Особенности восприятия слушателями устной речи и методы их учета при подготовке презентации

Во-первых, информацию человек воспринимает визуально и на слух, причем, известо, что до 70% информации им воспринимается визуально. Поэтому, доклад должен сочетать устную речь и представление иллюстративных материалов специально предназначенных для визуального (зрительного) восприятия слушателями. Для этого используется особый способ представления информации - презентация.

Презентация — это целенаправленный информационно - коммуникационный процесс, решающий задачи общественного(публичного) представления чего-либо нового, недавно появившегося, созданного.

Презентация — это обычно рекламный или информационный инструмент, позволяющий пользователю активно взаимодействовать со слушателями, добиваясь высокоэффективного восприятия ими информации путем сочетания устной речи и зрительного ряда.

Презентация обычно содержит в себе текст, иллюстрации к нему и выдержана в едином графическом стиле. Более того, по сути своей презентация – это спецально подготовленный текст по логике введения и заключения выполненной письменной работы. Этот текст, с одной стороны, представляет собой логически последовательный ряд иллюстраций (слайдов), а, с другой, - соответствующй текст комментариев к каждому слайду.

Современная компьютерная презентация представляет собой традиционную демонстрацию набора слайдов, подготовленных на компьютере и проектируемых на экран и последовательное комментирование демонстрируемых на экране слайдов в ходе устного выступления. Если, слайд — логически автономная информационная структура, содержащая различные объекты, которые представляются на общем экране монитора, листе бумаги или на листе цветной пленки в виде единой композиции. То, презентация — это набор слайдов, объединенных возможностью перехода от одного слайда к другому и хранящихся в общем файле с соответствующими письменными комментариями к каждому слайду.

Во-вторых, человеческое мышление иерархично, или, если угодно, фрактально. Пытаясь понять тему, человек выделяет несколько идей как самые главные (более 5–7 одновременно в голове не удержать, реально — 3–4). Чтобы каждую из них понять поглубже, он их разбивает на более простые под-идеи; те в свою очередь на ещё более простые идеи. И так далее. Всю иерархию идей целиком в голове не удержать, поэтому где-то она неминуемо обрезается. При этом мелкие технические подробности так и остаются непонятыми, однако, без особого ущерба для целостного восприятия всей картины. Вся эта работа производится каждым слушателем индивидуально и полуосознанно в процессе восприятия выступления. По сути дела, выступление — это передача «иерархии идей» от человека к человеку. Многие принципы ясного изложения направлены на то, чтобы передавать эту иерархию в наиболее явном виде. Слушатель не должен тратить своих ментальных усилий на «восстановление» иерархии идей из неструктурированного потока фраз. Это достигается различными техническими приёмами:

1). Название доклада на первом слайде должно отражать самую главную идею, то есть соотвествовать вершине иерархии.

2).В начале выступления желательно привести содержание доклада. Оптимально — три пункта, в каждом — три подпункта. Это структура работы, два верхних уровня иерархии. Если выступление короткое, проговаривается только верхний уровень.

3). Наиболее сложные участки выступления лучше разбивать на шаги или этапы, предваряя их очень простым слайдом со списком шагов. Например: «Предлагаемый метод заключается в выполнении трёх шагов: …» или «Есть три причины, по которым стандартный подход не оптимален. Рассмотрим каждую из них в отдельности». Если этих вспомогательных фраз не говорить, содержание доклада не изменится; однако восприниматься он будет гораздо тяжелее.

4).Важные идеи верхних уровней обязательно должны быть отражены на слайдах и сказаны словами. Если идея «проскакивает» только на слайде — это верный признак её второстепенности.

5).В течение выступления можно несколько раз сказать «основная идея в том, чтобы…». Но злоупотреблять этой фразой не стоит.

6).Наиболее важные слова, идеи, фрагменты можно выделять цветом на слайде, чтобы они сразу бросались в глаза. Этим тоже нельзя злоупотреблять.

7).Речь и слайды не должны совпадать, тогда презентация станет «объёмной». Речь должна быть более популярна и образна. Слайды должны содержать больше технических подробностей: формулы, схемы, таблицы, графики. В коротком выступлении в них можно «тыкать» по ходу изложения, но при этом не надо останавливаться на объяснении всех мелочей.

8).Первые же фразы должны интриговать. Например, можно сказать о том, насколько сложной или насколько важной является данная задача, или о том, насколько неожиданным будет решение — это позволит удержать внимание слушателей до конца. Но тогда концовка действительно должна оказаться нетривиальной — иначе слушатель будет разочарован.

9). После того, как достигнете совершенства по всем вышеперечисленным пунктам, научитесь смотреть людям в глаза и понимать по ходу дела, кто что не понял.

В-третьих, прежде чем приступать к подготовке презентации, необходимо определить целевую аудиторию и продолжительность выступления. От этого будет зависеть всё построение презентации. Презентация одной и той же работы на 5 минут и на полтора часа — это две разные презентации; первая не делается простым выбрасыванием слайдов из второй. Рассмотрим наиболее типичные частные случаи.