Блок-схема работы с исходящими документами

↓

↓

↓

↓

↓

↓

↓

↓ ↓ ↓

1. Получение указания на разработку документа.Исполнитель получает документы в день регистрации (или на следующий день) в соответствии с указанием руководителя структурного подразделения. При этом принимается во внимание функциональные обязанности, квалификация и равномерная загрузка всех исполнителей и соисполнителей. Поэтому не рекомендуется передавать документы исполнителям без ведома руководителя структурного подразделения.

Для документов с длительными сроками исполнения (не менее шести месяцев) исполнитель намечает этапы исполнения, даты промежуточного контроля, сообщает их службе контроля или вводит в автоматизированную систему контроля исполнения.

Многие поступившие документы не требуют составления ответного письма и присылаются для:

· использования в работе (нормативные, инструктивные и др.),

· информирования по основным вопросам деятельности,

· обобщения и включения в плановые, отчетные и другие документы.

Результат целевого использования информационных сведений указывается непосредственно на самом поступившем документе и в РКК. Например: Включено в план; Ознакомлен (дата, подпись).

Для ускорения решения управленческих задач и сокращения рабочего времени специалистов, затрачиваемого на подготовку документов, целесообразно отказаться от составления ответных документов по многим текущим вопросам. Содержание решения или результат работы с поступившим документом сообщается в этом случае заинтересованному учреждению или лицу по телефону. Телефонный разговор позволяет, кроме того, уточнить необходимую информацию и избежать новых письменных запросов.

При решении оперативных вопросов по телефону или лично исполнитель делает на исполненном документе и в регистрационно-контрольной форме (например, в РКК) отметку, содержащую исчерпывающие сведения об исполнении, например:

Вопрос решен по телефону 377-65-48 с заведующим отделом маркетинга А.Р. Кузиным. На совещании будет присутствовать заместитель - Н.П. Антонов.

(подпись) Л.М. Коновалов

12.04.2011

Если необходимо письменно подтвердить устное сообщение, то учреждению возвращают поступивший от него документ, на котором проставлена резолюция руководителя, заверенная печатью, или прилагают к нему решение (справку) специалиста. Перед отправкой с документа снимается ксерокопия для включения в дело. В РКК вносятся отметки, отражающие процесс работы с документом.

2. Составление проекта ответного или инициативного документа, прежде всего его текста, является начальной творческой операцией, входящей в этап исполнения документов, и осуществляется руководителями и специалистами.

Ответные документы содержат результаты работы с поступившими документами, устными запросами учреждений и лиц.

Инициативные документы отражают решения руководителей, советов трудовых коллективов и специалистов, принимаемые ими при выполнении управленческих функций.

Доля всех творческих операций на этапе исполнения документов не превышает обычно 10-12 %. Остальные операции имеют формально-логический и технический характер и связаны с неоднократным перепечатыванием документов, считыванием и правкой текста, перемещением документа по инстанциям в процессе согласования, подписания, утверждения.

3. Согласование и подписание документов.Проекты документов на стадии их предварительной подготовки при необходимости согласовываются с уполномоченными представителями всех заинтересованных сторон

Согласование - это способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа с точки зрения оптимальности намеченных решений, соответствия предполагаемых решений положениям действующего законодательства, а также правовым актам, определяющим компетенцию организации, издающей документ.

Согласование может проводиться как внутри организации - с различными подразделениями, службами и должностными лицами, так и вне ее - с подведомственными и неподведомственными органами.

Внутреннее согласованиепроектов документов называется визированием и проводится в такой последовательности:

· с функциональными подразделениями;

· с совещательными органами;

· с общественными организациями;

· с главными, старшими специалистами по функциональным вопросам;

· с финансовой службой;

· с юридической службой;

· с заместителями руководителя организации, ведающими вопросами, указанными в проекте документа.

Первым проект документа визирует его исполнитель - в подтверждение того, что он несет ответственность за его качество.

Виза должна включать личную подпись визирующего и дату визирования, которые могут дополняться наименованием должности и расшифровкой подписи визирующего, например:

Начальник Отдела маркетинга (подпись) С.Д. Соловьев

02.04.2011

Отказ должностного лица от визирования не допускается. При наличии разногласий точка зрения визирующего излагается перед визой или на отдельном листе с указанием об этом в форме: «Замечания прилагаются».

Визы проставляются на экземплярах, которые остаются в организации, ниже подписей.

Внешнее согласованиепроекта документа производится в оговоренные сторонами сроки, по определенной программе (т.е. оговаривается, что именно и в какой последовательности должно быть согласовано) и занимает, как правило, не более 3-5 дней, включая сюда и время на доставку, и возврат документа. Если необходимо согласовать проект документа с несколькими сторонами в сжатые сроки, то целесообразно созвать совещание с представителями заинтересованных сторон и т.п.

