Употребление сокращений

Длинные слова и словосочетания затрудняют их употребление, поэтому в устной и письменной речи в целях компрессии (сжатия) речи для обозначения понятий используются сокращения.

Различаются два основных вида сокращенных слов: лексические сокращения (аббревиатуры) – сложносокращенные слова, образованные путем удаления части составляющих их букв или из частей слов: СНГ, Москапремонт, зам., спецназ и др.; графические сокращения – применяемые в письме сокращен­ные обозначения слов: г-н, тчк, ж.-д., кв.м, л, экз. и др. [11]

Лексические сокращения (аббревиатуры) функционируют как самостоятельные слова. Графические сокращения словами не явля­ются, применяются только на письме и при чтении расшифровыва­ются, читаются полностью.

Различается несколько типов лексических сокращений (аббре­виатур):

Инициальные сокращения – сокращения, образованные из началь­ных букв слов, обозначающих понятие; они в свою очередь подраз­деляются на:

· буквенные (при чтении произносятся буквы): МЧ, ЖСК, АКБ, СП, МП, КБ;

· звуковые (при чтении произносятся звуки): ГОСТ, ГАИ, ТЭО, РЭУ, ДЭЗ, ТЭЦ, ЛЭП, АЭС, МОС ОТИС, ВОСВОД, вуз;

· буквенно-звуковые (при чтении часть слова произносится по буквам, часть – звуками): ГУВД, ТОО, ЦТСА, НИОПИК, УКГОиП;

Слоговые сокращения (образованы из частей, слогов слов): зам­пред, Москомзем, Мосзеленстрой, Доринвест, Мосжилстрой, Мосинтур, техред, главбух, завгар;

Частично сокращенные слова (образованы из части или частей слов и полного слова): Мослесопарк, Москоллектор, Мосгоркомспорт, Мосрасчетбанк, хозрасчет, рембаза;

Усечения: зам., зав., спец., пред.;

Телескопические сокращения (образованы из начала и конца со­ставляющих слов): рация (из: ра[диостан]ция), бионика (из: био[логия и электро]ника);

Смешанного типа: ВНИИторгмаш, МосАЭРО, МосгорБТИ.

Различается несколько типов графических сокращений:

Точечные: стр. – страница, др. – другие, т.п. – тому подобные, см. – смотри, эт. – этаж, ул. – улица и др.;

Дефисные: г-н – господин, гр-н – гражданин;

Косолинейные: п/о – почтовое отделение, б/г – без года и др.;

Нулевые, или курсивные (как правило, так обозначаются физиче­ские величины: т, кг, см, л);

Комбинированные: ж.-д. – железнодорожный, сев.-зап. – северо­западный и др.

Слоговые и частично сокращенные аббревиатуры пишутся с большой буквы, если обозначают индивидуальные названия органи­заций, учреждений, предприятий, например: Минздравмедпром, Моспроект, Мострансагентство.

Родовые наименования пишутся со строчной буквы: госархив, вуз.

Инициальные аббревиатуры независимо от того, являются они обозначением собственного имени или нарицательного, пишутся заглавными буквами: ЕСД, МЭП, СНИП, ГТГ.

Звуковые аббревиатуры пишутся прописными буквами, если об­разованы от имени собственного, и строчными, если образованы от нарицательного слова: РАУ – Российская академия управления, но: вуз, роно.

Аббревиатуры смешанного типа, образованные частично из на­чальных букв и усеченных слов, пишутся в первой части – заглавны­ми буквами, во второй – строчными: НИИТмаш, ВНИИоргтехники; а образованные в первой части из усеченных слов (или полного сло­ва) и во второй из начальных букв пишутся в первой части первая буква заглавная (если аббревиатура обозначает имя собственное), остальные – строчные; если аббревиатура обозначает нарицательное слово, первая часть пишется строчными буквами, вторая часть – за­главными: КунцевоКРТ, ГорБТИ.

При употреблении графических сокращений следует помнить, что графическое сокращение не должно оканчиваться на гласную. [10]

Допускается употреблять только общепринятые графические со­кращения, зафиксированные в государственных стандартах и словарях. Графические сокращения во множественном числе, как прави­ло, не удваиваются, исключение составляют: гг. – годы, пп. – пунк­ты и некоторые другие.

Не допускается перегружать текст графическими сокращения­ми: не рекомендуется применять несколько графических сокраще­ний в коротком отрезке текста, например:

«Произошло повторное КЗ на 1-й секции с.ш. п/ст. 44 и отклю­чение секционного ВМ».

При включении в текст документа сокращения следует тщатель­но проанализировать:

· удобно ли такое сокращение для произнесения, запоминания;

· не совпадает ли данное сокращение с уже существующим сокра­щением для обозначения другого понятия в той же области или с названием фирмы, организации, торговым наименованием и др. [10]

Во всех остальных случаях следует включать полную форму сло­ва наряду с сокращением.

12. Какие требования предъявляются к композиции служебных документов?

Служебные документы - весьма своеобразное явление письменной речи. Есть целый ряд характеристик, по которым они выделяются в языке - это синтаксические, лексические и др. особенности. Но особенно интересной для рассмотрения является, на мой взгляд, композиция служебных документов, потому что это самый упорядоченный и самый стандартизированный, строгий жанр.

Главной особенностью композиции служебных документов является то, что к ней существуют единые требования и правила, которые установлены государственными нормативными актами. Соблюдение этих правил обеспечивает их юридическую силу, оперативное и качественное составление и исполнение документов, организацию быстрого поиска документов, а также более активное использование ПЭВМ в составлении служебных документов.

ГОСТ 6.38-90 " Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", введенный в действие с 1 января 1991 г., устанавливает признаки, назначение и состав унифицированной документации. Эта система используется в автоматизированных системах управления центральных и местных органов государственного управления, а также подведомственных им предприятий, организаций, учреждений.

В унифицированную систему организационно-распорядительной документации входит комплект государственных стандартов, устанавливающих общие требования к содержанию и формам документов, применяемых на всех уровнях управления. Имеются в виду формы акта, делового письма, докладной записки, заявления, инструкции, кадровой анкеты, объяснительной записки, положения, постановления, приказа, протокола, распоряжения, решения, устава и др.

Форма служебного документа - это совокупность элементов его оформления и содержания, оцениваемых с точки зрения их состава, объема, последовательности расположения и взаимной связи. К элементам оформления документа относятся: наименования, различные адреса, даты, регистрационные номера и т.д. Элементы содержания - это структурные части основного текста - обращения, мотивировки, выводы, цифровые перечни, схемы и т.д.

