Студопедия

Главная страница Случайная страница

Разделы сайта

АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника






Основные методы индексации электронных документов






Метод индексации Характеристика метода Недостатки метода
1. По ключевым словам(в настоящее время самостоятельно не используется) Выделяются совокупности ключевых слов, характерных для работы с данным документом, и вносятся в индексный файл 1. Процесс индексироваия трёбует участия экспертов 2. Результат индексации субъективен и не гаран-тирует надежного управле-ния документом (при поиске по ключевым словам можно не получить нужного результата)
2. Полнотекстовая индексация(отве­чает большинству требований пользо­вателей) Организуется через автомати-ческое преобразование доку-мента в набор слов с сохране-нием их позиций в документе (для возможности поиска по словосочетаниям). Обработан-ный текст заносится в индексный файл и используется при поиске документов Большой объем индексной базы (около 70-80% от общего размера проиндек-сированных файлов)
3. По реквизитам Задается реквизитная разметка документа (в карточке опреде-ляются поля для ввода данных, определяющих свойства доку-мента). Набор системных рек-визитов по умолчанию должен включать позиции, определяе-мые действующими норматива-ми по делопроизводству. Пользователь имеет возмож-ность модифицировать набор и свойства реквизитов Поиск не дает результатов, если ка­кие-либо поля не были заполнены (как правило, это аннотация и ключе­вые слова)

2. Становление — стадия, на которой документ редактируют. В СЭД для организации коллективной работы над документом применяется техника блокировки обрабатываемых документов, т.е. в каждый момент документ может редактировать только один специалист. При этом отредактированному документу автоматически присваивается новый номер подверсии. Прежняя подверсия документа сохраняется, ее можно открыть и, при необходимости, внести изменения. Все выполняемые операции протоколируются.

3. Публикация — момент подписания документа. Одним из основных назначений документа является его способность удостоверять определенные факты. До последнего времени бумажный документ с необходимыми реквизитами и степенями защиты являлся основным способом доказательства того или иного факта, т.е. имел юридическую силу. Принятый Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» позволил организациям создавать системы обмена исключительно электронными документами, при котором электронный документ может выступать оригиналом, не нуждающимся в дублировании бумажной копией.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

Технология ЭЦП позволяет обеспечить идентификацию и аутентификацию документа, и в настоящее время используется, например, в корпоративных системах электронного документооборота, организованного во внутреннем контуре предприятия, для передачи отчетности в электронном виде в государственные органы и т.д.

Для использования ЭЦП необходимо наличие двух ключей (шифров): закрытого и открытого. Ключи представляют собой уникальные, взаимосвязанные друг с другом последовательности символов, используемые для шифрования, расшифровки, снабжения документа электронной цифровой подписью и ее проверки. Единственный заКонный обладатель закрытого ключа — владелец ЭЦП. Открытый ключ может быть известен любому получателю или потенциальному отправителю электронного документа.

Владелец ЭЦП должен сначала подписать документ с использованием своего закрытого ключа, затем зашифровать открытым ключом получателя и отправить. Для прочтения получатель сначала расшифровывает документ своим закрытым ключом, затем проверяет авторство и сохранность текста, используя открытый ключ отправителя.

Получить закрытый ключ (для шифрования) или сертификат ключа подписи с открытым ключом (для расшифровки) любое физическое лицо, представляющее предприятие, например для сдачи отчетности в государственные органы, может в Удостоверяющем центре (УЦ), который представляет собой сертифицированного оператора (организацию) связи, имеющего соответствующую лицензию. При этом полученные для сдачи отчетности в электронном виде открытый и закрытый ключи будут действительны для обмена информацией с государственными органами через Регистрационные центры (РЦ), с которым установлены договорные отношения. Регистрационный центр обеспечит сохранность конфиденциальности переписки, однозначность идентификации юридического лица, приславшего файлы отчетности, защиту файлов отчетности от несанкционированной модификации и т.д.

При изменении документа после заверения его ЭЦП на основе существующей версии создается новый вариант документа и начинается новый жизненный цикл. В различных системах эта функция реализована по-разному: может создаваться или полностью новый документ, или просто новая версия.