Внешнее согласование может быть оформлено:

· грифом согласования;

· при последовательном согласовании - листом согласования, в соответствующих графах которого полномочные представители сторон оставляют свои визы и замечания по содержанию проекта документа;

· справкой согласования;

· протоколом обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа.

Гриф согласования оформляется по форме:

СОГЛАСОВАНО

Начальник юридического отдела

(подпись) А.Б. Ветров

02.04.2011

или:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Минюста России

от 14.06.2011 № 124-8/2205

Грифы согласования проставляются на первом экземпляре проекта документа ниже подписей.

При оформлении листа согласования на документе должна быть сделана отметка: «Лист согласования прилагается».

При отсутствии возражений, замечаний согласуемый документ визируется соответствующими должностными лицами в пределах своих полномочий.

В случае возникновения разногласий представитель сторонней организации обязан дать мотивированное объяснение по поводу своих замечаний к содержанию проекта. Свои замечания и предложения по проекту документа уполномоченное лицо излагает в листе согласования или в служебной записке.

Если документ не удается согласовать в установленные сроки, разработчик документа обязан заблаговременно информировать об этом заинтересованные стороны в письменной форме. В этом случае, как правило, кратко указывается содержание основных разногласий, возникших при согласовании проекта, а также мотивы непринятия поступивших в ходе согласования предложений. Получатели извещаются о новых сроках согласования проекта документа. Ответственному за разработку документа представляется письменный (реже – устный) доклад по перечисленным выше вопросам.

Количество согласований (виз и грифов согласования) должно быть минимальным и определяться реальной деловой необходимостью.

Согласованный проект документа вместе со всеми материалами, послужившими основанием и возникшими при его составлении, передается руководителю для подписания.

Руководитель, ознакомившись с проектом документа, может сразу удостоверить его своей подписью, а может и передать его на доработку, если увидит в этом необходимость. В таком случае исполнитель дорабатывает документ в соответствии с замечаниями и вновь собирает визы согласования. Возврат проекта может повторяться, и каждый раз исполнитель должен проводить всю процедуру подготовки проекта от начала и до конца.

Руководитель учреждения подписывает наиболее важные исходящие документы, относящиеся к сфере деятельности учреждения в целом.

Документы, не требующие подписи руководителя, подписывают заместители руководителя и руководители структурных подразделений (письма родителям неуспевающих студентов, письма-вызовы студентам-заочникам и пр.). Демократизация процесса управления требует снижения уровня подписания документов и предоставления этого права основным специалистам в рамках их должностей и профессиональной компетенции.

4. Регистрация и тиражирование документов.После подписания отправляемые документы передаются в документационную службу для регистрации (учета и включения в справочно-информационную систему).

Перед регистрацией сотрудник документационной службы проверяет:

· правильность оформления документа;

· наличие подписи необходимого уровня;

· наличие виз (при необходимости);

· наличие приложений, указанных в основном документе;

· соответствие данных о приложениях, указанных в основном документе и непосредственно на самих приложениях (название приложения, его номер, количество листов и др.).

Неправильно оформленные и некомплектные документы возвращаются специалисту.

Регистрация ведется децентрализованно в соответствии с уровнем подписания документа. Документы за подписью руководителя учреждения или его заместителей регистрируются в канцелярии, остальные документы - секретарем структурного подразделения.

Для регистрации исходящих документов требуются следующие данные:

· порядковый номер документа, включающий номер дела;

· адресат (корреспондент);

· краткое содержание или заголовок;

· отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов);

· исполнитель;

· примечание.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.

После регистрации и присвоения исходящему документу номера, фиксируют его номер и дату рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.

Регистрационный номер инициативного отправляемого документа (письма, заключения, отчета и др.) строится так же, как и индекс поступившего документа, однако может дополнительно содержать индекс подразделения, в котором готовился документ.

Ответному отправляемому документу присваивается индекс поступившего документа с добавлением очередного порядкового номера в классификационной группе. Отдельная РКК на него не заводится. Факт отправки ответного документа фиксируется в РКК соответствующего поступившего документа.

На инициативные отправляемые документы заполняются экземпляры РКК, которые включаются в рубрику неисполненных документов справочной картотеки (раздела), в соответствующую группу корреспондентов или адресатов.

Если документ направляется более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список на рассылку. После регистрации документа служба ДОУ или исполнитель (это должно оговариваться в инструкциях по ДОУ) организует его размножение в количестве экземпляров, достаточном для отправки по всем адресам рассылки и сохранения обязательного экземпляра. Тираж = Т адресов + 1.