Форма документа определяется его назначением, типом, конкретным содержанием. Служебный документ имеет, как правило, стандартную форму и составляется в строгом соответствии с типовым формуляром, принятым для документов данной разновидности.

Элементы, из которых состоит любой документ, называются реквизитами. Правила их составления и оформления, а также место расположения на документах фирмы должны соответствовать ГОСТу 6.38-90. Данным ГОСТом установлено максимальное количество реквизитов для документа - 31. Каждый вид документа (акт, приказ, письмо и т.д.) имеет определенный набор реквизитов.

Реквизиты документов (согласно ГОСТу 6.38-90)

1 - государственный герб;

2 - эмблема организации;

3 - изображение наград;

4 - код организации по классификатору предприятий и организаций;

5 - код документа по классификатору управленческой документации;

6 - наименование министерства или ведомства;

7 - наименования организации;

8 - наименование структурного подразделения;

9 - индекс предприятия связи, почтовый адрес, телефон, факс, номер расчетного счета в банке;

10 - название вида документа;

11 - дата;

12 - индекс (№) документа;

13 - ссылка на индекс и дату входящего документа;

14 - место составления или издания;

15 - гриф ограничения доступа к документу;

16 - адресат;

17 - гриф утверждения;

18 - резолюция;

19 - заголовок к тексту;

20 - отметка о контроле;

21 - текст;

22 - отметка о наличии приложений;

23 - подпись;

24 - гриф согласования;

25 - визы;

26 - печать;

27 - отметка о заверении копии;

28 - фамилия исполнителя и номер его телефона;

29 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

30 - отметка о переносе данных на машинный носитель;

31 - отметка о поступлении.

В практике работы коммерческих предприятий не используется реквизит " 1 - государственный герб", он ставится только на документах государственных учреждений и предприятий, которым предоставлено такое право. Реквизит " 3 - изображение наград" также не используется в работе фирмы.

Особенно важным является правильное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, печать, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу.

Каждый документ можно разделить на 3 основные части:

1. Заголовочную часть (в нее входят реквизиты, расположенные до текста);

2. Основную часть (реквизиты " текст" и " приложения");

3. Оформляющую часть (реквизиты, расположенные ниже текста и приложения).

Теперь давайте более подробно рассмотрим наиболее важные реквизиты документов, используемых в современной практике - их цели, содержание, оформление.

1. Реквизит " эмблема организации". Эмблема организации - условное графическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке. Эмблемой организации может быть товарный знак, рисунок, аббревиатура, комбинированное буквенно-графическое изображение и т.д. При угловом расположении реквизитов она располагается в верхнем левом углу, а при продольном - в середине верхней части листа.

2. Реквизит " наименование организации". Согласно статье 54 Гражданского кодекса РФ, любое юридическое лицо, являющееся коммерческой организацией, должно иметь фирменное наименование. Наименование организации обязательно должно полностью соответствовать названию, зарегистрированному в учредительных документах - уставе предприятия или учредительном договоре и свидетельстве Регистрационной палаты.

В наименовании обычно используются такие аббревиатуры, как ООО (общество с ограниченной ответственностью), ОАО (открытое акционерное общество), ЗАО (закрытое акционерное общество) и т.д.

Реквизит " наименование организации" должен быть расположен под реквизитом " эмблема организации".

3. Реквизит " индекс предприятия связи, почтовый адрес, номер телефона, факса, номер расчетного счета в банке". Совокупность этих перечисленных в реквизите данных является юридическим адресом предприятия. Этот реквизит обычно располагают либо в верхнем левом углу под реквизитом " наименование организации", либо на нижнем поле документа.

4. Реквизит " название вида документа". Реквизит " название вида документа" должен быть расположен в заголовочной части документа после реквизита " наименование организации" и юридического адреса и набран прописными буквами от границы левого поля. Этот реквизит является одним из важнейших, и он обязательно проставляется на всех документах, кроме писем и факсов. Для писем указания вида документа используется только в одном сочетании: ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО. Функция этого реквизита - дать общее представление о назначении документа, о составе его реквизитов, о структуре его текста, степени обязательности выполнения его требований.

5. Реквизит " дата". Дата - один из основных реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документа. Датой документа является:

- дата его подписания (для приказов, писем, факсов, справок)

- дата его утверждения (для планов, отчетов, правил, инструкций)

- дата события, которое в нем зафиксировано (для протоколов, актов)

Все даты в документе (в заголовочной части, в тексте, в реквизитах " резолюция", " визы", " гриф утверждения" и т.п.) оформляются цифровым способом в следующей последовательности: число (2 знака), месяц (2 знака), год (2 знака). В текстах документов финансового характера допустимо применение словесно-цифрового способа в оформлении даты. Также такой способ оформления даты рекомендуется при переписке с иностранными деловыми партнерами.

Чаще всего дата проставляется при завершении оформления документа. Дата указывается в верхней заголовочной части листа ниже реквизита " название вида документа".

6. Реквизит " индекс (№) документа". Индекс - это условное обозначение документа, присеваемое ему при регистрации (например, порядковый номер). Индекс (№) документа обязательно проставляется на всех исходящих, входящих и внутренних документах фирмы рядом с реквизитом " дата". На таких документах, как протоколы, приказы, акты, справки, трудовые контракты и т.д. проставляются порядковые номера с начала года в возрастающей последовательности: №1, №2, №3.... Номера коммерческих контрактов имеют двойную нумерацию, например, №17/21, где 17 - порядковый номер документа в одной фирме, а 21 - порядковый номер этого документа в фирме-контрагенте.

Индекс (№) документа в письмах составляется их порядкового номера самого письма, индекса структурного подразделения (или индекса должностного лица), подготовившего документ, и номера дела по номенклатуре, в которое подшивается письмо.

Порядковые номера присваиваются отдельно входящим и исходящим письмам.

7. Реквизит " ссылка на индекс и дату входящего документа". Функция этой ссылки - помощь фирме-контрагенту, получившей письмо-ответ, быстро найти копию инициативного письма. Место для этого реквизита определяется только на бланке для писем или факсов. Заполняется он при оформлении письма-ответа на инициативное (полученное фирмой) письмо. Этот реквизит размещается от границы левого поля под реквизитами " дата" и " индекс".

8. Реквизит " гриф ограничения доступа к документу". Этот реквизит проставляют на документах, содержащих секретную или конфиденциальную информацию. Этот реквизит располагают в правом верхнем углу документа выше реквизитов " адресат" и " гриф утверждения" и состоит из слова (грифа) " Конфиденциально" или " КТ" (коммерческая тайна). Под этим реквизитом обязательно необходимо проставить номер экземпляра данного документа. На документах государственных предприятий, содержащих секретную информацию, проставляются грифы " Секретно" и " Совершенно секретно".

