Назначение, особенности интерфейса и новые возможности MS Excel 2007

Занятие 1 (2.2.1) Назначение и особенности интерфейса MS Excel. Создание документа. Ввод данных.

Назначение, особенности интерфейса и новые возможности MS Excel 2007

Табличные процессоры предназначены для создания электронных таблиц и автоматизации обработки табличных данных.

Табличный процессор Microsoft Excel – ведущая программа, обработки электронных таблиц.

Microsoft Excel – это прикладная программа, обладающая эффективными средствами обработки числовой информации, представленной в виде электронных таблиц.

Интерфейс MS Office Excel 2007 оптимизирован для упрощения поиска и использования функций, ускорения процесса работы.

Рисунок 1 - Окно MS Office Excel 2007

Новая версия программы MS Office Excel 2007 дает возможность анализи­ровать, совместно использовать и обрабатывать данные для принятия более обоснованных экономических решений. Программа содержит новый, ориен­тированный на результаты интерфейс MS Excel 2007. В комплект программы включены представления сводной таблицы, которую можно легко создавать и использовать для анализа экономических данных, а также улучшенные средства составления формул с новейшими возможностями визуализации данных. Это значительно ускоряет создание профессионально оформленных диаграмм и таблиц.

Службы Excel Services обеспечивают совместное использование и управ­ление электронными таблицами, содержащими важную деловую информа­цию. Интерфейс MS Office Excel 2007 был оптимизирован и подвергся пере­работке с целью упрощения поиска и использования функций, что в целом ускоряет процесс работы экономического объекта, а значит позволяет быст­ро реагировать, т. е. иметь существенное преимущество перед конкурентами.

Новые технологии дают возможность выделять и выбирать — вместо того чтобы просматривать возможности в диалоговых окнах. Богатый набор функций нового пользовательского интерфейса MS Office Excel 2007 позво­ляет быстрее добиваться желаемых результатов и обеспечивает удобное соз­дание электронных таблиц.

Новые функции в Excel 2007:

- СУММЕСЛИМН и СЧЕТЕСЛИМН - работают аналогично классическим функциям СУММЕСЛИ и СЧЕТЕСЛИ, но умеют проверять не одно, а несколько условий (до 128 условий). Таким образом, попытки суммировать значения из списка, удовлетворяющие нескольким критериям - вчерашний день.

СРЗНАЧЕСЛИМН - аналогична двум предыдущим, но считает не сумму, а среднее арфиметическое

ЕСЛИОШИБКА - выдает одно значение, если значение в ячейке ошибочно и другое, если правильно. Раньше приходилось при помощи функций ЕОШ, ЕНД и им подобных проверять разные типы ошибок по отдельности, теперь же все стало проще:

Кроме того, теперь при вводе функций с клавиатуры появляется подсказка - выбор вариантов (как при вводе команд в программировании, если кто понимает):

Вот наглядный список еще некоторых нововведений:

- Память Объем буфера для формул и сводных таблиц увеличен до 2Гб по сравнению с 1Гб в Excel 2003, 128 Мб в Excel 2002, и 64 Мб в Excel 2000.

- Сортировка Уровни сортировки увеличены с 3 до 64.

- Автофильтр Объем выпадающего списка увеличен с 1000 до 10000 элементов.

- Максимальная длина формулы Увеличена с 1000 до 8000 знаков.

- Вложенность функции ЕСЛИ Увеличена с 7 до 64.

- Предельное количество форматов ячеек в книге Увеличено с 4000 до 64000.

- Количество цветов Увеличено с 56 до 4.3 млн.

- Количество символов в ячейке Увеличено с 1024 до 32000

- Количество откатов (Undo) увеличено с 16 до 100

- Появилась возможность многопоточных вычислений (для многоядерных процессоров)

Новые возможности автофильтра:

- возможность множественного выбора

- возможность фильтровать и сортировать ячейки не только по их значениям, но и по цвету

- фильтры на текстовые значения теперь проще найти

- если в фильтруемом столбце содержатся даты, то новый автофильтр со старым лучше не сравнивать вообще.

Основные понятия

Электронная таблица – это компьютерный эквивалент обычной таблицы; удобный инструмент для автоматизации вычислений, созданный в табличном процессоре.