4. Архивирование (хранение) документов.На предприятиях для хранения электронных документов организуются архивы, представляющие собой комплекс программного и аппаратного обеспечения, предназначенный для решения задач хранения и поиска документов.

Существует две формы организации архивов: статическая и динамическая.

Статические архивы позволяют организовать хранение произвольного количества электронных документов на разнообразных носителях информации. В них также предусматривается организация учета бумажных документов, т.е. в системах хранятся электронные карточки на документ бумажного типа и поддерживается контроль стандартных архивных операций: выдача документа, его возврат и т.п.

Статические архивы поддерживают поиск документов — атрибутивный и полнотекстовый.

- атрибутивный поиск выполняется по атрибутам карточки документа. В процессе поиска проверяется совпадение запроса значениям полей карточки;

- полнотекстовый поиск предусматривает автоматическую обработку всего содержания документа для его нахождения по любому имеющемуся в его тексте слову. Для полнотекстового поиска определяются такие параметры, как полнота поиска — соответствие между найденными документами по данному запросу и действительному списку документов; шум при поиске, т.е. соотношение соответствующих и несоответствующих запросу документов.

Статические архивы обеспечивают защиту документов от не­санкционированного доступа и выполняют аудит работы. Защита осуществляется на уровне документа, т.е. каждый документ должен иметь ассоциированный список пользователей, которые имеют право совершать с ним определенные операции. Для статических архивов этот список операций может представлять следующий набор: просмотр и печать документа, право изменять его карточку и т.д.

Важнейшей функцией статических архивов является поддержка просмотра документов без загрузки приложений, в которых были эти документы разработаны. Данная функция обеспечивается за счет специальных программ просмотра, которые позволяют получить доступ к документам разнообразных форматов без загрузки ресурсоемких приложений.

В процессе работы с документами зачастую у специалистов возникает необходимость в комментариях по определенным вопросам, отраженным в документах. Для реализации этой функции в некоторых архивах поддерживается аннотирование документа, которое заключается в возможности вносить в документ комментарии, не изменяя его основного содержания (в этом состоит отличие от редактирования самого документа). Комментарии (стрелки, знаки, текст, выделения цветом) хранятся в слоях, которые могут быть привязаны к их автору.

Динамические архивы кроме реализации функций, характерных для статических архивов, имеют дополнительные возможности, к которым относятся:

- поддержка коллективной работы с документом, которая выражается в обеспечении целостности документов, для этого должны быть реализованы библиотечные функции выписки и возврата документов на редактирование, что предотвращает одновременное редактирование одного и того же документа несколькими пользователями и тем самым возможные конфликты; в предоставлении возможности в рамках одного документа работать од­новременно нескольким пользователям;

- организация и работа с составными документами. Каждый документ может представлять собой совокупность других. В этом случае он носит название составного, или контейнера (а в делопроизводстве — «дела»). В составной документ объединяются документы с помощью нескольких типов связей, определяющих, какие версии помещаются в контейнер (например, последняя по дате, последняя отредактированная, старшая версия и т.п.). Заданные связи определяют, как будет осуществляться сборка документа в контейнер. Для составных документов должно существовать приложение, которое будет производить его окончательную сборку;

- распространение опубликованных документов. Иногда, после публикации документа, его необходимо распространять. В основном это происходит двумя путями: или через систему электронной почты, рассылкой, или через Internet, публикацией на web-сервере;

- предоставление расширенного спектра прав доступа к документу, а именно: на редактирование, на публикацию, на снятие публикации и на создание новой версии;

- решение пограничных задач, связанных с переходом разных документов (электронных, бумажных, микрографических) из одного типа в другой.

При создании архива учитывается срок хранения документа и частота обращения к нему. Документы, к которым часто обращаются, хранятся на высокопроизводительных устройствах хранения, а неактуальные документы, которые редко используются, записываются на более простые, емкие и менее дорогие носители. Для решения этой задачи применяются иерархические системы хранения данных (Hierarchical Storage Management (HSM) — управление иерархическим хранением), которые создают из всевозможных разнородных средств хранения «виртуальную файловую систему», при этом управляя переносом информации с одного носителя на другой.