9. Реквизит " адресат". Этот реквизит оформляется на письмах, факсах и содержит указание почтового адреса получателя (адресата). Максимальный набор этого реквизита состоит из следующих частей:

- наименование фирмы в именительном падеже;

- структурное подразделение в именительном падеже;

- должность, фамилия и инициалы в дательном падеже;

- почтовый адрес (не указывается, если документ направляется в правительственное учреждение или постоянным адресатам).

Этот реквизит печатается после 32 печатных знаков от границы левого поля в правой верхней части документа.

10. Реквизит " гриф утверждения". Этот реквизит требуется для тех документов, которые утверждаются руководителем - планов, отчетов, инструкций, правил, некоторых актов.

Реквизит " гриф утверждения" состоит из:

- слова " УТВЕРЖДАЮ";

- наименования должности лица, утвердившего документ;

- его лично подписи с расшифровкой (инициалы, фамилия) и даты.

В ряде случаев гриф утверждения заверяется печатью предприятия.

Если документ утверждается решением, приказом, протоколом, то реквизит " гриф утверждения" состоит из слова " УТВЕРЖДАЮ", названия документа в именительном падеже, его даты и номера.

Реквизит " гриф утверждения" располагается в правом верхнем углу документа после 40 печатных знаков от границы левого поля.

11. Реквизит " резолюция". Этот реквизит проставляется на входящих и внутренних документах, рассматриваемых руководством, в правой верхней части документа. На письмах, факсах резолюция располагается между реквизитами " адресат" и " текст" на первом листе документа.

Резолюция содержит указания по исполнению документа или отношение руководителя к проблеме или вопросам, поставленным в документе.

Реквизит " резолюция" включает:

- Ф.И.О. исполнителя (лица, которому поручается исполнение);

- содержание поручения;

- срок исполнения;

- личную подпись руководителя и дату подписания.

Если в резолюции указываются несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа является лицо, указанное первым, остальные привлекаются при решении вопроса как соисполнители.

12. Реквизит " заголовок". Заголовок - краткое изложение основного смысла текста составляемого документа. Заголовок располагается после реквизитов " дата" и " индекс документа" от границы левого поля. На типографских бланках фирмы для реквизита " заголовок" устанавливаются ограничительные знаки.

Наличие заголовка избавляет от необходимости читать весь документ полностью при его регистрации.

13. Реквизит " отметка о контроле". Отметка о контроле обозначается буквой " К" и наносится на документ от руки красным фломастером или специальным штампом на контролируемых по поручению руководителя документах. Этот реквизит располагается на левом поле документа на уровне заголовка.

14. Реквизит " отметка о наличии приложений". Если к документу имеются приложения, то в документе ставится отметка об их наличии. Этот реквизит располагается после текста перед подписью от границы левого поля.

Если полное наименование приложения к документу упоминается в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется в сокращенной форме. Если полностью названия приложения в тексте не упоминается, то в отметке о наличии приложений указывают полностью наименования документов, входящих в приложение с количеством листов и экземпляров (если документ-приложение в единственном экземпляре, то в этом случае количество экземпляров можно не указывать).

Сами документы-приложения должны иметь все необходимые реквизиты: наименование вида документа, заголовок дату, подпись. Кроме того, в верхнем правом углу документов-приложений делается отметка о связи их с основным документом.

15. Реквизит " подпись". Подпись - обязательный реквизит любого документа, как служебного, так и личного.

В состав реквизита " подпись" входят:

- наименование должности лица, подписавшего документ;

- личная подпись;

- расшифровка подписи (инициалы и фамилия).

Этот реквизит располагается после реквизитов " текст", " приложение" и печатается следующим образом: должность указывается от границы левого поля, а расшифровка подписи - после 48 знаков от границы левого поля.

16. Реквизит " визы". Внутреннее согласование проекта документа оформляется визой. Это необходимо для проверки целесообразности или своевременности составления документа специалистами предприятия.

Реквизит " визы" включает в себя: должность, личную подпись визирующего, инициалы и фамилию, дату визирования.

Виза располагается ниже реквизита " подпись" от границы левого поля.

Если у визирующего есть комментарии или замечания, то он оформляет их на отдельном листе.

17. Реквизит " печать". На документах, удостоверяющих права фирмы или должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также предусмотренных государственными правовыми актами, подпись ответственного лица должна быть заверена печатью.

Печать обычно захватывает часть наименования должности лица, подписавшего документ, часть его личной подписи, и при этом хорошо читаема.

18. Реквизит " отметка о заверении копии". Этот реквизит располагается ниже реквизита " подпись". Отметка о заверении копии включает в себя: заверительную надпись " верно", наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись с расшифровкой (инициалы и фамилия) и дату заверения.

19. Реквизит " фамилия исполнителя и номер его телефона". Фамилию исполнителя (составителя) и номер его служебного телефона располагают на лицевой, или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу после реквизитов " подпись", " визы". Этот реквизит очень важен для оперативной связи с тем, кто составил документ, для уточнения и разъяснения затронутых в документе вопросов.

20. Реквизит " отметка об исполнении документа и направлении его в дело". Если документ исполнен, т.е. решены все вопросы, поставленные в нем, на документе ставят отметку об его исполнении и направлении документа в дело.

Этот реквизит располагается в левой нижней части первого листа документа ниже реквизита " фамилия исполнителя и номер его телефона".

Отметка включает в себя:

- слова " в дело" и " номер дела", в котором будет храниться документ;

- ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении (в случае его составления);

- краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении;

- подпись исполнителя документа и дату проставления отметки.

21. Реквизит " отметка о поступлении". Отметка о поступлении располагается в правой нижней части первого листа документа и состоит из сокращенного наименования предприятия, получившего документ, даты поступления документа и его входящего номера.

Специфика изложения в документах заключается в том, что изложение ведется по тщательно обдуманному плану и не в общем тексте изложения, ни в переходах от одной части текста к другой, ни в отдельных формулировках не нарушаются законы логики.

По способу изложения выделяют 3 вида текстов: повествование, описание, рассуждение.

В повествовании рассказывается о событиях в той хронологической последовательности, в какой они происходили в реальной действительности. Отступление от хронологического принципа допустимо в том случае, когда, например, необходимо подчеркнуть зависимость разъединенных во времени, но внутренне связанных явлений. Повествование как тип изложения используется в автобиографиях, некоторых видах протоколов и отчетов, информационных сообщениях и заметках и т.д.

