Http://working-papers.ru/chto-takoe-delovoe-pismo.html

Ответственным за ведение делопроизводства в ГУ «ЛДУУЯСКТ №127» является делопроизводитель, который относится к категории вспомогательного персонала, назначается и освобождается от должности и подчиняется заведующему ГУ «ЛДУУЯСКТ №127».

Делопроизводитель – это служащий, ведущий канцелярские дела, делопроизводство. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее среднее общее образование и стаж работы в должностях по делопроизводству. В своей деятельности делопроизводитель руководствуется:

- законодательными и нормативно-методическими документами, рассматривающими вопросы делопроизводства и регламентирующими правила составления и оформления документов и организацию работы с ними;

- Уставом ГУ «ЛДУУЯСКТ №127»;

- Правилами внутреннего трудового распорядка;

- приказами и распоряжениями заведующего ГУ «ЛДУУЯСКТ №127».

Делопроизводитель дошкольного образовательного учреждения должен знать: трудовое законодательство, основные правила постановки документальной части общего делопроизводства; инструкцию по делопроизводству; структуру учреждения; Правила внутреннего трудового распорядка. Продолжительность рабочего времени делопроизводителя составляет 40 часов в неделю. Делопроизводитель работает по графику, составленному заведующим ГУ «ЛДУУЯСКТ №127». На делопроизводителя возлагаются функции: обеспечение учета, регистрации, контроля исполнения поручений руководства дошкольного учреждения, информационно-справочное обслуживание по документам и их хранение.

Для выполнения возложенных на него функций делопроизводитель обязан: принимать и регистрировать корреспонденцию, передавать руководителю дошкольного учреждения документы; осуществлять документационного обеспечение кадровой деятельности дошкольного учреждения; организовывать подготовку необходимых документов для руководства; отвечать за качество подготовки, правильности составления, согласования и оформления документов, образующихся в процессе деятельности дошкольного учреждения; осуществлять контроль исполнения документов, поручений и заданий руководства, систематически докладывать руководителю о состоянии их исполнения; следить за сроками исполнения обращений граждан; вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизировать и хранить документы текущего архива, картотеку учета прохождения документов; подготавливать и сдавать в архив документальные материалы, законченные делопроизводством, и регистрационную картотеку; обеспечивать сохранность проходящей служебной документации.

Делопроизводитель имеет право:

1. Требовать от администрации создания условий для выполнения прямых обязанностей;

2. Запрашивать для руководителя ДОУ от педагогического состава необходимые документы, а также объяснения о причинах задержки выполнения поручений.

3. Привлекать сотрудников к выполнению поручений руководства;

4. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил составления и оформления документов.

5. Визировать проекты документов, связанных с управленческой деятельностью дошкольного учреждения;

6. Вносить на рассмотрение руководителя предложения по улучшению организации работы с документами, с учетом применения компьютерных технологий;

7. На защиту профессиональной чести и достоинства;

8. На социальные гарантии и льготы, установленные законодательством ЛНР;

9. На ежегодный оплачиваемый отпуск.

Делопроизводитель несет ответственность:

- за совершенные в процессе осуществления своей трудовой деятельности правонарушения в пределах, определяемых действующим административным, уголовным и гражданским законодательством ЛНР;

- за причинение материального ущерба в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством ЛНР;

- за причинение материального ущерба в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством;

- за неисполнение или ненадлежащее исполнение без уважительных причин става и Правил внутреннего трудового распорядка ДОУ, иных локальных нормативных актов, законных распоряжений руководителя ДОУ, должностных обязанностей, установленных настоящей инструкцией, в том числе за неиспользование предоставленных прав, делопроизводитель несет дисциплинарную ответственность в порядке, определенном трудовым законодательством ЛНР;

- за грубое нарушение трудовых обязанностей в качестве дисциплинарного наказания может быть применено увольнение;

- за нарушение правил пожарной безопасности и охраны труда делопроизводитель привлекается к административной ответственности в порядке и случаях, предусмотренных административным законодательством.