Иерархическая система хранения данных — комплекс программно-аппаратных средств, направленных на достижение минимальной стоимости хранения информации и оптимизации доступа к ней.

Например, для оперативного доступа используются высокоскоростные накопители на жестких магнитных дисках, а для архивного хранения достаточно роботизированных библиотек оптических дисков, которые представляют собой программно-аппаратные комплексы для хранения и обеспечения оперативного доступа к большому объему данных, записанному на оптических носителях информации. Для таких систем хранения необходимо решать задачи не только совместной работы носителей информации, но и обеспечивать миграцию документов между ними. Миграция может осуществляться либо путем настройки системы администратором (например, после истечения 100 дней со дня создания документ должен автоматически переместиться на менее производительный и дешевый носитель), либо автоматически, в зависимости от частоты обращения пользователей ктому или иному документу. Такое использование иерархической системы хранения данных позволяет не только снизить за­траты на хранение информации, но и эффективно управлять инфор­мационными ресурсами предприятия.

В целом система электронного документооборота предприятия должна отвечать следующим требованиям — масштабируемости, распределенности, модульности и открытости.

1. Масштабируемость заключается в возможности поддерживать работу разного количества пользователей, от нескольких единиц до нескольких тысяч, и способности наращивать мощность. Выполнение этого требования обеспечивается с помощью поддержки индустриальных серверов баз данных.

2. Распределенность. Архитектура системы электронного документооборота должна поддерживать взаимодействие территориально-распределенных подразделений предприятия, объединенных самыми разнообразными по скорости и качеству каналами связи. Также архитектура СЭД обязана обеспечивать взаимодействие с удаленными пользователями.

3. Модульность. СЭД должна состоять из отдельных модулей, ин­тегрированных между собой, что позволяет предприятиям последовательно внедрять отдельные модули ПО, в зависимости от потребности в них.

4. Открытость. СЭД не должна существовать в отрыве от других приложений, например имеющегося в наличии у предприятия ПО бухгалтерского учета, финансового менеджмента и т.д. Следовательно, система электронного документооборота должна иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции.

Организация системы электронного документооборота на предприятиях основывается на следующих принципах:

- однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ в любой версии, используемой СЭД;

- возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повысить оперативность их исполнения;

- непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса);

- единая (или согласованная распределенная) база документальной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов;

- эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ при минимальной информации о нем;

- развитая система отчетности по различным статусам и атрибутам (признакам) документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчетов, и т.д.

Все программные продукты системы электронного документооборота, к которым относятся «Documentum» фирмы EMC, LanDocs компании ЛАНИТ, «Optima Workflow» холдинга Optima, «Евфрат» фирмы Cognitive Technologies, «Дело» компании ЭОС, «БОСС-Референт» группы компаний АйТи и др., содержат обязательные типовые компоненты: 1) хранилище карточек (атрибутов) документов; 2) хранилище документов; 3) компоненты, осуществляющие бизнес-логику системы.

1. Хранилище атрибутов документовпредназначено для хранения карточки, которая представляет собой совокупность полей, характеризующих документ. Обычно в СЭД имеется понятие типа документов (например, договор, спецификация, письмо и т.д.) и для каждого типа заводится своя собственная карточка. Карточки разных типов имеют обязательные поля, общие для всех документов, и специальные поля, относящиеся к документам данного типа. Общими полями являются уникальный номер документа, его название, автор, дата создания. Специальными — дата подписания, срок действия, сумма договора (для документов типа «договор») и т.д. Типы документов, в свою очередь, могут иметь подтипы, содержащие общий набор полей, который они наследуют от основного типа, и при этом допол­нительные поля, уникальные для подтипа. Наиболее развитая система управления документами может поддерживать большую вложенность таких подтипов. Типизация документов, выстраивание их иерархии, и проектирование карточек для них является одним из наиболее важных этапов в процессе внедрения СЭД.