В описании характеризуется явление путем перечисления его признаков, свойств, особенностей. Части текста, раскрывающие те или иные стороны предмета, являются элементами описания. Элементы описания в документах располагаются в последовательности, которая сама указывает на степень важности перечисляемых признаков: в первую очередь рассматривается то, что наиболее существенно в данный момент и при данных обстоятельствах. Описательное изложение можно встретить практически в любом служебном документе - отчете, акте, приказе, постановлении и т.д.

В рассуждении логически последовательный ряд определений, суждений и умозаключений раскрывает внутреннюю связь явлений и, как правило, доказывает определенное положение. В текстах документов могут встретиться разные виды рассуждений: основанные на установлении условно-уступительных связей, на сравнении, сопоставлении фактов, предметов, событий; раскрывающие смысл понятия или суждения и др. Именно в рассуждении находит свое воплощение такая форма мысли, как доказательство. Доказательство бывает двух типов: дедуктивное, в котором мысль развивается от общих суждений к частным выводам, и индуктивное, в котором мысль движется от отдельных фактов к обобщению. Главное - то, что рассуждение, а, следовательно, и доказательство, всегда безупречны с точки зрения законов логики.

Документы сложного состава, как правило, являются текстами смешанных типов.

Кроме строгой последовательности изложения материала и его расположения, большую роль играет объем сведений, включаемых в документ.

Служебный документ посвящают только одному вопросу, он не содержит тематически разнородных, логически не связанных между собой сведений. Документ компактен, краток. Документы не принято загружать дополнительными сведениями, второстепенными деталями. Тексты писем, факсов и др. документов не превышают одной страницы, исключение составляют контракты и договоры, объем которых не ограничивается.

Обычно тексты большинства документов состоят из двух частей:

1) вводной, содержащей основания или мотивы составления документа;

2) основной, в которой излагаются выводы, предложения, просьбы, решения.

Это традиционный, устоявшийся порядок составления документа. Тем не менее, психологи считают, что лучше всего усваивается начало документа, поэтому более рационально начинать его в основной части, т.е. изложения существа вопроса: предложения, просьбы и т.д.

Если основанием составления документа является другой документ, на него принято делать ссылку с указанием названия вида документа, даты и номера.

Так как сплошной текст тяжело воспринимается, его обычно разделяют на абзацы. Тексты документов большого объема подвергают рубрикации. Рубрикацией называют членение текста на составные части, графическое отделение одной части от другой, а также использование заголовков, нумерации и т.д. Рубрикация является внешним выражением композиционной структуры текста - его объема, тематики и назначения.

Абзац - это простейшая рубрика, отступ вправо в начале первой строки каждой части текста. Словом " абзац" также обозначают часть текста между двумя такими отступами. Абзац служит показателем перехода от одной мысли к другой. Разделение текста на абзацы позволяет читателю делать небольшие остановки перед дальнейшим чтением, мысленно возвращаться к прочитанному.

Абзац может состоять из одного предложения, если ему придается особенная важность, а может и из нескольких, если они последовательно раскрывают одну и ту же сложную мысль. Однако абзац является внутренне замкнутой смысловой единицей.

Абзацное членение текста часто сочетают с нумерацией - цифровым (а также буквенным) обозначением последовательности расположения составных частей текста. Нумерация подчеркивает необходимость самостоятельного рассмотрения каждого из нумеруемых элементов перечисления. В настоящее время используются две системы нумерации. Одна, традиционная, строится на использовании знаков разных типов - римских и арабских цифр, прописных и строчных букв (в сочетании с абзацными отступами). Другая допускает применение только арабских цифр, расположенных в определенном порядке.

Выбор того или иного варианта нумерации зависит от содержания текста, его объема, состава и т.д. В простейших случаях используются только однотипные знаки - обычно арабские цифры или строчные буквы. Тексты сложного состава нередко требуют и абзацного членения, и нумерации. Более крупные по сравнению с абзацами рубрики могут получать и словесные наименования - часть, раздел, глава, которые также нумеруются.

В настоящее время в служебных документах внедряется цифровая система нумерации: каждая составная часть текста, соответствующая понятиям части, раздела, главы, параграфа, пункта, подпункта (исключая абзацы), получает свой номер (номера ставятся арабскими цифрами, после каждой цифры ставится точка), при этом номер каждой составной части включает все номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления. Таким образом, номера самых крупных частей текста (первая, самая высшая ступень деления) состоят из одной цифры. На второй ступени деления составные части получают номера из двух цифр, на третьей - из трех и т.д.

Важным средством рубрикации являются также заголовки и подзаголовки. Заглавие всегда является структурной частью текста. Оно позволяет в предельно краткой форме отразить тематику документа, а нередко и его основную идею. Заголовок должен строго соответствовать содержанию документа (или его части), быть логически полноценным - не двузначным и не противоречивым, по возможности кратким. В заголовке сохраняется лишь самое главное.

Текст служебного документа может быть оформлен в виде анкеты, таблицы, связного текста или путем комбинации этих форм.

Текст в форме анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации об одном объекте по определенному набору показателей. Анкетные тексты чаще всего применяются в документах по личному составу предприятия, в документах по маркетингу и т.п.

Тексты в форме таблицы применяются при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков. Таблицы используются в плановых, отчетных, финансовых и других документах.

Связный текст может быть составлен произвольно или на основе трафарета, содержащего постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации. При составлении писем, факсов, контрактов, актов, справок и других документов с однотипной информацией широко используются трафаретные тексты.

Форма документа, имея определенную утилитарную направленность, связанную с особенностями канцелярской и законодательной сфер деятельности, является вместе с тем существенным признаком официально-делового стиля, отражает его обезличенный, " официальный" характер.

13. Какие этапы проходят исходящие документы?

К числу исходящих (отправляемых) документов относятся, главным образом, ответные письма, излагающие согласие, отказ на соответствующую просьбу или предложение адресата, и инициативные письма самой широкой тематики, требующие ответной реакции адресата.

Прохождение исходящего документа включает несколько этапов:

составление проекта документа, его распечатка;

согласование проекта, его визирование в необходимых случаях;

подписание (утверждение) документа;

регистрация и отправка документа.

Процесс согласования и визирования можно ускорить, направив копии проекта заинтересованным организациям и лицам. Их обоснованные замечания учитываются, документ перепечатывается.

Подготовленный проект документа представляется секретарю-референту для проверки правильности оформления, наличия приложений, а также в необходимых случаях — материалов, на основании которых документ готовился. Неправильно оформленный документ возвращается исполнителю. Проект документа вместе с необходимыми материалами секретарем-референтом или в отдельных случаях исполнителем представляются руководителю на подпись. Исправленные руководителем проекты документов, как правило, перепечатываются.