5. Экспедиционная обработка документов.После регистрации первый экземпляр отправляемого документа передается в экспедицию. При необходимости специалист - составитель документа указывает вид корреспонденции и форму отправки: курьерская, телеграфная, электронная, электрографическая (факс), почтовое отправление. В последнем случае важен вид почтового отправления: бандероль, простое письмо, заказное письмо, ценное письмо и т.д.). Вопрос о том, отправить ли документы по почте или передать их с помощью курьеров (сотрудников), решается исходя из конкретной ситуации.

Если несколько авторов посылают документы одному адресату, то сотрудник, отправляющий корреспонденцию, обычно формирует единое почтовое отправление.

Распорядительные, инструктивные и другие подобные документы, протоколы рассылаются в виде размноженных заверенных копий или выписок. Рассылка осуществляется по подведомственным организациям и предприятиям почтой, по структурным подразделениям учреждения - курьерами.

Отправка документов ведется централизованно экспедицией, а в некрупных учреждениях - секретарем. Документы должны быть отправлены адресатам в день подписания. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с исходящей перепиской.

Экспедиционная обработка отправляемых документоввключает следующие виды операций:

· сортировку почты по корреспондентам (адресатам) и по видам почтовых отправлений;

· проверку комплектности документов - наличия всех листов (в документах, состоящих из двух и более листов), а также наличия приложений, указанных в основном документе;

· проверку соответствия количества экземпляров документа количеству адресатов в указателе рассылки;

· фальцевание (складывание, перегиб) документов в соответствии с форматом конвертов (упаковок);

· укладку документов в конверты/упаковки в соответствии с адресными данными;

· написание на конвертах/упаковках почтового адреса и наименования адресата;

· проставление знака почтовой оплаты;

· маркировку конвертов/упаковок посредством простановки штемпелей, указывающих на принадлежность почтового отправления к предприятию;

· заклейку конвертов/упаковок;

· составление реестров (отдельно - на простые и на заказные или ценные почтовые отправления);

· укладку почтовых отправлений в сумку (ящик или иную тару для переноса или транспортировки);

· передачу корреспонденции в отделение связи.

Документы на машинных носителях, посылки и бандероли отправляют в упаковке, соответствующей техническим требованиям, для сохранности носителей и записанной на них информации. Ответственность за упаковку документов должен нести исполнитель документа совместно со службой ДОУ. Обязательная сопроводительная документация к документам на машинных носителях, посылкам и бандеролям проходит экспедиционную обработку на общих основаниях.

Упаковка и оформление корреспонденции осуществляются в соответствии с действующими Почтовыми правилами и должна проводиться в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.

Оформлять и отправлять служебные телеграммы следует в течение часа после их регистрации в службе ДОУ.

Телефонограммы, факсограммы, электронные версии документов посылаются, обычно минуя службу ДОУ (если руководство организации не принимает решение о подконтрольной централизованной рассылке всех исходящих документов).

Документы на бумажных носителях, в том числе и телеграммы, отправляются, как правило, централизованно через экспедицию.

Документы, подлежащие отправке, следует обрабатывать в день их поступления в службу ДОУ. При этом дополнительно проверяется: наличие адресов рассылки на самом документе или на отдельном листе; наличие необходимого числа копий без учета экземпляра, остающегося в организации.

6. Помещение второго экземпляра документа в дело.Исполнитель определяет индекс дела, в которое должен быть подшит контрольный экземпляр документа, содержащий отметки о согласовании, и проставляет на нем отметку о направлении в дело; если документ является ответом на запрос, то документ-запрос подшивается в дело вместе с ответным документом.

22. Какова технология работы с внутренними документами?

↓

↓

↓

↓

↓

↓

↓

↓

↓ ↓ ↓

1. Получение указания на разработку документа.Подготовка предварительного (чернового) варианта текста внутреннего документа производится ответственным исполнителем:

· по распоряжению (указанию) должностного лица предприятия (например, на основании резолюции руководителя предприятия);

· в инициативном порядке;

· во исполнение ранее полученного документа (при условии, что в содержании указанного документа имеются на этот счет исчерпывающие предписания).

Если в подготовке чернового варианта документа принимают участие несколько исполнителей, то ответственный исполнитель:

· определяет общий порядок исполнения документа;

· распределяет обязанности между остальными исполнителями, участвующими в работе над проектом документа;

· осуществляет постоянный контроль за надлежащим исполнением документа.

2. Разработка проекта документа. Для подготовки предварительного варианта текста используются:

· типовые (унифицированные) тексты, разработанные на предприятии для подготовки данного вида документа;

· материалы деловой переписки по вопросу, составляющему предмет (тему) документа;

· положения законодательства РФ, регламентирующие вопросы деятельности предприятия (структурного подразделения, должностного лица), составляющей предмет (тему) документа, в правовом отношении;

· требования руководящих документов, регламентирующие вопросы деятельности предприятия (структурного подразделения, должностного лица), составляющей предмет (тему) документа, в организационном отношении.