Кроме понятия типа документов существует понятие категории документа, причем один документ может принадлежать одновременно к нескольким категориям. Категории могут быть выстроены в дерево категорий. Например, можно иметь категорию «Административно-хозяйственная деятельность» с подкатегориями «Законы», «Приказы», «Договоры» и т.д. При этом можно иметь параллельную структуру по отделам, например, категорию «Документы службы маркетинга», а в ней подкатегории «Договоры реализации продукции», «Счета» и т.д. Договор с потребителем может быть одновременно отнесен к подкатегориям «Договоры» и «Договоры реализации продукции», относящимся к разным ветвям в иерархии категорий. Таким образом, появляется возможность поиска документа в таком дереве на основе его классификации, причем один и тот же документ может встречаться любое число раз в разных узлах этой иерархии.

Для организации хранилища карточек возможны три варианта решения — использование собственного хранилища, использование стандартной СУБД ииспользование средств среды, на основе которой построена СУБД.

Собственное хранилище атрибутовдокументов позволяет оптимизировать его под задачу хранения карточек, гибко реализовать функции создания сложных карточек (имеющих, например, большую вложенность типов), а также использовать эффективные алгоритмы поиска информации в карточках. Недостатками такого подхода является невозможность использовать стандартные ресурсы имеющейся информационной среды, а также зависимость важной информации от поставщика СЭД. Например, при использовании стандартной СУБД всегда есть возможность миграции в нее данных от другого производителя СЭД, что облегчает переход с одного программного продукта системы электронного документооборота на другой.

Использование стандартных СУБД для хранения документов решает проблему экспорта данных из одной системы в другую. Однако реляционная модель, реализованная в большинстве СУБД, не удобна для модели данных, используемой в СЭД, так как достаточно сложно обеспечить необходимую гибкость при создании карточек документов, особенно, если нужна сложная структура.

Использование средств среды, на основе которой построена СУБД, позволяет использовать все механизмы, заложенные в эту среду, в том числе средства резервного копирования, репликации, поиска и т.д. Проблемы такого подхода лежат в самой необходимости наличия определенной среды для работы системы управления документами, а также в тех ограничениях, которые накладывает конкретная среда на структуру ее баз данных.

2. Хранилище документов.Для его реализации существует два подхода — хранение в файловой системе и организация специализированного хранилища СЭД.

Хранение в файловой системепонижает степень безопасности при разграничении доступа, так как файловая система может не поддерживать ту модель безопасности, которая реализована в самой СЭД. В этом случае СЭД наделяется своими правами доступа, а значит файлы, сохраненные ею, будут недоступны ни одному из пользователей напрямую. СЭД поддерживает свою систему списка пользователей с правами доступа, организуя доступ к файлам через эти права. Система доступа при этом становится сложной в сопровождении и не вполне надежной с точки зрения информационной безопасности. Для обеспечения дополнительной защиты данных часто используется шифрование файлов при хранении. Кроме того, практически все СЭД используют случайное именование файлов, что сильно усложняет поиск нужного файла при попытке доступа в обход системы. При работе с файловой системой большинство СЭД требуют перемещения файлов в специально организованные каталоги.

Системы, имеющие собственное хранилище файлов или использующие хранилище среды, на основе которой построены, обеспечивают более эффективное управление доступом к документам и более надежное решение проблемы разграничения доступа. Но при этом возникают вопросы, связанные с целостностью данных, наличием эффективных средств резервного копирования и интеграцией с иерархической системой хранения данных на базе роботизированных библиотек. В большинстве СЭД они имеют определенные решения, однако здесь следует учитывать, что при этом можно пользоваться только инструментами, доступными в самой системе, в то время как в случае файлового хранения специалист имеет выбор.

3. Компоненты, поддерживающие бизнес-логику системы. Кним относятся: 1) управление документами в хранилище; 2) поиск документов; 3) маршрутизация и контроль исполнения; 4) формирование отчетов и 5) администрирование.

1) Управление документами в хранилище.Включает процедуры до­бавления и изъятия документов, сохранения версий, передачи на хранение в архив, поддержания архива и т.д.