Первая версия MS Excel появилась в 1985 году и обеспечивала только простые арифметические операции в строку или в столбец. В 1993 году вышла пятая версия MS Excel, ставшая составной частью интегрированного пакета Microsoft Office и обладает структурой управления, аналогичной другим программам MS Office.

В настоящее время MS Excel представляет собой достаточно мощное средство разработки информационных систем, которое включает как электронные таблицы, так и средствами визуального программирования (Visual Basic for Application (VBA). С помощью VBA можно автоматизировать всю работу, начиная со сбора информации, её обработки до создания итоговой документации, как для офисного пользователя, так и для размещения на Web-узле.

Важнейшей функцией MS Excel являются операции над числовыми данными, выполняемые с помощью формул, и автоматический пересчет результатов при изменении исходных данных. Электронные таблицы позволяют производить обработку текста, прогнозировать бюджет на основе сценария, публиковать рабочие листы и диаграммы в Интернете.

MS Excel содержит большое количество встроенных функций, предназначенных для выполнения расчетов различного типа: математических, статистических, финансовых; средства визуализации данных с помощью диаграмм, что сделало MS Excel наиболее популярной пользовательской программой, применяемой в науке, технике, делопроизводстве.

Объектами табличного процессора Excel 2007 являются электронная книга, лист, электронная таблица, строка, столбец, ячейка, диапазон, диаграмма и др.

Количество листов книги ограничивается лишь объемом свободной оперативной памяти компьютера и на них могут быть расположены электронные таблицы, диаграммы, графики, графические изображения, документы Microsoft Word, звукозаписи, видеоклипы и др.

Каждый лист книги имеет имя, которое указывается на ярлычке листа. Если на листах размещаются электронные таблицы, то такие листы по умолчанию имеют имена Лист1, Лист2 и т. д. Если листы предназначены для размещения только диаграмм, то такие листы по умолчанию имеют имена Диаграмма1, Диаграмма2 и т. д.

Электронная таблица табличного процессора Excel 2007 содержит
1 048 576 строк (номера от 1 до 1 048 576), 16 384 столбцов (по умолчанию их номера состоят из букв английского алфавита: A, B, С,..., Z, АА, АВ,..., ZZ, ААА, ААВ,..., XFD), всего 17 179 869 184 ячейки.

Элемент, находящийся на пересечении столбца и строки называется - ячейкой (клеткой).

Каждая ячейка электронной таблицы имеет адрес (ссылку). Адрес ячейки задается номерами столбца и строки, на пересечении которых она находится, например A1, С3, D17. Всегда одна из ячеек электронной таблицы текущая. Ее адрес отображается в поле Имя. Она выделяется табличным курсором в виде черной рамки, а номер строки и номер столбца текущей ячейки выделяются другим цветом фона.

Ссылки в Excel бывают трех типов:

- Относительные ссылки; например, A1;

- Абсолютные ссылки (не изменяются при копировании и перемещении); например, $A$1;

- Смешанные ссылки; например, $A1 или A$1 (они наполовину относительные, наполовину абсолютные).

Прямоугольная область таблицы (две или больше ячеек листа) называется диапазоном (интервалом, блоком) ячеек. Она задается адресами верхней левой и правой нижней ячеек блока, перечисленными через двоеточие.

В диапазон ячеек могут входить как смежные, так и несмежные ячейки. Прямоугольный диапазон ячеек, который состоит из смежных ячеек, называется связным.

Диапазон ячеек, как и отдельная ячейка, имеет адрес. Адрес связного диапазона ячеек задается адресами двух ячеек, расположенных в его противоположных углах, которые разделены двоеточием, например, A3: A7, B11: D11, G9: C3.

Строка и столбец также являются диапазонами ячеек. Например, адресом диапазона ячеек, в который входят все ячейки десятой строки, есть адрес 10: 10, а адресом диапазона ячеек, в который входят все ячейки столбца B, есть адрес В: В.

Чтобы указать адрес несвязного диапазона ячеек, нужно указать адреса его связных частей, разделив их точкой с запятой.

Ячейки рабочего листа электронной таблицы могут содержать:

- исходные или первичные данные – константы;

- производные данные, которые рассчитываются с помощью формул или функций.

Данные в ячейках таблицы могут относиться к одному из следующих типов: текст, числа, формулы .