Подписанные документы регистрируются и передаются на отправку (в канцелярию, экспедицию, секретарю).

В экспедиции (в канцелярии, секретарем) отправляемые Документы сортируются по адресам, их вкладывают в конверты, заклеивают, при необходимости проставляют стоимость отправлений, составляют список на заказную почту и сдают в отделение связи.

Канцелярией, секретарем или экспедицией документы должны быть отправлены в день их поступления.

14. Какие требования предъявляются к оформлению договора, контракта?

Договор – это документально оформленное соглашение двух и более сторон об установлении определенных отношений между ними, фиксирующее права, обязанности и ответственность договаривающихся сторон.

Договор может заключаться как между юридическими, так и юридическими и физическими лицами. Разновидностями договора являются договор купли-продажи, договор аренды, договор поставки, трудовое соглашение и т.д.

Договор включает три группы реквизитов:

1. Реквизит углового штампа.

2. Текстовая группа реквизитов.

3. Заключительная часть реквизитов.

Реквизиты углового штампа (продольного) включают название вида документа (ДОГОВОР), дату, индекс, место составления, заголовок к тексту.

Текстовая группа реквизитов состоит из вводной части, в которой указываются договаривающиеся стороны, должности, фамилии, имена и отчества лиц, подписывающих договор, их полномочия; и содержательной части, включающей изложение предмета договора, порядок рассмотрения споров, сумму договора, срок действия и т.п.

Заключительная часть реквизитов договора содержит юридические адреса сторон, подписи и печати участников договора. При наличии печати ставится печать (если хотя бы одна из сторон – юридическое лицо).

Поскольку каждый вид договора специфичен по набору реквизитов, рекомендуется разрабатывать специальные трафаретные бланки.

15. В чем особенность языка и стиля служебных документов?

Понятие служебный документ (деловая бумага) используется в административно-управленческой сфере общественной практики.

Язык служебных документов - это разновидность официально-делового письменного литературного языка, используемого в сфере делового общения для составления документов. Языком служебных документов факты и события освещаются объективно, кратко и ясно.

Официально-деловой стиль - это стиль официального общения, деловой переписки, приказов, объявлений, документации, судопроизводства. Этот стиль -- самый замкнутый и консервативный в системе стилей. Для него характерны сухость и максимальная точность изложения мысли.

Для этого стиля характерно:

1)использование официальной лексики и фразеологии, которая практически не употребляется в других стилях: ультиматум, аннулировать, дипломатический корпус и т.п. Официально-деловому стилю нужны в определенной мере канцеляризмы. В лексике можно отметить также частое употребление сложных слов, которые экономнее, чем аналогичные словосочетания: судопроизводство, квартиросъемщик и т.п. Широкое использование отглагольных существительных: значение, решение, развитие; отыменных предлогов: на предмет, по линии, по истечении (срока) и т.п.

2)употребление сложных синтаксических конструкций: Сотрудники нашей фирмы приложили в истекшем году много усилий и творческой инициативы для увеличения суммы оборотного капитала, расширения деловых контактов, укрепления позиций в бизнесе, что привело к усилению нашего влияния на экономической и политической аренах.

3)употребление номинативных предложений: Вознаграждение за труд. Охрана труда.

Текст документа по структуре, принятым формулировкам, устойчивым синтаксическим конструкциям непосредственно связан с видом (письмо, приказ, протокол, распоряжение, акт и т.д.) и разновидностью документа (приказ по основной деятельности или приказ по личному составу, письмо-предложение или гарантийное письмо, акт ревизии кассы или акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения и др.).

Вместе с тем можно выделить общие требования к текстам служебных документов:

- краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования;

- объективность и достоверность информации;

- составление, по возможности, простых, т. е. содержащих один вопрос, документов для облегчения и ускорения работы с ними;

- структурирование текста документа, деление его на такие смысловые части, как введение, доказательство, заключение;

- широкое использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций.

Язык служебных документов имеет свои особенности: резкое, в сравнении с другими языковыми стилями, сужение диапазона используемых речевых средств; высокую степень повторяемости (частотность) отдельных языковых форм на определенных участках текстов документов. Эти особенности отражаются в оформлении деловых бумаг и документов: их типологии, композиции, расположении частей текста, рубрикации, шрифта и т.д. Стандартизация официально-делового стиля влечет за собой употребление специальных языковых средств, образующих относительно замкнутую систему деловой речи.

При составлении текстов документов используется деловой стиль со специфическими признаками:

- полнота и своевременность информации. Основная задача составителя документа -- предельно четко отразить сведения, имеющие (приобретающие) правовую силу.

- нейтральный (без эмоциональной окраски) тон изложения, который предусматривает изложение текста от 3-го лица («компания направляет», «банк не возражает»); отсутствие эмоциональной окраски фактов, событий; отсутствие личностного подхода к оценке информации, т.к. автор действует от имени организации.

Нейтральный тон изложения является нормой делового этикета. Личный, субъективный момент должен быть сведен к минимуму. Поэтому за пределами деловой речи оказываются, например, формы, обладающие эмоционально-экспрессивной окрашенностью (существительные и прилагательные с суффиксами субъективной оценки, междометия). Использование разговорных, просторечных, диалектных и т. п. слов и фразеологических оборотов в деловой речи недопустимо.

Разумеется, это не означает, что стиль изложения в официальном тексте всегда должен быть абсолютно нейтральным. Так не бывает. В документе может быть выражена просьба или благодарность, предъявлено требование (нередко в категоричной форме) и т. д. Однако в любом случае в первую очередь должны использоваться средства логической, а не эмоционально-экспрессивной оценки ситуаций и фактов.

- точность и ясность изложения (исключение образных слов и выражений, использование уточнений и дополнений и т. д.). Точность и ясность документов достигается тщательным подбором слов; использованием слов и терминов в традиционных для норм общелитературного языка значениях, не допускающих иного, чем задумано автором, толкования написанного; прямым порядком слов в предложении (сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом).

- лаконичность, краткость текста и четкость изложения, исключение второстепенных деталей и повторов, излишних подробностей немногословность и т. д.). Тексты писем, докладных и служебных записок, других документов, как правило, не превышают одной страницы.

- убедительность служебных документов достигается:

- наличием достоверной информации;

- наличием веских аргументов, побуждающих получателя документа к совершению определенных действий;

- логикой изложения;

- безупречностью формулировок в юридическом отношении;

-обоснованностью предложений автора (со ссылками на нормативные акты).