В настоящее время общепринятой практикой стали подготовка, форматирование и оформление документов на компьютере самим исполнителем.

Файл с подготовленным вариантом текста документа копируется на дискету, после чего распечатывается на принтере.

3. Редактирование и корректирование предварительного варианта текста документа производится с целью:

· уточнения (дополнения) его структуры и содержания;

· выявления и исключения из текста орфографических, пунктуационных, смысловых, фактологических и других ошибок, искажающих содержание документа и затрудняющих его восприятие и изучение в процессе ознакомления с ним адресата.

Уточнение (дополнение) структуры и содержания предварительного варианта документа производится в процессе чтения бумажного оригинала и внесения в него соответствующих пометок (замечаний). По результатам редактирования в предварительный вариант текста документа вносится редакционная правка, посредством которой:

· уточняется взаимное расположение отдельных фрагментов (абзацев, предложений) текста;

· уточняется последовательность слов в отдельных предложениях;

· из текста исключаются повторы и длинноты;

· в текст включаются дополнительные фрагменты, делающие его содержание более ясным, точным и актуальным;

· обеспечивается терминологическое соответствие текста документа общепринятым нормам и правилам;

· достигается стилистическое единообразие текста документа.

После этого отредактированный текст корректируют, т.е. выявляют и устраняют всевозможные ошибки. Целесообразно производить корректировку текста, используя для этого соответствующие возможности стандартного текстового редактора. По завершении редакторской и корректорской правки текст повторно копируют на дискету и распечатывают.

Проект документа, напечатанный и оформленный в соответствии с действующими правилами, исполнитель согласовывает с руководителем, заинтересованными структурными подразделениями и организациями.

4. Согласование уточненного варианта текста документапроизводится в том случае, если:

· изложение тех или иных положений документа требует письменного выражения мнения на этот счет компетентного должностного лица (специалиста);

· в содержании документа имеются поручения должностным лицам (структурным подразделениям).

Согласование производится:

· путем оформления согласующей визы на обороте последнего листа проекта документа;

· путем оформления грифа согласования на лицевой стороне последнего проекта документа (ниже подписи).

Согласование проектов и подписание окончательных вариантов документов проводится в возрастающей иерархической последовательности. Традиционно принято, что на согласование проекты чаще передаются через секретарей.

5. Оформление окончательного варианта документа.После выполнения процедуры согласования проекта документа он передается ответственным исполнителям на оформление, как правило, в группу технической подготовки документов. Оформление производится для того, чтобы:

· внести новые уточнения (дополнения) в текст проекта по итогам согласования;

· привести внешний вид проекта в соответствие с требованиями нормативных документов (ГОСТ, Инструкция по делопроизводству и др.).

При приеме оформленного проекта документа ответственный исполнитель обязан проверить правильность его оформления и при необходимости потребовать устранения имеющихся в оформлении проекта недостатков.

6. Удостоверение документа. После согласования проект документа, оформленный надлежащим образом, передается в секретариат руководителя предприятия на удостоверение. В отдельных случаях допускается представление проекта документа руководителю лично ответственным исполнителем.

Удостоверение - это выражение ответственности за содержание и законность каждого конкретного документа. К основным способам удостоверения можно отнести: подписание, утверждение документа, его заверение и проставление печати.

Право подписи регламентируется внутренними организационными и распорядительными документами. При подготовке документа руководителю на подпись к нему следует прилагать материалы, на основании которых он готовился. Подписывается обычно один экземпляр документа, остальные заверяются службой делопроизводства при регистрации.

Подпись - реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица. Это обязательный реквизит любого документа, как служебного, так и личного. Реквизит «Подпись» располагается под текстом документа или под отметкой о наличии приложений (так как приложения являются частью текста), включает должность лица, подписавшего документ, его подпись, расшифровку подписи (инициалы, а затем фамилия). Необходимо помнить, что данный реквизит не включает дату, так как дата подписания документа проставляется в его бланк рядом с регистрационным номером. Должность лица, подписывающего документ, указывается полностью, если документ оформлен не на бланке или из бланка не совсем понятно, к какой организации или структурному подразделению относится лицо, подписавшее документ, например:

Начальник Отдела труда

и заработной платы ООО «Луч» (подпись) Б.В. Серов

При оформлении документа на бланке организации должность указывается сокращенно, например:

Директор школы (подпись) М.А. Морозов

При подписании документа несколькими должностными лицами, находящимися на различных ступенях управления, элементы реквизита «Подпись» располагают последовательно друг под другом, в соответствии с занимаемыми должностями. Так же оформляется реквизит «Подпись», если ответственность за содержание документа несут несколько должностных лиц, например на финансовых документах:

Директор завода (подпись) И.Н Кузнецов

Главный бухгалтер (подпись) Л.В. Суворова

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, их подписи располагаются на одном уровне, например:

Мэр Москвы Губернатор Московской области

(подпись) Ю.М. Лужков (подпись) Б.Н. Громов

В документах, подготовленных комиссией (например, в акте или протоколе), указываются не должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии (председатель, члены комиссии, секретарь), причем двоеточие после должности не ставится.

