Характеристики эффективного контроля

Эффективный контроль, способный обеспечить достижение целей организации, должен:

• иметь стратегическую направленность;

• быть ориентированным на результаты;

• соответствовать контролируемому виду деятельности;

• быть своевременным;

• быть достаточно гибким, напористым и приспосабли­ваться к происходящим изменениям;

• быть простым с точки зрения тех целей, для которых он предназначен;

• быть экономичным.

Стратегическая направленность контроля предполагает от­ражение в нем и поддержку общих приоритетов организации. Деятельность в областях, которые не имеют стратегического значения, следует измерять не очень часто, и о полученных ре­зультатах можно никому и не сообщать до тех пор, пока откло­нения не станут необычно большими. Однако если высшее ру­ководство считает, что какие-то виды деятельности имеют стра­тегическое значение, то в каждой такой области обязательно должен быть налажен эффективный контроль, даже тогда, когда эта деятельность с трудом поддается измерению.

Ориентация на результаты контроля вытекает из того, что его конечная цель состоит не в том, чтобы собрать информацию, устано­вить стандарты и выявить проблемы, а в том, чтобы решить задачи, стоящие перед организацией. Проведение измерений и оповещение об их результатах важно только как средство достижения этой цели. Если вы хотите сделать контроль эффективным, то должны тщатель­но следить за тем, чтобы эти самоочевидные средства контроля не заняли более важного места, чем подлинные цели организации.

Соответствие контролируемому виду деятельности — для то­го чтобы быть эффективным, контроль должен объективно из­мерять и оценивать то, что действительно важно. Неподходящий механизм контроля может скорее маскировать, а не собирать критически важную информацию.

Своевременность контроля заключается не в исключитель­но высокой скорости или частоте его проведения, а во времен­ном интервале между проведением измерений или оценок, ко­торый адекватно соответствует контролируемому явлению. Наи­более подходящий временной интервал определяется с учетом вре­менных рамок основного плана, скорости изменений и затрат на проведение измерений и распространение полученных результатов.

Важнейшей целью контроля остается устранение отклонений прежде, чем они примут угрожающий характер. Таким образом, сис­тема эффективного контроля — это система, которая дает нужную информацию нужным людям до того, как разовьется кризис.

Гибкость и напористость контроля предполагают, что контроль, как и планы, должен быть достаточно гибким и приспосабливаться к происходящим изменениям. Незначительные изменения планов редко бывают сопряжены с необходимостью серьезных изменений в сис­теме контроля. Без достаточной и весьма значительной степени гибкости система контроля будет не действенна в тех ситуациях, для ко­торых она предназначалась. Так, если неожиданно возникает новый фактор издержек, вызванный, скажем, необходимостью апаптации к недавно принятому новому законодательству, то до тех пор, пока он не будет встроен в систему контроля организации, система контроля не сможет отслеживать производственные издержки.

Многие системы управления начинают заметно хромать именно на стадии контроля. Либо контроль отсутствует полно­стью, либо делаются необъективные выводы. Зачастую причи­ной является отсутствие настойчивости. Вместо напористости управленческого поведения действуют агрессивно (за счет дру­гих), скрыто или вяло агрессивно (балансируя, самоустраняясь). На стадии контроля можно, делая выводы, проанализировать управленческое поведение, приведшее к определенным резуль­татам, с помощью способа, представленного на рис. 7.3.

На рисунке видно, что наилучших результатов можно ожидать при настойчивом и гибком управленческом поведении. На стадии кон­троля уместно делать выводы и в отношении управленческого поведе­ния, поскольку оно в значительной степени влияет на результаты.

Следует отметить, что эффективный контроль — это простейший контроль с точки зрения тех целей, для которых он предназначен. Простейшие методы контроля требуют меньших усилий и более эко­номичны. Но главное состоит в том, что сложная система контроля, непонятная людям, вызывающая отторжение у них, не может быть эффективной. Избыточная сложность ведет к беспорядку, равносиль­ному потери контроля над ситуацией. Для того чтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать потребностям и возможностям людей, взаимодействующих с ним и реализующих его.

Экономичность контроля предполагает, что все затраты, со­вершаемые организацией, должны приводить к увеличению ее пре­имуществ и доходов. Затраты средств должны приближать организа­цию к поставленным целям. Таким образом, если суммарные затра­ты на систему контроля превосходят создаваемые ею преимущества, организации лучше не использовать эту систему контроля вообще или ввести менее тщательный контроль. Поскольку в контроле скрыто много побочных затрат, таких как затраты рабочего времени и отвлечение ресурсов, которые могли бы быть затрачены на реше­ние других задач, поскольку для того, чтобы контроль был экономи­чески оправдан, отношение затрат к возможной прибыли у него должно быть довольно низким. Для того чтобы определить реальное соотношение затрат и прибыли для системы контроля, необходимо рассматривать как долгосрочные аспекты, так и краткосрочные.

Любой контроль, который стоит больше, чем он дает для дос­тижения целей, не только не улучшает положение, но направляет работу по ложному пути, выпускает ситуацию из-под контроля.