- употребление устойчивых (шаблонных) словосочетаний (стандартных оборотов). Устойчивые словосочетания- это употребление большинства слов в служебных документах только с одним или ограниченной группой слов. Применение устойчивых или стандартных словосочетаний (готовых языковых клише) дает возможность:

- авторам - оперативно составлять документы;

- адресатам - облегчить восприятие документов,

- создать типовые (трафаретные) формы документов по стандартным ситуациям.

К наиболее используемым относятся следующие словосочетания: контроль возлагается..., выговор объявляется..., должностной оклад устанавливается..., в связи co сложным положением..., в целях обеспечения..., в соответствии с Вашей просьбой..., считаем необходимым..., согласно приказу..., принимая во внимание..., допущены просчеты..., утвердить и ввести в действие..., сообщаем, что в период…, направляем на рассмотрение и утверждение, проверкой установлено, что и т. п.

Деловая речь становится фразеологически устойчивой, наполняется готовыми языковыми формулами, трафаретами, штампами. Примером таких штампов являются, в частности, конструкции с отыменными предлогами, мотивирующими действия: в соответствии с решением (приказом, распоряжением), в связи с началом (возможностью, необходимостью), в целях улучшения (ограничения, экономии)и т. п. Подобные выражения (независимо от того, осознает это говорящий или нет) нередко начинают выполнять функцию терминов, отвечающих специфике той или иной управленческой ситуации.

Ту же роль играют так называемые канцеляризмы: исходатайствовать, завизировать, заслушать, надлежащий, непринятие (мер), малоупотребительные в других стилях языка.

- ограниченная сочетаемость слов.

ПравильноНеправильно

Вносить предложения Давать предложения

Предоставить кредит Выдать кредит

Обладать правом Владеть правом

Вступать в силу Входить в силу

Ограничение типов языковых единиц, используемых в деловых текстах, и общая регламентация формы документов обусловливают другую важнейшую особенность деловой речи -- высокую частотность отдельных языковых форм на определенных участках текстов документов. В качестве простейшего примера можно указать на абсолютное преобладание форм именительного падежа в элементах оформления документов, в текстах, построенных по принципу анкет или таблиц.

Тексты, в основе которых лежит «естественная» связная речь, разумеется, имеют более сложную грамматическую организацию. Однако и в этом случае воспроизводимость отдельных языковых единиц оказывается значительно более высокой, чем в других разновидностях речи. Главная причина этого явления -- сознательная установка на стандартизацию языка при отображении типовых ситуаций делового общения.

Так, в документах, как правило, не допускается использование неологизмов (даже образованных по традиционным моделям), если они не имеют терминологического смысла и могут быть заменены общелитературными словами. Если же они употребляются, то нуждаются в пояснениях в тексте (обычно в скобках).

При использовании терминов (а в деловом языке они распространены очень широко) не допускается искажение их формы или замена профессионализмами, жаргонизмами и т. п.

В деловой речи ограничены возможности лексической сочетаемости слов: служебное письмо -- составляется (не пишется) и направляется (не посылается), выговор -- объявляется, порицание -- выносится, оклад -- устанавливается и т.д.

- использование отглагольных существительных.

Правильно Неправильно

Оказать содействие Посодействовать

Оказать поддержку Поддержать

Произвести ремонт Отремонтировать

- употребление специальных терминов («решили», «постановили», «приказываю»);

- использование общепринятых сокращений. Это позволяет уменьшать объемы документов, ускорять восприятие информации. Сокращению подлежат: отдельные слова (например, рубль - руб.); словосочетания (например, и так далее - и т д.). При использовании сокращений необходимо учитывать, что они должны быть понятны адресату, одинаковы по всему тексту документа (например, недопустимо в одном тексте использовать сокращение слова «господину» как «г.» и «г-ну»).

- использование универсальных слов с неопределенным значением;

- исключение из текста архаизмов («сего года», «при сем направляем»).

Правильно Неправильно

Продлить пролонгировать

объявление анонс

представить репрезентовать

Сопоставление деловых, научных, публицистических (газетных) и художественных текстов позволяет выделить и некоторые грамматические особенности официально-делового стиля:

1. Преимущественное использование простых предложений (как правило, повествовательных, личных, распространенных, полных). Вопросительные и восклицательные предложения практически не встречаются. Из односоставных активно употребляются только безличные и в некоторых видах документов (приказах, служебных письмах) -- определенно-личные:

В целях... необходимо выделить...; В случае... придется сократить...; Приказываю...; Обращаем Ваше внимание...

Из сложных предложений более распространены бессоюзные и сложноподчиненные с придаточными изъяснительными, определительными, условными, причины и цели, а также конструкции типа:

выполнили договорные условия, что позволяет...

Широкое употребление конструкций с отыменными предлогами.

В порядке надзора...; В связи с отказом...;...по причине недоотгрузки материалов) позволяет избегать употребления сложноподчиненных предложений с придаточными причины, цели, условными. Придаточные части места и времени вообще малоупотребительны.

2.Использование предложений с большим числом слов, что обусловлено:

1) распространенностью предложений. Очень часты, например, конструкции с последовательным подчинением однотипных падежных форм (обычно форм родительного падежа):

Назначение заместителя начальника цеха термообработки металла Т.Н. Николаева на должность главного инженера завода поддержано всем коллективом предприятия;

2) обилием предложений с однородными членами (их число даже в линейно записанных фразах может достигать двадцати и более); крайним случаем сложных перечислений являются рубрицированные построения типа:

...постановляет:

1. Определить... а)... б)... в)...;

2. Организовать... а)... б)... в)...;

3.Назначить...,

причем каждая рубрика может быть любой сложности (включать однородные члены предложения, дополняться самостоятельными предложениями и т.д.); рубрицированные перечисления могут включать десятки и даже сотни слов.

На размеры предложений в деловом языке не очень влияет даже наличие или отсутствие в них обособленных оборотов. При этом активно используются только причастные обороты и обособленные дополнения с мотивирующими отыменными предлогами. Деепричастные обороты встречаются редко, причем обычно они представляют собой устойчивые конструкции типа:

исходя из...; принимая во внимание...; учитывая, что...

3. Активное использование страдательных конструкций типа:

представляется возможность..., комиссией было обнаружено...

и безличных форм, хотя в целом документ составляется, как правило, от третьего лица.

4. Использование нетипичных для других языковых стилей способов словоизменения, например развитие форм множественного числа у отвлеченных существительных. Весьма специфичны такие способы управления, как:

закончить строительством, принять с хорошим качеством, передать по принадлежности и т.п.

Несмотря на то, что подобные обороты встречаются в деловой речи довольно часто, по-видимому, их следует избегать, поскольку они не соответствуют нормам общелитературного словоупотребления.