7. После согласования, подписания и утверждения документы передаются в документационную службу для регистрации (учета и включения в справочно-информационную систему).

В процессе регистрации подписанных документов должны проверяться:

· правильность оформления реквизитов, особенно придающих документу юридическую силу;

· подлинность подписи должностного лица, указанного в документе;

· наличие необходимого числа копий;

· идентичность всех копий подписанному подлиннику.

Все недостающие или неправильно оформленные реквизиты исправляются (если это не ведет к изменению содержания документа), проверяется наличие отметки автора о точном адресе направления документа или его копии в дело. На копии документа с грифом ограничения доступа делается отметка об уничтожении черновиков и вариантов.

Хотя все эти этапы оформления документов должны быть закреплены в Табеле форм применяемых документов, осуществляются они, как правило, сотрудниками подразделения, готовящего документ, а служба ДОУ только контролирует сроки и правильность их оформления.

8. Зарегистрированный в установленном порядке документ при необходимости передается ответственным лицом на тиражирование. При этом ответственный исполнитель обязан указать на первой странице документа (карандашом) количество экземпляров.

9. После этого производится передача рабочих экземпляров документа соответствующим должностным лицам (структурным подразделениям) для применения в практической деятельности. Передачу документов между структурными подразделениями осуществляет секретарь структурного подразделения или лицо, ответственное за делопроизводство. Документы передаются с соответствующей отметкой в регистрационной форме.

10. Одновременно контрольный экземпляр документа помещается в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

11. Последующее хранение и работа с документом (до передачи в архив или на уничтожение) производится исходя из практической потребности в документе и с учетом его исторической (научной и иной) ценности.

Организация и технология работы с внутренними документами имеет и свои особенности.

Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования их с соответствующими подразделениями передаются в юридическую службу для проверки правильности содержания подготовленных документов действующему законодательству, а затем - в службу ДОУ, которая осуществляет контроль за правильностью их оформления. Копии подписанных руководителем распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

Особенностью прохождения протоколов является отсутствие этапов подготовки проекта документа, его визирования и согласования. Протоколы, содержащие поручения отдельным должностным лицам или подразделениям, передаются адресатам в виде размноженных экземпляров или выписок из протоколов.

Подлинники докладных записок, справок, сводок и других внутренних документов оперативного характера рассматриваются должностным лицом, которому они направлены, после чего в общем порядке передаются для исполнения в соответствующие структурные подразделения, либо помещаются в соответствующее дело.

23. Какие задачи документооборота решает регистрация документов?

Электронный документ (ЭД) — совокупность информации, представленной в электронно-цифровой форме и заверенной электронно-цифровой подписью.

Электронный документ имеет определенные особенности, к которым прежде всего относится то, что он отделим от носителя и существует в двух формах: пассивной — хранение и активной — передача и обработка, в том числе визуализация при необходимости восприятия человеком. Нельзя говорить об обязательной фиксации или о состоянии ЭД, если рассматривается активная форма его существования, т.е. тот промежуток времени, в течение которого он воспринимается, обрабатывается или передается. Несмотря на двойствен­ность формы представления, электронный документ должен отвечать следующим требованиям:

- создаваться, передаваться и храниться с помощью программных и технических средств;

- иметь определенную структуру;

- иметь возможность быть представленным в форме, понятной для восприятия человеком;

- содержать обязательные реквизиты, включающие в себя электронную цифровую подпись или иной электронный аналог подписи, дату его составления, имя и адрес отправителя и иные сведения, зависящие от вида документа.

Использование электронных документов в управленческой деятельности имеет большое количество преимуществ перед традиционным документом на бумажном носителе. К таким преимуществам можно отнести:

- возможность поиска ЭД без непосредственного доступа к материальным документальным объектам;

- передача электронных документов без перемещения в пространстве материальных объектов и возможность удаленного доступа к ЭД при наличии коммуникационных ресурсов;

- возможность хранения в средствах вычислительной техники практически неограниченного количества ЭД;

- возможность оперативной проверки целостности сохраняемой информации и создание резервных копий ЭД в автоматическом режиме;

- электронная защита от копирования, подделок, несанкционированного доступа, модификации и т.д.;

- восстановление электронного документа из резервной копии за короткий промежуток времени с минимальными финансовыми затратами и т.д.