Таким образом, делопроизводитель назначается, освобождается и подчиняется заведующим детского сада, выполняет поручения руководителя и информирует его о возникших трудностях в работе. В процессе своей деятельности делопроизводитель взаимодействует с педагогическим, административным и обслуживающим персоналом по вопросам подготовки и представления необходимых документов, проверки выполнения поручений, приказов и указаний руководителя дошкольного учреждения. Делопроизводитель работает в режиме нормированного рабочего дня по графику, составленному, исходя из часовой рабочей недели и утвержденному руководителем ГУ «ЛДУУЯСКТ №127».

Деловое письмо – это инструмент деловой переписки, который играет важную роль на пути прекращения либо поддержания взаимовыгодных и дружеских отношений с партнерами, поставщиками, клиентами, сотрудниками.

Через письма осуществляется обмен информацией, делаются предложения, ведется переговорное общение, и т.п. Иногда информационно-справочная документация просто подтверждает факты, события, которые нужно лишь принять к сведению.

Таким образом, служебное или деловое письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, оформленных в соответствии с ГОСТом, пересылаемых по почте, по факсу или другим способом.

Без преувеличения можно сказать, что это один из самых распространенных видов служебных документов, поэтому, от того насколько текст послания точен грамотен, корректен во многом будет зависеть успех решения конкретных вопросов, а значит и всего предприятия в целом.

В ходе анализа работы делопроизводителя ГУ «ЛДУУЯСКТ №127» я выяснил, что первым и необходимым условием работы с деловой корреспонденцией является отбор и распределение корреспонденции по срокам ее поступления в учреждение. Необходимо добиваться такой организации делопроизводства, чтобы можно было в любой момент найти требуемый документ. Документы касающиеся управленческой деятельности, должны направляться непосредственно руководителю учреждения.

Получение и обработка деловой корреспонденции предполагают в свою очередь подготовку и отправку писем, ответов. Эти два вида работ взаимно связаны.

Основные требования к деловому письму:

− четкость и краткость изложения;

− полнота информации;

− конкретность предложений;

− убедительность и вежливость;

− грамотное оформление.

В международной практике сложился общепринятый «стандарт» оформления делового письма, который предусматривает следующее:

− письмо должно быть посвящено одной теме;

− изложение каждой новой мысли начинается с нового абзаца;

− между абзацами необходимо делать пробелы;

− в письме должны быть указаны все вложения.

Письмо, как правило, должно включать следующие элементы:

− название и адрес отправителя;.

− название и адрес получателя;

− дата и номер письма;

− предмет письма;

− приветствие;

− текст письма;

− концовка письма;

− роспись;

− подпись;

− имя и должность отправителя;

− вложения.

С целью упрощения процедуры подготовки писем в международной практике широко используются клише.

В ходе процесса обработки входящей корреспонденции делопроизводитель выделяет несколько факторов оказывающих прямое влияние на его организацию. По его мнению, таковыми являются:

• способ доставки корреспонденции;
• содержание документа;
• автор документа;
• установленные сроки исполнения документа.

Наиболее древним способом доставки корреспонденции является курьерская. Если в штате организации имеется служба доставки (курьерская служба), то доставку особо важных и срочных документов (в пределах родного города) доверяют только ей. Доставку документов в другой город, как правило, доверяют специализированным почтовым компаниям. Также почтовым компаниям доверяют организацию массовой рассылки, например, подарков к новогодним праздникам.

Сегодня ГУ «ЛДУУЯСКТ №127», как многие другие госучреждения используют электронную почту (выделенные каналы связи) для организации официального межведомственного общения. Например, письмо может быть оформлено в электронном виде, подписано ЭЦП, зарегистрировано в СЭД и отправлено корреспонденту одним нажатием кнопки.

Иногда по электронной почте делопроизводитель получает электронные копии срочных документов, доставка которых на бумажном носителе будет осуществлена позднее обычной почтой.

Вторым важным фактором, влияющим на процесс обработки входящей корреспонденции, является авторство документа. Конечно, документы, поступившие от имени Министра образования, должны быть обработаны в срочном порядке и немедленно переданы руководителю на рассмотрение.

Делопроизводитель ГУ «ЛДУУЯСКТ №127» классифицирует поступающие письма по следующим признакам:

• письма, содержащие какое-либо требование, просьбу, предложение, жалобу, т.е. письма-запросы, требующие совершения каких-либо действий или принятия решений;
• письма-ответы на направленные вами инициативные документы;
• справочно-информационные письма.