Таким образом, процесс стандартизации деловой речи охватывает все уровни языка -- и лексику, и морфологию, и синтаксис. В итоге складывается устойчивый речевой стереотип, воспринимаемый говорящими как особый, функционально ориентированный тип языкового нормирования текстов, т. е. особый функциональный стиль.

Общая схема стандартизации деловой речи в целом достаточно проста: типовая ситуация -- стандартизованная речевая манера. Однако языковые средства, используемые деловой речью, достаточно многообразны: причем они отлично приспособлены для передачи весьма специфичной производственной, юридической, финансовой и административно-управленческой информации.

Деловая речь накопила огромное число проверенных многолетней практикой терминов, формул, оборотов речи. Кроме того, использование готовых, прочно вошедших в деловой обиход словесных формул и конструкций позволяет говорящему (пишущему) не тратить время на поиск определений, характеризующих стандартные ситуации. Стандартизация (точнее, терминологизация) деловой речи существенно повышает информативность документов, заметно облегчает их восприятие и оценку специалистами, что способствует большей оперативности документооборота в целом.

Совершенно не правы те, кто видит в стандартизации деловой речи «обеднение» и даже «порчу» литературного языка. Плох не «канцелярит» как таковой -- напротив, его развитие соответствует общим закономерностям эволюции современного общества, например все большей автоматизации труда, внедрению компьютерных способов обработки, передачи и хранения информации. Плохо злоупотребление «кацеляритом» там, где он неуместен, -- в публицистике, в художественной литературе, в обиходном общении.

16. Какие требования предъявляются к оформлению протокола?

Протокол – документ, в котором фиксируется последовательность и содержание обсуждения коллегиальным органом (совещанием, конференцией, советом и т.п.) поставленных вопросов и принятых решений. Важность протокола как документа определяется тем, что это основной способ выработки решений на всех уровнях коллективного управления. Протоколы бывают:

1) развернутыми (полными), которые содержат не только суть, но и характер обсуждения;

2) краткими – без приведения обсуждения.

В состав реквизитов протокола входят:

1. Наименование документа (ПРОТОКОЛ).

2. Дата заседания.

3. Коллективный орган.

4. Номер протокола.

5. Место заседания.

6. Гриф утверждения (если он утверждается).

7. Заголовок.

8. Текст.

9. Подписи: председатель и секретарь.

Текст протокола состоит из вводной и основной частей. Во вводной части приводятся данные о председателе, секретаре и присутствующих членах коллегиального органа и излагается повестка дня.

Основная часть строится в такой последовательности: Слушали – Выступили – Постановили (Решили). Все реквизиты и их части, кроме пунктов повестки дня, разделов слушали-выступили-постановили, печатают от начала строки.

Схематически пример протокола выглядит так:

Протокол

00.00.00. №00

Место составления

Форма заседания

Председатель И.О.Фамилия

Секретарь И.О.Фамилия

Присутствовали 00 человек (указываются Ф.И.О или прилагается список присутствующих в алфавитном порядке, столбцом)

Повестка дня:

1. Первый вопрос (формулировка). Доклад (наименование должности, Ф.И.О в родительном падеже).

2. Второй вопрос (формулировка). Доклад (наименование должности, Ф.И.О в родительном падеже).

1. Слушали:

И.О.Фамилия (в именительном падеже) – краткое или развернутое изложение содержания выступления (от первого лица).

И.О.Фамилия – излагается содержание выступления (после фамилии в скобках может быть приведена должность выступающего).

Постановили:

1.1. Излагается формулировка постановления по первому вопросу – указывается действие в неопределенной форме (поручить, организовать и т.п.), исполнитель (должностное лицо, структурное подразделение), срок исполнения.

1.2. Аналогично оформляется п.2 по первому вопросу.

2. Слушали:

Оформление второго вопроса повестки дня строится аналогично первому.

Председатель (личная подпись) И.О.Фамилия

Секретарь (личная подпись) И.О.Фамилия

В необходимых случаях практикуется оформление выписок из протокола. Оформление и заверение выписок подобно оформлению выписок из приказа по основной деятельности.

17. Как оформить докладную, служебную и объяснительную записки?

Докладная записка — это документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Обычно докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Докладная записка может быть внешней или внутренней. Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя — руководителю подразделения или организации; внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя с целью повысить эффективность деятельности организации.

Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние — на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами докладной записки являются наименование организации (для внутренней - наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и номер, место составления (для внешней докладной записки), адресат, заголовок тексту, подпись. В настоящее время для успешной работы нашего агентства необходимо увеличение базы данных о потенциальных клиентах. Одним из наиболее реальных путей ее расширения является постоянный анализ средств массовой информации, в частности, прессы (информация о наиболее крупных клиентах агентства была получена из аналитического журнала «Эксперт»).

Внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделениях и руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.

Датой докладной записки является дата ее составления и подписания.

Объяснительная записка — это документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, случая, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательными реквизитами объяснительной записки являются наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, подпись.

Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая - причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Объяснительную записку подписывает ее составитель. Датой объяснительной записки является дата ее составления и подписания.

Служебная записка — это информационно-справочный документ, инструмент деловой переписки внутри организации.

Составляется служебная записка с целью освещения каких-либо деловых вопросов, касающихся работы отдела или конкретного работника, решение которых зависит от другого структурного подразделения организации либо сотрудника.

Написание служебных записок, в отличие от докладных записок, осуществляется между структурными подразделениями либо сотрудниками равнозначного должностного статуса, которые не находятся в прямом подчинении.

Хотя форма написания служебной записки – произвольная, следующие реквизиты следует учитывать при ее составлении:

· «шапка», где указывается, кому она адресована (должность, фамилия, имя, отчество в дательном падеже);

· наименование документа – Служебная записка;

· дата составления и номер;

· заголовок к тексту документа - говорит о предмете служебной записки;

· текст документа – сначала идет описание сложившейся ситуации, затем какая-то конкретная просьба;

· должность составителя, подпись и расшифровка подписи – фамилия, имя, отчество автора.

18. Каковы современные требования к языку и стилю управленческих документов?

Документируемая информация должна излагаться предельно ясно, четко и недвусмысленно – это основное требование письменного делового общения. К языковым средствам и стилю изложения информации в документе предъявляются особые требования:

– однозначность используемых слов и терминов;

– нейтральный тон изложения;

– соблюдение лексических, грамматических, стилистических норм, обеспечивающих точность и ясность изложения;

– смысловая достаточность и лаконичность текста.

Смысловая точность письменного высказывания в значительной степени обусловлена точностью словоупотребления, т.е. использованием слов согласно их значениям. Слово в тексте документа должно употребляться только в одном значении, принятом в официально-деловой письменной речи. В связи с этим затруднения в употреблении могут вызывать слова-паронимы (слова, близкие по звучанию, родственные, однокоренные слова, различающиеся значением).