Зарубежные консалтинговые компании дают следующие оценки потерь при работе с бумажными документами и эффективности перехода к работе с электронными документами. По оценке компании DELPHI, около 15% всех бумажных документов безвозвратно теряется, и сотрудники тратят до 30% своего рабочего времени в попытках найти их. Компания Coopers& Lybrand указывает, что организации делают в среднем 19 копий каждого документа и что почти 7, 5% всех документов теряется безвозвратно. Эти впечатляющие цифры, и данные говорят только о том, что для любого предприятия или организации вопросы оптимизации документооборота и контроля за обработкой информации имеют ключевое значение. Это утверждение можно также подтвердить следующими данными. По оценке Siemens Business Services, до 80% своего рабочего времени руководитель тратит на работу с информацией, до 30% рабочего времени сотрудников уходит на создание, поиск, согласование и отправку документов. Существуют также оценки, что на работу с документами приходится тратить до 40% трудовых ресурсов и до 15% корпоративных доходов. А при переходе к работе с электронными документами, по оценке Nortan Nolan Institute, рост производительности труда сотрудников составляет 25-50%, уменьшается время обработки одного документа более чем на 75%, а уменьшение расходов на оплату площадей для хранения документов составляет до 80%.

Выделяют два основных вида электронных документов — электронный аналог печатного документа, выполненный с использованием программы текстового редактора, а также самостоятельный электронный документ, разрабатываемый в специализированных программных продуктах, основанных на организации баз данных, и формируемый путем заполнения электронной формы документа.

Под электронными формами документов понимается не изображение бумажного документа, а изначально электронная (безбумажная) технология работы, которая предполагает появление бумажной формы только в качестве твердой копии документа. Технология обработки электронных форм документов позволяет уйти от машинописных форм и иметь дело только с их электронным представлением.

Электронная форма документа (ЭФД) — это страница с пустыми полями, оставленными для заполнения пользователем.

К основным типовым элементам ЭФД, представленным на рис. 6.14, относятся:

- поле ввода (editbox, edit field) представляет собой текстовое окно, которое служит для ввода и редактирования текста пользователя. Существуют одно- и многострочные редакторы, а также комбинированный элемент, объединяющий поле ввода с раскрывающимся списком (combobox, combination box). Текущее значение отображается в поле, а список возможных значений раскрывается при нажатии кнопки со стрелкой;

- кнопка (button) предназначена для выполнения команд посредством нажатия на нее курсором мыши. По форме кнопка может быть прямоугольником с надписью или значком с рисунком;

- прокрутка (scrollbar) предназначена для прокрутки содержимого некоторого окна влево и вправо (горизонтальная прокрутка) или вверх и вниз (вертикальная прокрутка). На кнопках, расположенных на концах линейки, указано направление прокрутки. Прямоугольник, перемещающийся между кнопками, указывает на положение видимой в окне части по отношению к общему содержимому. Длина этого прямоугольника может указывать на отношение объема видимой части ко всему содержимому окна;

- счетчик используется для изменения числового значения, выводимого в поле. Счетчик состоит из строки редактирования (для набора требуемого значения на клавиатуре) и двух кнопок — для увеличения или уменьшения значений;

- вкладка/закладка (tab) используется для логического группирования в пределах одного окна нескольких подчиненных ему окон;

- переключатель (radiobutton) используется для задания факторов, один из которых так или иначе будет присутствовать. Заполненный кружочек перед названием фактора говорит об его предпочтении перед остальными;

- флажок (check box) позволяет включить или отключить влияние предусмотренных в программе одной или нескольких функции Наличие пометки возле названия функции говорит о разрешении ее влияния на работу программы;

- список (listbox) предназначен для представления однотипной информации, перечисления вариантов. Из списка пользователь может выбрать запись (строку), которая выделяется яркой подсветкой (курсором). Вертикальная прокрутка справа показывает, что видимы не все содержащиеся в списке записи. Если прокрутка у списка отсутствует, значит, в рамке списка отобра­зились все элементы. Элемент listbox очень похож на combobox, но отличается от него прежде всего тем, что listbox отображает значения и позволяет выбрать из них необходимое, a combobox позволяет также редактировать данные (поле ввода становится активным);

- всплывающее (выпадающее) меню (menu popup) или подменю — список ссылок, который появляется на экране при активации одного из пунктов меню (к этому понятию также относится и контекстное меню, вызываемое нажатием правой кнопки манипулятора мышь). Всплывающее (выпадающее) меню отличается от списков прежде всего тем, что функции здесь представлены на панели, которая отображается как в развернутом виде, так и в виде выпадающего списка, что обычно удобнее, так как экономит площадь окна приложения. Кроме того, многие подменю имеют функцию каскадирования, которая позволяет их раскрывать на несколько уровней.

