником, призначеним керівником ТВБВ для виконання функцій приймання, зберігання та подальшої передачі папок (конвертів) з документами до БОРУ (це може бути касовий працівник, працівник служби інкасації або інший працівник). Про приймання кожної папки (конверту) відповідальний працівник ставить підпис та засвідчує підпис печаткою (штампом) на двох примірниках Супровідної відомості, один з яких передається працівнику, який доставив папки (конверти) для підтвердження виконання завдання та здійснює запис в Журналі приймання/передачі документів.

9.11. Усі доставлені до ТВБВ І (ІА) типу папки (конверти) з документами повинні передаватися для доставки до БОРУ не рідше одного разу на тиждень, не пізніше вівторка наступного за робочим тижнем, протягом якого були сформовані документи.

9.12. Всі перевезення папок (конвертів) з документами здійснюються силами служби інкасації установи банку під час планового обслуговування установ банку з інкасації або перевезення цінностей.

9.13. Тимчасове зберігання в ТВБВ І (ІА) типів отриманих папок (конвертів) з документами та третіх примірників Супровідних відомостей до них здійснюється в одному із приміщень установи банку з виключенням можливості вільного доступу до папок (конвертів) з документами сторонніх осіб.

9.14. Під час видачі документів із ТВБВ І (ІА) інкасаторам для подальшої доставки до БОРУ, відповідальний працівник ТВБВ за приймання/зберігання та подальшу передачу до БОРУ документації здійснює відповідні записи в Журналі приймання/передачі документів про видачу папок (конвертів) (додаток 7). Працівник, який отримує папки (конверти), перевіряє цілісність упаковки, наявність відповідних написів на папках (конвертах), ставить підписи у Журналі приймання/передачі документів про їх отримання та у Супровідній відомості, яка йому передається разом із папками (конвертами).

9.15. Доставлені до БОРУ папки (конверти) з документами та третій примірник Супровідної відомості приймаються відповідальним працівником БОРУ у порядку, визначеному в п.9.14, який ставить печатку (штамп) на Супровідній відомості та повертає її інкасатору, який доставив папки (конверти) та здійснює відповідні записи в Журналі приймання/передачі документів.

9.16. Відповідальний працівник БОРУ розкриває папки (конверти) з документами та перевіряє відповідність вкладених документів реєстру та наявність підписів клієнта та печаток на документах.

9.17. Якщо документи мають недоліки, то відповідальний працівник БОРУ направляє службову записку із зазначенням виявлених недоліків керівнику відповідної установи Банку. Установа банку виправляє недоліки, а саме: менеджер формує в АБС «БАРС» нові документи з новим номером друку, підписує у клієнта та відправляє до БОРУ на сканування/зберігання відповідно до п.п. 9.4.– 9.16 цих Правил.

9.18. Відповідальний працівник БОРУ здійснює сканування, розміщення та збереження отриманих документів в Електронному архіві відповідно до інструкції користувача. Розміщення/збереження в Електронному архіві документів здійснюється «вручну» – для документів, що не мають унікальної позначки та ще не збережені в ЕА[10] (третя категорія згідно Додатка2), та «автоматично» – для документів з унікальною позначкою (перша та друга категорія документів згідно Додатка 2). Якщо під час сканування виникли помилки, то відповідальний працівник БОРУ здійснює ручну обробку/збереження «відбракованих» документів з унікальною позначкою або без унікальної позначки відповідно до інструкції користувача (див. Розділ 5.3 «Помилки сканування»).

9.19. Документи з недоліками також підлягають скануванню. Після сканування та збереження таких документів в ЕА в меню «Реквізити документів» за кожним документом відповідальний працівник БОРУ робить відмітки про наявність недоліків, а саме: заповнює реквізит «Причина створення нової версії» та змінює реквізит «Статус документу» з «Актуального» на «Неактуальний».

9.20. Сканування документів в БОРУ здійснюється не пізніше одного календарного місяця з дати прийняття їх від установ банку.

