Лекция 5

Информационные технологи в решении отдельных управленческих задач (часть 1)

Вопрос 1. Системы автоматизации документооборота и их роль

По материалам статьи Автоматизация хаоса, или зачем нужны системы электронного документооборота В.Сенкевича, Управляющего директора PayBot LLC

" Хаос автоматизировать невозможно! "

Распространённое заблуждение

" Автоматизированный хаос не перестанет быть хаосом! "
Ещё одно распространённое заблуждение.

Необходимость системы для предприятия

Плохой системе заказчики мешают. Выбрав плохую систему автоматизации, заказчики часто в результате получают не работающую систему, а стандартный набор претензий поставщика к заказчику - " у вас на предприятии не сделан реинжиниринг, бизнес-процессы не оптимизированы", " ваши сотрудники недостаточно квалифицированы" и т.п. и соответствующий вывод " в таких условиях автоматизировать вас невозможно". Чтобы избежать таких ситуаций, необходимо правильно подойти к оценке существующих на рынке систем. Ответ на этот вопрос очень прост - автоматизировать можно и нужно любое предприятие, даже если его бизнес-процессы размыты и неструктурированы. Наше время - время перемен, и среди предприятий многие либо ожидают реорганизации, либо находятся в процессе реорганизации, либо восстанавливают работоспособность после реорганизации (шутка).

Поэтому внедряемая система должна быть достаточно гибкой, чтобы позволить предприятию именно с помощью такой системы и начать процесс совершенствования бизнес-процессов. Более того, именно предприятия с несовершенными бизнес-процессами и нуждаются в первую очередь в системе, являющейся инструментом, с помощью которого этот процесс начнется. Если на предприятии реализован электронный документооборот и сотрудники получают возможность видеть на экране компьютера все документы, задачи и поручения, с которыми они должны работать в данный момент, а руководители имеют возможность видеть в режиме реального времени ход выполнения бизнес-процессов, например, исполнение заказов клиентов, приём новых сотрудников на работу, текущее состояние исполнения договоров, взаимодействие между разными подразделениями компании и т.п., то именно наличие этих возможностей и позволит компании начать совершенствование своих бизнес-процессов.

Автоматизированный хаос становится хаосом контролируемым, измеряемым и способным к упорядочению. Автоматизация существующих бизнес-процессов предприятия позволяет оценить меру хаоса и сделать процесс упорядочения бизнес-процессов естественным и эволюционным.

Реинжиниринг бизнес-процессов без их автоматизации дает результаты худшие, чем автоматизация хаоса. Реинжиниринг бизнес-процессов фактически на бумаге (даже если эти бумаги и готовятся в электронном виде), создание описаний бизнес-процессов вне рамок самих бизнес-процессов приводит к тому, что описания бизнес-процессов и сами бизнес-процессы существуют отдельно и независимо друг от друга. Что совершенно не гарантирует адекватности этих описаний реальным бизнес-процессам, а с учётом того, что реальные бизнес-процессы имеют обыкновение с течением времени изменяться, через некоторое время делает эти описания совсем малополезными. Если же и сотрудники предприятия, участвовавшие вместе с консультантами в описании и реинжиниринге бизнес-процессов, в результате реорганизации переходят в другие подразделения или увольняются, то через некоторое время следы этой бурной деятельности найти уже трудно, разве что в архиве.