К достоинствам электронных форм документов можно отнести простоту их модификации (например, с помощью графических инструментов проектирования форм), а также наличие специальных интеллектуальных элементов для автоматизации определенных функций (например, для автоматического ввода данных из справочников, проверки правильности и целостности заполнения и т.д.).

В настоящее время выделяют несколько способов формирования электронных документов, к которым можно отнести:

- верстку документа с помощью специализированного редактора, последующее сохранение документа в виде файла;

- сканирование бумажных, факсимильных и иных документов, имеющих материальную основу, последующее распознавание образов в специализированной компьютерной программе и их сохранение в виде файла;

- фотографирование и последующее сохранение растрового изображения в виде файла;

- видеосъемка и последующее сохранение видеоизображения в виде файла.

Наибольшее распространение получили способы верстки и сканирования документов, т.е. перевода документов на бумажном носителе в электронную форму. Выделяют два класса таких технологий.

1. Персональный ввод бумажных документов, который осуществляется с помощью планшетных сканеров. После операции сканирования документ вручную индексируется путем заполнения полей карточки документа определенными значениями. К атрибутам документа можно отнести имя документа, время создания, автора, специалиста службы делопроизводства, имя подразделения, тип документа (факс, письмо, контракт, спецификация). Список таких атрибутов, как правило, расширяем. Поля могут заполняться произвольно или из определенных справочников.

Персональный ввод бумажных документов недостаточно производителен и не используется на крупных предприятиях в корпоративных вычислительных сетях.

2. Массовый (поточный) ввод бумажных документов. В этом случае обрабатывается большое количество однотипных документов. Такие технологии поддерживаются специализированными программными комплексами в совокупности с высокопроизводительным офисным оборудованием и позволяют без задержек распространять по организации электронные версии документов, поступивших в бумажном виде.

При реализации технологии массового ввода документов (поточное сканирование) решаются два основных вида задач:

1. Задача извлечения структурированных данных из бумажных документов. Например, при проведении анкетных опросов большого количества населения для выполнения маркетинговых исследований. Анкеты сканируются, из них извлекаются данные и помещаются в определенную базу.

2. Задача извлечения данных из бумажных документов с сохранением изображения документа. Например, сохранение изображения текстового документа, или подписи клиента на чеке или платежном поручении и т.д.

Распознавание информации, анализ содержания документа и извлечение данных осуществляются в настоящее время с помощью следующих систем распознавания текстов:

- оптического распознавания печатных символов OCR (Optical Char­acter Recognition), т.е. перевода сканированного изображения печатных символов в их текстовое представление;

- распознавания раздельных печатных символов, написанных от руки, ICR (Intelligent Character Recognition);

- распознавания отметок (обычно перечеркнутые крест-накрест либо галочками квадраты или круги) OMR (Optical Mark Recogni­tion);

- распознавания стилизованных цифр — распознавание рукописных цифр, написанных от руки по шаблону (например, индекс на почтовой корреспонденции).

Работа с электронными документами организуется и поддерживается специализированными программными продуктами, получившими название «Системы электронного документооборота (СЭД)». Как правило, такие системы используются на предприятиях с большим объемом документооборота, охватывают все корпоративные звенья предприятия и реализуют различные комбинации технологий сбора, индексирования (присвоения указателей для поиска заданных элементов), хранения, поиска и просмотра электронных документов в корпоративных базах данных.

Система электронного документооборота (СЭД) — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в вычислительных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов на предприятиях.

Разрабатываемые в нашей стране системы электронного документооборота ориентированы прежде всего на национальные особенности ведения документации, так как в России в течение столетий (в общегосударственном масштабе) сложилась единая технология работы с управленческими документами. Российское делопроизводство не имеет аналогов в других странах. Сегодня на Западе развитие офисной автоматизации стимулирует разработку технологий документооборота за счет внедрения так называемых EDMS (Electronic Document Management Systems) — систем управления электронными документами. А в России, как правило, речь идет об автоматизации традиционно уже сложившейся технологии учрежденческого делопроизводства.

Главными особенностями «российской модели» документооборота являются:

- максимальная централизация контроля за документооборотом: документ сначала доводится до руководства, а затем, в соответствии с резолюциями, передается непосредственным исполнителям;

- централизация и регламентация деятельности основных дело­производственных служб: прием и рассылка документов, регистрация и контроль прохождения документов, контроль исполнения и т.д.;

- единые и детально регламентированные правила работы с управленческими документами в организациях независимо от их сферы деятельности — жесткие правила заполнения регистрационных журналов и картотек, отчетных форм и т.д.

