Оформляем приказ о предоставлении отпуска и заполняем личную карточку

Чтобы направить сотрудника в отпуск, работодатель должен подготовить соответствующий приказ. Его составляют по унифицированной форме № Т-6 или № Т-6а либо по иной, утвержденной в организации (образец ниже). В приказе указывается наименование компании (20), номер (21) и дата его составления (22), фамилия, имя и отчество работника (23), его табельный номер (24), название структурного подразделения (25) и должности (26), период работы, за который предоставляется отпуск (27), количество дней основного отпуска (28), даты его начала и окончания (29), при наличии указывается вид иного отпуска (например, ежегодного дополнительного) (30), его длительность (31) и даты (32), суммарная продолжительность отдыха (33), и его период (34), подпись руководителя организации или иного уполномоченного лица (35) и работника (36).

После оформления приказа работодатель должен внести сведения об отпуске в раздел VIII личной карточки работника формы № Т-2. В ней указываются вид отпуска, период работы, количество календарных дней основного ежегодного оплачиваемого отпуска, дата его начала и окончания, а также основание. С записями об отпуске в личной карточке работника знакомить не нужно.

Как известно, отпуск предоставляется сотрудникам ежегодно. При определении периода за основу берется рабочий, а не календарный год (ч. третья ст. 124 ТК РФ). Например, если сотрудник поступил на работу 18 мая 2015 года, то первый рабочий год начинается с этой даты и заканчивается 17 мая 2016 года.

Если работник не отдыхал несколько лет, то в интересах работодателя как можно раньше отправить его в отпуск. В этом случае в приказе нужно по отдельности указать все периоды, за которые он предоставляется (ч. четвертая ст. 124 ТК РФ, письмо Роструда от 8 июня 2007 г. № 1921-6). Многие ошибочно полагают, что неиспользованный отпуск можно компенсировать деньгами. Это не совсем так. Денежная компенсация возможна только в отношении той части отпуска, которая превышает 28 календарных дней (ст. 126 ТК РФ). За все неиспользованные отпуска компенсация выплачивается только при увольнении (ч. первая ст. 127 ТК РФ).