Процесс работы с входящей корреспонденцией препполгает следующие этапы:

• прием;
• сортировка;
• регистрация корреспонденции;
• направление документов адресатам для принятия управленческого решения;
• направление документов на исполнение;
• исполнение документов;
• организация контроля исполнения документов;
• формирование исполненных документов в дела.

Для каждого участника процесса характерна определенная роль. В ГУ «ЛДУУЯСКТ №127» роли распределены так:

• Руководитель – это руководитель учреждения. Рассматривает поступившие на его имя документы, принимает по ним управленческое решение, оценивает результат исполнения.
• Исполнитель – сотрудник учреждения, указанный в резолюции Руководителя как «Исполнитель». Получает в соответствии с резолюцией Руководителя документ для его дальнейшего исполнения, отчитывается перед Руководителем.
• Делопроизводитель – сотрудник службы ДОУ. Отвечает за получение, сортировку, регистрацию, занесение сведений о документе в регистрационные материалы, отправку документа на резолюцию, направление документа на исполнение, ведение контроля за ходом исполнения документа. Получает от исполнителей отчеты о завершении работ по исполнению документа. Возвращает документы на доработку или снимает их с контроля.

Доставка корреспонденции из почтового отделения осуществляется один раз в день, чаще всего утром.

Документы, поступающие из почтового отделения сопровождаются почтовым реестром, в котором указывается общее количество почтовых отправлений, доставленных в ваш адрес. В эти реестры включается не только корреспонденция, направленная ГУ «ЛДУУЯСКТ №127» из других организаций, но и корреспонденция, отправленная учреждением, но возвращаемая по каким-либо причинам.

Получив корреспонденцию делопроизводитель сверяет почтовые реестры с имеющимися в его распоряжении документами. Если обнаружено расхождение между реестром и фактическим наличием документов, то об этом немедленно сообщается в организацию, доставившую корреспонденцию, и составляется соответствующий акт.

Расписываться в реестрах делопроизводитель имеет право только тогда, когда он полностью уверен, что все документы, указанные в них, доставлены в целости и сохранности.

Делопроизводителю необходимо проверить, все ли конверты адресованы ГУ «ЛДУУЯСКТ №127». Ошибочно доставленные почтовые отправления немедленно возвращаются в почтовое отделение или доставившему их курьеру, о чем также делается соответствующая запись в реестре. Например, «Заказное письмо № 120320113516 доставлено ошибочно».

Получая документы по электронной почте делопроизводитель начинает с проверки комплектности и целостности корреспонденции. В первую очередь он проверяет, верно ли указано наименование получателя. Ведь не только на конвертах могут быть ошибки. Если делопроизводитель обнаружил, что электронное письмо доставлено не по адресу либо в сообщении не хватает вложений, то немедленно сообщает об этом корреспонденту.

Вторым этапом обработки входящей корреспонденции является ее первичная сортировка на регистрируемую и нерегистрируемую корреспонденцию. Конверты с надписью «Лично» никем не вскрываются, а передаются адресату.

В каждой организации непременно есть перечень документов, не подлежащих регистрации. В ГУ «ЛДУУЯСКТ №127» регистрации не подлежат рекламные материалы, поздравления и прочее. Точно так же регистрации не подлежат бухгалтерские документы – счета, акты и прочее. Далее из общей массы поступивших документов необъодимо выделить те, которые подлежат немедленному докладу руководству. Их делопроизводитель регистририрует в первую очередь. Затем выберпет документы, срок исполнения которых установлен каким-либо нормативным правовым актом и очень краток, например, 3 рабочих дня. Немедленному докладу подлежат документы, поступившие из вышестоящих организаций, содержащие какие-либо поручения или требования в отношении ГУ «ЛДУУЯСКТ №127».

Для регистрации входящей корреспонденции делопроизводитель ГУ «ЛДУУЯСКТ №127» использует широко распространенную офисную программу MS Excel, ведя в ней электронную таблицу по форме Журнала регистрации. В ней можно быстро сортировать, фильтровать и находить интересующую информацию.