В условиях регламентированной технологии документооборота, как правило, системы электронного документооборота (СЭД), внедряемые на отечественных предприятиях, ориентированы в основном на автоматизацию традиционного делопроизводства с использованием возможностей ИТ. Например, традиционное делопроизводство предполагает ведение множества журналов или картотек, обслуживающих бумажный документооборот. И именно ведение этих картотек является первоочередным объектом автома­тизации делопроизводства. При этом организуются связи карточки с электронным образом документа (текстом, изображением, звуком и пр.), формируются электронные архивы с эффективными механизмами справочно-аналитической работы с большим количеством документов в различных формах представления, на базе ЛВС организуется децентрализация выполнения различных делопроизводственных функций при сохранении централизованного контроля за документооборотом. Например, появляется возможность осуществления самостоятельной автоматизированной регистрации документов в подразделениях с сохранением централизованного контроля их прохождения и т.д. Кроме того, наличие корпоративной вычислительной сети, связывающей территориально удаленные подразделения, позволяет обеспечить централизованный контроль за их документооборотом, что невозможно осуществлять в рамках традиционной технологии.

Таким образом, системы электронного документооборота поддерживают полную преемственность традиционного делопроизводства, обеспечивая при этом его эволюционную трансформацию в более эффективную форму, за счет автоматизации функций по обработке документов, непосредственно не зависящих от характера самих документов и связанных с ними приложений. Например, такие функции, как регистрация документов или перемещение их по организации, могут быть реализованы независимо от того, являются ли сами документы служебными записками, договорами или платежными документами.

В 1970-е гг. широкое распространение получило понятие «безбумажные технологии». Массовое внедрение ПК, казалось тогда, приведет к резкому сокращению бумажных документов. Однако не был решен ряд юридических и технологических вопросов, что не позволило отменить бумажные носители информации. А быстрый рост качества и производительности ПК как печатающих устройств вообще сыграл с безбумажными технологиями злую шутку: количество бумажных документов возросло в несколько раз. Компьютеры и телекоммуникации из средства замены бумажного документооборота превратились в средство его поддержки.

В настоящее время вокруг перехода на электронные документы ведутся серьезные дискуссии. «Электронные документы не могут быть полной заменой традиционным печатным источникам» — к такому выводу пришли исследователи Harris Interactive, проведя совместно с Earthtone опрос 2265 американских пользователей в возрасте от 18 лет, работающих в различных отраслях экономики. Согласно полученным результатам, больше половины опрошенных считают, что «безбумажный документооборот» не станет в ближайшее время реальным процессом. В среднем 64% респондентов отметили, что читать распечатанные документы им проще, чем текст на экране ПК, а 68% гораздо удобнее, если они видят что-либо на бумаге, а не в электронном виде. Исследователи отмечают также и тот факт, что только 42% респондентов считают, что «безбумажный документооборот» станет реальностью в компаниях, где они работают, в ближайшие 5 лет. Однако многие специалисты склоняются к другой позиции, сравнивая внедрение СЭД с распространением мобильной связи, которую еще лет 20 назад мало кто представлял обязательным атрибутом деловой активности специалистов.

Современные системы электронного документооборота позволяют:

- уменьшить стоимость хранения информации за счет сокращения площадей, занимаемых информационными архивами;

- увеличить скорость поиска и доступа к необходимым документам, особенно в условиях коллективного использования документации, когда требуются документы, созданные другими сотрудниками;

- повысить оперативность передачи документов между исполнителями;

- сократить расходы на копирование, канцелярские принадлежности и т.д.

Отдельный электронный документ физически состоит из одного или нескольких файлов. В процессе своего существования в системах электронного документооборота он проходит несколько стадий, которые образуют его жизненный цикл, начиная с рождения и заканчивая архивированием — хранением документов.

1. Рождение. При создании или вводе документа в СЭД прежде всего выполняется его индексация, которая аналогична регистрации документов в системе бумажного делопроизводства.

Основной целью индексации электронных документов является получение максимального количества достоверной информации о формируемом документе и создание его регистрационной карточки. В дальнейшем СЭД имеет дело именно с этой карточкой, не затрагивая реальные объекты файловой системы.

Выделяют три основных метода индексации электронных документов, представленных в табл. 6.5.

Рождение ЭД, кроме индексации, также сопровождается оформлением карточки учета, которая может быть разной для различных типов документов, при этом все действия над документом (удаление, переименование и т.д.) протоколируются. В случае необходимости СЭД сохраняет все предыдущие варианты и даже удаленные документы. Действия, которые могут быть проделаны над документами, определяются правами, которые даны пользователям, что позволяет задать стратегию работы с документами.