9.21. Відповідальний працівник БОРУ в Електронному архіві щоденно формує звіти в розрізі установ банку та менеджерів, які сформували документи, з зазначенням реквізитів документів, які сформовані та непередані до БОРУ у встановлений термін та інформує керівників відповідних установ банку службовою запискою. Установа банку з’ясовує причину ненадання документів, надає відповідь до БОРУ у вигляді службової записки за підписом керівника установи банку та передає зазначені документи. У випадку допущення менеджером помилки та неможливості передати документи, менеджер надсилає БОРУ службову записку з відповідними детальними поясненнями та зазначає номери друку, дату створення та тип документу. У випадку надання вичерпних пояснень зазначена службова записка з візою начальника БОРУ або особи, яка виконує його обов’язки, сканується для розміщення в електронному архіві замість відсутнього документа.

(Пункт 9.21 в редакції постанови правління АТ «Ощадбанк» від 04.07.2014 року №420)

9.22. Після сканування відповідальний працівник БОРУ здійснює формування архіву БОРУ. Збережені в Електронному архіві паперові примірники документів групуються за категоріями (додаток 3) та в подальшому складаються в томи. Відскановані службові записки формуються в томи відповідно до типів документів, замість яких вони були збережені в ЕА. Том має містити документи виключно однієї категорії. Номер тому пакетно проставляється в Електронному архіві за кожним документом. Після складання тому виконавець роздруковує Опис документів за категорією, що входять у склад тому (додаток 8), та перевіряє укомплектованість тому документами. В описі обов’язково зазначається: категорія документів, № тому, дата формування, виконавець. Виконавець підписує опис та підшиває його зі всіма документами тому. В ЕА зазначається повна адресація місцезнаходження накопичувача – адреса, кімната, ряд, стелаж, полка тощо.

(Пункт 9.22 в редакції постанови правління АТ «Ощадбанк» від 04.07.2014 року №420)

9.23. Строки зберігання документів за вкладними (депозитними) операціями встановлюються згідно Додатку 19 до Правил та з урахуванням вимог Переліку документів, що утворюються в діяльності Національного банку України та банків України, із зазначенням строків зберігання, затвердженого постановою Правління Національного банку України від 08.12.2004 № 601, зі змінами та доповненнями. А саме:

9.23.1 Документи 1-ї категорії «Документи, що посвідчують особу» – зберігаються постійно;

9.23.2 Документи 2-ї категорії «Документи договору» – зберігаються 10 років після закриття рахунку.

9.24. Датою закриття рахунку для тому документів, що сформований із документів договорів з різними строками закінчення, вважається датою закриття останнього документу в такому томі. Кожна електронна справа клієнта має в ЕА статус, коли рахунок закривається статус документів за такою угодою змінюється з діючого на закритий. Щоденно в ЕА автоматично формуються звіти, в яких зазначається: номера томів та перелік документів, що можуть бути передані на знищення. Передача та знищення документів здійснюється відповідно до нормативних документів Банку.

9.25. Всі первинні документи в національній та іноземних валютах (окремо) передаються сховищем цінностей, операційним відділом та підпорядкованими (підзвітними) установами Банку для подальшої перевірки та зберігання службі бухгалтерського обліку філії Банку, ТВБВ. Первинні документи за операціями філії Банку, ТВБВ (типів I, I-А) з урахуванням операцій підзвітних ТВБВ, ТВБВ (типу II) зберігаються відповідно у філії Банку та у ТВБВ (типів I, I-А).

9.26. Документи, що передані до БОРУ, зберігаються в виділеному спеціальному приміщенні з обмеженим доступом, ізольованому від інших приміщень, обладнаному стелажами, сухому, що відповідає правилам пожежної безпеки та убезпечене від випадків затоплення.

9.27. Керівник (його заступник) Банку, філії Банку, ТВБВ (типів I, I-А) має забезпечити місце (приміщення, архів) для зберігання документів.