При регистрации входящей корреспонденции используется стандартный набор реквизитов, которые вписываются в журнал регистрации на первом этапе обработки входящего письма:

• регистрационный номер входящего документа;
• дата регистрации (поступления) документа;
• дата и регистрационный номер поступившего документа;
• сведения о корреспонденте (наименование организации – автора документа; должность и Ф.И.О. лица, подписавшего письмо);
• краткое содержание письма;
• способ доставки (если письмо доставлено заказным почтовым отправлением, можно проставлять в регистрационные материалы и номер заказного почтового отправления, что удобно, когда несколько документов пришло в одном конверте);
• количество полученных экземпляров письма;
• номер полученного экземпляра;
• сведения об адресате (Ф.И.О. и должность лица, на имя которого поступило письмо, хотя оно может быть адресовано и самой организации без указания конкретного должностного лица);
• кому (Ф.И.О. и должность) входящий документ передается для принятия управленческого решения, ознакомления или исполнения.

После того, как делопроизводитель внес в регистрационные материалы все сведения о поступившем письме, ему присваивается статус «Зарегистрировано». Далее на документах, поступивших на бумажных носителях, необходимо проставить регистрационный штамп. Он размещается в правом нижнем углу первой страницы документа и состоит из следующих элементов:

• наименования организации;
• даты регистрации документа;
• входящего регистрационного номера

Оригиналы зарегистрированных входящих документов на бумажном носителе передаются руководителю для их дальнейшего рассмотрения. Руководитель, получивший документ, принятое по нему управленческое решение оформляет в виде резолюции, которая пишется на самом документе. Текст резолюции должен четко указывать, кому, что и когда нужно сделать, а также содержать дату ее наложения и подпись руководителя.

Бумажные документы с резолюцией руководителя передаются делопроизводителем исполнителю для дальнейшего исполнения, о чем делается соответствующая запись в учетных документах, которым присваивается следующий статус – «На исполнение».

Ответственность за исполнение документов (входящих писем и поручений по ним) возлагается на сотрудников организации, назначенных исполнителями в соответствии с:

• резолюцией руководителя;
• должностными обязанностями.

Задача делопроизводителя на этом этапе состоит только в том, чтобы принимать от исполнителей отчеты о проделанной работе и при необходимости переносить их в регистрационные формы. Основанием для внесения записей о ходе исполнения документа является письменный или устный отчет ответственного исполнителя о проделанной работе.

Исполнив документ, исполнитель обязан на нем (на нижнем поле документа) оформить отметку об исполнении. Если совершено какое-либо действие, то исполнитель в отчете об исполнении описывает это действие, проставляет дату совершения действия, личную подпись и дату оформления отметки об исполнении.

Исполненные в делопроизводстве входящие письма формируются в дела по следующим признакам:

• по содержанию (предметно-вопросному признаку) документов (например, в одно дело формируется переписка о направлении / получении отчетов);
• по географическому признаку (в одно дело формируются документы, поступающие / отправляемые из одного региона);
• по корреспондентскому признаку (в одно дело формируется переписка с одним корреспондентом) и так далее.

Но так как поток входящей корреспонденции в ГУ «ЛДУУЯСКТ №127» невелик и между документами тесная связь, то делопроизводитель формирует дела с наименованиями «Входящие» и «Исходящие».

На входящем документе обязательно указывается номер и дата ответного документа, а также номер дела, в которое он подшит. Точно такая же информация должна содержаться и в регистрационных материалах. Номер дела по номенклатуре, в которое после исполнения будет подшит документ, входить в состав его регистрационного номера. Это в равной мере касается как номера, присваиваемого автором документа, так и входящего номера, присваиваемого получателем письма.

По работе с входящей корреспонденцией часто составляются различного рода аналитические отчеты:

• отчет о контроле исполнения документов (предоставляются как количественные, так и качественные показатели);
• отчеты о количестве поступивших документов в целом и в разрезе структурных подразделений;
• отчеты о тематике входящих документов или о регионах, с которыми ведется переписка, и т.д.

Поэтому сегодня устаревшие формы работы с документами на бумажных носителях отходят на задний план, уступая место электронному документообороту. Журнальная форма регистрации остается жить только в особо секретных учреждениях, и ее место в делопроизводственных процессах уверенно занимают системы электронного документооборота и привычный всем MS Excel.