Стили документа

Создание шаблона документа в MS Word

Методические указания к проведению лабораторных работ

по дисциплине «Информатика»

Комсомольск-на-Амуре 2016

УДК 658.512.2

Создание шаблона документа в MS Word: Методические указания к выполнению лабораторной работы / Сост. Е.А. Малашевская, Е. В. Абрамсон. - Комсомольск–на-Амуре: ФГБОУВПО «Комсомольский-на-Амуре государственный технический университет», 2016.

Методические указания предназначены для студентов дневного отделения всех специальностей при изучении дисциплины «Информатика».

Содержание:

Создание шаблона документа в MS Word. 1

Краткие сведения из теории. 4

Шаблон документа. 4

Стили документа. 4

Списки. 5

Оглавление. 6

Задание. 9

Цель работы – научиться создавать и настраивать шаблоны документов в соответствии с заданными требованиями к оформлению.

Краткие сведения из теории

Шаблон документа

Шаблон — это тип документа, при открытии которого создается его копия. В Microsoft Office Word 2007 шаблон может иметь расширение dotx или dotm (файл типа dotm позволяет выполнять макросы в файле).

Например, бизнес-план — распространенный документ, часто создаваемый в Word. Вместо создания структуры бизнес-плана с самого начала можно использовать шаблон со стандартным макетом страницы, шрифтами, полями и стилями. Остается лишь открыть шаблон и заполнить документ соответствующим текстом и данными. При сохранении в виде файла.docx или.docm документ сохраняется отдельно от шаблона, на котором он основан.

Шаблоны — это обычные документы, но содержащие рекомендуемые разделы или обязательный текст, а также элементы управления содержимым, такие как стандартный раскрывающийся список или специальная эмблема. Можно добавить защиту для раздела шаблона или можно применить к шаблону пароль, защищающий содержимое шаблона от изменений.

Стили документа

Дизайнеры, профессионально занимающиеся подготовкой документов, знают, что использование одного шрифта во всем документе гарантирует качественное и ненавязчивое оформление. Еще более удачного эффекта позволяет добиться создание контраста на основе двух разных шрифтов. В каждой теме Office определены два шрифта — один для заголовков и один для основного текста. Для этих элементов может использоваться один шрифт или два разных шрифта. Во всех программах выпуска 2007 Office эти шрифты используются для создания автоматических стилей текста. Кроме того, в коллекциях экспресс-стилей (Быстрые стили. Набор параметров форматирования, облегчающий форматирование документов и объектов.) для текста и объектов WordArt (WordArt. Текстовые объекты, созданные с помощью готовых эффектов, к которым можно применить дополнительные параметры форматирования.) используются те же шрифты темы (Шрифты темы. Набор шрифтов, который состоит из основного и дополнительных шрифтов и применяется к файлу. Шрифты темы, цвета темы и эффекты темы составляют тему.).

Изменение шрифтов темы в Office PowerPoint 2007 приводит к обновлению текста всех заголовков и маркированных списков в презентации. В предыдущих выпусках PowerPoint подобные глобальные изменения необходимо было производить в образце слайда (Образец слайдов. Основной слайд, содержащий сведения о теме и структуре презентации, в том числе параметры фона, цветов, шрифтов, эффектов, размер и положение местозаполнителей.).

При нажатии кнопки Шрифты в группе Темы имена шрифтов заголовков и основного текста, применяемые в каждой теме, отображаются под названием темы. Можно изменить оба эти шрифта для создания собственного набора шрифтов темы.

Списки

Списки – это фрагменты текста, пункты которого отмечены специальными знаками. Списки могут быть маркированными, нумерованными и многоуровневыми.

Для работы со списками служат пять верхних кнопок панели Абзац вкладки Главная. Список можно создавать изначально, а можно из уже существующего текста. Если необходимо сделать список из уже существующего текста, то надо выделить фрагмент, который подлежит форматированию и выбрать тип списка. При этом выделенный текст будет разбит по пунктам списка согласно абзацам (каждый абзац – это новый пункт списка). Во время выбора типа списка при наведении курсора на соответствующий вариант выделенный текст будет сразу предварительно форматироваться, давая пользователю быстро оценить пригодность того или иного варианта.

Нумерованный и маркированный список также могут быть созданы с использованием команд Маркеры, Нумерация по нажатию на тексте правой кнопки мыши. При работе с маркированными и нумерованными списками можно создавать свой стиль оформления списка. Для этого нужно в соответствующих диалоговых окнах выбрать пункт Определить новый маркер или Определить новый формат номера. Чтобы в нумерованном списке начать список не с первого номера, нужно использовать пункт Задать начальное значение окна задания параметров списка. В появившемся окне в зависимости от поставленной задачи надо установить переключатель в одно из двух положений: Начать новый список или Продолжить предыдущий список и в поле Начальное значение задать номер первого пункта списка (При формировании многоуровневого списка, чтобы задать создание маркеров очередного уровня, можно использовать клавишу Tab (либо кнопку Увеличить отступ на панели Абзац). Вернуться к вводу данных предыдущего уровня можно, нажав сочетание Shift+Tab (либо кнопку Уменьшить отступ на панели Абзац). При необходимости редактирования многоуровневого списка, щелкните кнопкой мыши на кнопке Многоуровневый список – Определить новый многоуровневый список. Здесь можно настроить формат номера, расстояние, тип шрифта и другие параметры списка. Если необходимо сформировать новый стиль списка, то нужно воспользоваться пунктом Определить новый стиль списка. В появившемся окне можно настроить все необходимые параметры стиля, а также задать область действия нового формата.

Замечание. Word автоматически создает новый нумерованный список, когда абзац начинается с цифры «один» с точкой.

Оглавление

Оглавление – это список заголовков документа. Для того чтобы быстро сделать оглавление, документ должен быть отформатирован согласно встроенным форматам уровней структуры или стилей заголовков. Сборка оглавления происходит в несколько этапов:

· Word находит заголовки с заданными стилями.

· Заголовки сортируются по уровням.

· Каждый заголовок снабжается соответствующим номером страницы.

Чтобы создать оглавление:

· установив курсор в месте вставки оглавления, нажмите кнопку Оглавление панели Оглавление вкладки Ссылки (рисунок 2);

· в открывшемся окне выберите нужный формат оглавления (автособираемое или ручное). При необходимости дополнительных настроек оглавления, нажмите кнопку Оглавление... окна и настройте количество уровней оглавления, заполнитель, отображение и положение номеров страниц (рисунок 1, 2).

Замечание. По умолчанию в оглавление включаются текст, отформатированный стилями:

- Заголовок 1 (первый уровень оглавления),

- Заголовок 2 (второй уровень оглавления) и т. д. Для того, чтобы включить в оглавление заголовки других стилей и назначить им другие уровни, нужно, нажав кнопку Параметры, выполнить соответственную настройку стилей уровням оглавления.

Рисунок 1

Рисунок 2 – Диалоговое окно Оглавление

Для быстрой правки уже существующего оглавления сделайте щелчок в поле оглавления. Кнопка Обновить таблицу служит для обновления в оглавлении номеров страниц элементов.