2) Поиск документовосуществляется как в атрибутивной, так и в полнотекстовой формах. В некоторых СЭД поддерживается поиск документа по словоформам, который осуществляется путем технологии нормализации. Эффективность метода зависит от применяемого алгоритма. Для русского языка наиболее эффективен словарный метод, когда слово нормализуется на основе словарей, в которых содержатся словоформы. Кроме словарного может применяться эвристический метод нормализации, когда слово может быть приведено к нормальному виду путем выполнения определенных правил, описывающих алгоритм нормализации. Можно отметить, что если для английского языка свод правил нормализации составляет 300 страниц машинописного текста, то для русского он на несколько порядков больше.

3) Маршрутизация и контроль исполненияобеспечивает доставку документов в рамках бизнес-процедур в организации. Маршрутизация оперирует документами, хранящимися в архивной системе. При организации систем маршрутизации существуют два основных подхода — документоориентированный и ориентированный на работу.

Документоориентированный. При этом подходе документ — главный объект системы, и маршрутизируется именно он, а все остальные параметры маршрутизации ассоциированы исключительно с документом.

Ориентированный на работу. Основной объект такого подхода — работа, к которой может быть прикреплен различный список объектов, включая документы. Однако работа может существовать и без них. Второй подход является более общим.

Выделяют следующие типы систем маршрутизации — гибкие и жесткие. В случае гибкой маршрутизации следующий получатель документа определяется сотрудником, в ведении которого документ находится в данный момент. В случае жесткой маршрутизации путь прохождения документов определяется заранее на основе бизнес-логики предприятия. Обычно применяется смешанный подход — для одних документов и структур предприятия уместнее жесткая маршрутизация, а для других гибкая.

К гибким системам маршрутизации относятся свободная маршрутизация без контроля и с контролем исполнения.

Свободная маршрутизация без контроля исполнения поддерживает два типа операций:

- Последовательная маршрутизация, когда документ проходит одного исполнителя за другим. Передача документа от одного пользователя к другому может происходить по истечении контрольного времени либо после завершения работы одним из пользователей.

-. Параллельная маршрутизация, когда документ одновременно поступает всем исполнителям. Завершение маршрута происходит в тех случаях, когда один пользователь либо все закончат работу с документом.

Маршруты могут быть более сложными, чем просто последовательные или параллельные. Выделяют также комбинированные маршруты, состоящие из последовательных и параллельных элементов, а также условные, с переходами в зависимости от состояния тех или иных переменных маршрутов.

Для разработки таких маршрутов используется специализированное рабочее место, где можно описать и создать маршрут. Инициатор вызывает разработанный и именованный маршрут, прикрепляет к нему документы и инициирует операции.

Минимально-достаточной системой, обеспечивающей маршрутизацию документов, является система электронной почты, которая поддерживает параллельное распространение документов (маршрутизация отличается от распространения или рассылки тем, что маршрутизируемый документ возвращается в начало маршрута, например к инициатору, а рассылаемый документ уходит к исполнителю без контроля возврата). С помощью дополнительных приложений системы электронной почты гарантируют последовательную маршрутизацию документов.

Свободная маршрутизация документов с контролем исполнения. Под контролем исполнения понимаются следующие операции:

- контроль доставки задания — инициатору выдается информация о том, что его задание достигло места назначения (исполнителя);

- контроль прочтения задания — инициатору сообщается, что с его заданием ознакомились сотрудники, для которых оно предназначалось;

- контроль выполнения — инициатор извещается, что задание выполнено;

- мониторинг задания означает, что инициатор всегда может посмотреть, кто и что сейчас делает с его заданием;

- извещение о нарушении сроков исполнения — инициатор извещается о том, что посланное им задание просрочено конкретным сотрудником;

- история выполнения заданий;

- контроль качества исполнения — инициатор имеет возможность проверить качество исполнения и подтвердить его.

К жестким системам маршрутизации относится маршрутизация документов по заранее определенным маршрутам с контролем исполнения.

Функция маршрутизации присутствует не во всех СЭД. Системы без средств маршрутизации являются электронными архивами.