Невнимание к оттенкам значений, окраскам слов-синонимов также может приводить к смысловым нарушениям в текстах документов. Так, слова построить (стилистически нейтральное), возвести (стилистическая окраска «высокое»), соорудить (создать нечто технически сложное); воздвигнуть (построить что-либо значительное, высокое) различаются стилистическими окрасками, оттенками значений и имеют разную сочетаемость: ПРАВИЛЬНО: построить склад, соорудить мост, воздвигнуть арку; НЕПРАВИЛЬНО: возвести склад, соорудить киоск, воздвигнуть жилой дом.

Крайне нежелательно использование в текстах деловой документации профессионализмов. Например: пересадка вместо трансплантация; кардан вместо карданное устройство. Область применения профессионализмов – устная речь, их использование в письменной речи делового общения является стилистической ошибкой. Например:

Дострой вместо завершение строительства;

Незавершенка вместо незавершенное строительство;

Студенты-дневники вместо студенты дневного обучения;

Безнал, безналичка вместо безналичный расчет и т.д.

При употреблении терминов в деловой документации необходимо следить за тем, чтобы термин был понятен как автору, так и адресату. Если термин является малоупотребительным и его значение может быть непонятным, следует прибегнуть к одному из предлагаемых способов:

– дать официальное определение термина, например: факторинг – продажа права на взыскание долгов;

– уточнить, расширить содержание термина словами нейтральной лексики, например: невыполнение договора вызвано форс-мажорными обстоятельствами (ливневыми дождями размыло пути сообщения с заводом);

– убрать термин и заменить его общепонятным словом или выражением.

Трудности в восприятии текста документа может вызывать неоправданное использование заимствованных слов. Наиболее типичная ошибка – немотивированное употребление иноязычных слов вместо уже существующих для обозначения понятий привычных слов, например: паблисити вместо реклама; эксклюзивный вместо исключительный.

В документах не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы и историзмы). Следует писать не при сем направляем, а направляем; не сего года, а этого года (текущего года); не настоящим сообщаем, а сообщаем, не настоящим акт составлен, а акт составлен; не каковой, а который; не вышепоименованный, а указанный выше.

Довольно часто в текстах документов встречаются ошибки, вызванные неправильным употреблением предлогов по, в, с, благодаря и некоторых других. Конструкции с предлогом по и без него различаются стилистической окраской: конструкции без предлога – общеупотребительны, с предлогом – характерны для деловой речи, например: меры по усовершенствованию, опыты по разведению, мероприятия по предупреждению, расходы по ремонту, центр по подготовке.

Вместе с тем не допускается употребление предлога по вместо предлога о (об), если речь идет о конкретной теме, содержании беседы, разговора, выступления, например: отчитаться о работе, доклад об итогах работы, переговоры о новой сделке.

Исключением являются выражения: по невниманию, по небрежности, по вине.

Предлог благодаря употребляется только в тех случаях, когда речь идет о положительных изменениях; в случае негативных последствий следует употреблять предлог из-за, например: Благодаря высокой технической квалификации специалистов поставленная задача была решена на высоком техническом уровне. Но: Из-за низкого качества строительных работ значительное время уйдет на устранение неполадок.

При употреблении числительных в текстах документов следует помнить, что однозначные числа воспроизводятся словом, а в случае, если есть указание меры – цифрой (не более пяти рейсов, но 9 кг). Составные числительные записываются цифрами, за исключением тех случаев, когда числительное стоит в начале предложения (Сто наименований компакт-дисков, но комиссия забраковала 5 объектов). Порядковые числительные записываются с указанием падежных окончаний (до 16-го разряда). В финансовых документах наряду с цифровой записью дается словесная расшифровка.

В официально-деловой письменной речи сложились правила расположения определений. Так, согласованные определения (выраженные прилагательными) ставятся перед определяемым словом, а несогласованные (выраженные словосочетанием) – после него. Например: актуальный вопрос, оптовый рынок; вопрос первостепенного значения, рынок оптовой продукции.

При сочетании согласованного и несогласованного определений первое обычно предшествует второму, например: актуальный всесоюзного значения вопрос.

В обычном тексте существительное следует за числительным. При табличной или анкетной записи, наоборот, числительное следует за существительным. Например: семнадцать единиц продукции, десять дней, шестьсот штук; но в таблице: количество единиц продукции – 17.

При построении словосочетаний следует учитывать, что большинство слов в письменной деловой речи употребляется только с одним словом или с ограниченной группой слов. Например: приказ – издается; контроль – возлагается; цена – устанавливается; задолженность – погашается; рекламация (претензия) – предъявляется; платеж – производится; счет – выставляется (оплачивается); оплата – производится (гарантируется); должностные оклады – устанавливаются; порицание – выносится; договоренность – достигается; кредит выделяется и т.п. – глагольные сочетания; доводы – веские; цены – низкие, высокие; скидки – значительные, незначительные; необходимость – настоятельная; сотрудничество – взаимовыгодное, плодотворное, успешное; рентабельность – высокая, низкая; расчеты – предварительные, окончательные и т.п. – именные сочетания.

Нарушение сочетаемости слов официально-деловой окраски воспринимается как стилистические и лексические ошибки и недочеты. Так, в текстах документов не должны появляться словосочетания типа: дешевые цены, командированные расходы, осуществить оплату, представить справку (лексические ошибки). Недопустимы также в текстах документов сочетания типа: дать кредит, большие скидки, так как они соответствуют разговорной норме делового общения, а их появление в письменной речи является стилистической ошибкой.

При выборе устойчивого языкового оборота следует учитывать особенности фразеологии, сложившейся в официально-деловой речи. При употреблении сравнительной степени предпочтительней сложная форма: менее важный, более сложный (а не важнейший, сложнейший). При выражении превосходной степени наиболее употребительна форма с приставкой: наибольший эффект, наименьший результат или сочетание положительной степени с наречием «наиболее»: наиболее важный.

В традиции русского делового письма предпочтительным является употребление страдательных конструкций вместо действительных. Например: не мы выполним, а нами будет выполнено; не Вы предлагаете, а Вами предложено. Страдательный залог, как правило, используется при необходимости подчеркнуть факт совершения действия (оплата гарантируется, предложение одобрено). Однако для придания тексту большей убедительности, а также в случае, когда необходимо указать конкретное лицо или организацию как субъект юридической ответственности, более предпочтительной является форма действительного залога (Завод «Металлист» срывает поставку сырья; Руководитель кооператива не обеспечил технику безопасности и т.п.).

Основное т