Неотъемлемой частью маршрутизации является контроль исполнения документа. Под исполнением документа подразумевается выполнение действия, связанного с документом, каждым из участников в рамках его должностных полномочий.

4) Формирование отчетов выполняется автоматически, аналогично формированию конторских журналов учета документов. Используя различные отчеты, можно посмотреть, например, общее время, потраченное сотрудниками на работу над конкретным документом, скорость прохождения документов по подразделениям и т.д.

5) Администрирование — поддержка работы самой системы, настройки ее параметров и т.д.

Функционально современные системы электронного документооборота можно разделить на пять основных видов.

Системы с развитыми средствами хранения и поиска информации (электронные архивы). Электронный архив — это частный случай системы электронного документооборота, ориентированный на эффективное хранение и поиск информации. Эти системы имеют развитые средства полнотекстового поиска: нечеткий поиск, смысловой поиск и т.д., и средства эффективной организации хранения. Например, поддержку широкого диапазона оборудования для хранения информации и т.д.

Системы с развитыми средствами workflow (WF) — «поток работ» (для этого термина нет точного эквивалента в русском языке). Эти системы в основном рассчитаны на обеспечение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам (так называемая «жесткая маршрутизация»). На каждом этапе объект может меняться, поэтому его называют общим словом «работа» (work).

В целом функционирование Workflow-систем основывается на том, что большая часть бизнес-процессов представляет собой периодически повторяемую, отрегулированную последовательность действий (выполнение заданий), которая может быть легко формализована. Для этой цели в них с помощью специальных инструментов создаются модели бизнес-процессов, которые описывают, кто, когда, на каком рабочем месте (возможно, в удаленном филиале), с помощью каких программ и как должен обработать те или иные данные. Заложенное в модель описание бизнес-процесса позволяет автоматизировать формирование, активизацию, выполнение и контроль различных заданий.

Модель бизнес-процесса может быть легко изменена. Таким образом, без всякого программирования можно быстро получить реально работающее Workflow -приложение. В некоторых Workflow-системах создание информационных моделей бизнес-процессов возможно только с помощью программирования, что представляет собой довольно кропотливый процесс, требующий к тому же специальных знаний.

Системы, ориентированные на поддержку управления организацией и накопление знаний.Это «гибридные» системы, которые обычно сочетают в себе элементы двух предыдущих. Базовым понятием в системе может быть как сам электронный документ, так и задание, которое нужно выполнить. В таких системах присутствуют технологии «жесткой» и «свободной» маршрутизации, когда маршрут движения документа назначает руководитель («расписывает» входящий документ). Эти системы обычно используются в государственных структурах управления, в офисах крупных компаний, которые отличаются развитой иерархией, имеют определенные правила и процедуры движения документов. При этом сотрудники коллективно создают документы, готовят и принимают решения, исполняют или контролируют их исполнение.

Системы, ориентированные на поддержку совместной работы (collaboration). Основная задача таких систем — обеспечить совместную работу людей в организации, даже если они разделены территориально, и сохранить результаты этой работы. Обычно реализованы в концепции «порталов». Они предоставляют сервисы хранения и публикации документов, поиска информации, обсуждения, средства назначения встреч (как реальных, так и виртуальных).

Системы, имеющие развитые дополнительные сервисы, например, сервис управления связями с клиентами (CRM — Customer Relation Management), управления проектами, электронной почты и пр.

Дальнейшим развитием систем электронного документооборота на крупных предприятиях является их интеграция с распространенными корпоративными приложениями (ERP -системами), что позволит организовать доступ ко всем корпоративным знаниям и данным и управлять корпоративной информацией, так как крупным предприятиям требуется тесное взаимодействие всех своих корпоративных приложений, в которых задействован информационный об­мен.

 

24. Каков порядок регистрации управленческого документа?

 

 

25. Как осуществляется систематизация и хранение документов в организации?






© 2023 :: MyLektsii.ru :: Мои Лекции
Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав.
Копирование текстов разрешено только с указанием индексируемой ссылки на источник.