Проектирование организаций

На сегодняшний день актуальной задачей является формирование научно обоснованных организационных структур и систем управления организацией. При этом основной задачей выступает определение того, какие элементы подлежат полной замене, какие должны войти в новую организацию полностью, а какие следует трансформировать и в какой степени. Все это – множество задач организационного проектирования, которые решаются при помощи системного подхода.

Задачи организационного проектирования обычно не удается представить формально по явно выраженному однозначному математическому критерию. Чаше всего это и количественная, и одновременно качественная многокритериальная проблема, не имеющая единственного решения. Это обусловлено, прежде всего, тем, что организационные системы управления (например, системы управления предприятиями, отраслями промышленности, регионами и т. д.) являются наиболее сложными для исследования системами и имеют следующие особенности:

– могут самостоятельно формировать цели и способность к самоорганизации;

– наличие многочисленных политических, социальных, экономических факторов, оказывающих влияние на нее;

– имеют высокую неопределенность исходных данных, что затрудняет возможности прогнозирования всех факторов, влияющих на процессы управления, и способствует низкой эффективности применения математических моделей для принятия управленческих решений;

– основная роль при принятии решений и организации их выполнения принадлежит человеку, что обусловливает характер процессов управления, а также ошибки при формировании целей и расходовании ресурсов на их достижение;

– наличие значительного количества и разнообразия связей и отношений между органами управления и отдельными руководителями, отсутствие четких границ между управляемой системой и объектами управления, имеющими сложную иерархическую структуру;

– ориентация на определенные социальные потребности.

Учитывая все эти особенности, говорят не о единственно верных, а о рациональных решениях, о приближении структуры к эффективному варианту, об эффективности организационного решения и т.д.

Для поиска варианта построения оргструктуры часто используются метод аналогий, организационное моделирование, экспертно-аналитический метод и т. п., сущность которых учитывает нечеткость исходной постановки задачи проектирования. При разработке структуры важно отойти от представления о структуре как о чем-то жестком и застывшем. Если представлять систему как нечто живое, развивающееся и изменяющееся, то найденные варианты структуры будут более жизнеспособными.

Методология проектирования организаций всегда явно или неявно исходит из представления организации как системы. В связи с этим выделяют следующие основные методологические принципы создания организационных систем [См.: Архипова Н. И., Кульба В. В., Косяченко С. А. и др. Исследование систем управления: учеб. пособие для вузов / Н. И. Архипова, В.В. Кульба, Косяченко С. А. и др. – М.: ПРИОР, 2002]:

1. Принцип новых задач. Проектирование оргсистем должно состоять не только в учете традиционно сложившихся методов и приемов управления, а в использовании всех возможностей современных информационных технологий и экономико-математического моделирования для оптимального функционирования и развития предприятия.

2. Принцип комплексного или системного подхода при разработке организационных систем. При разработке оргсистем следует решать вопросы не только технического, но и экономического, организационного и др. характеров.

3. Принцип первого руководителя. Разработка и внедрение организационной системы должны вестись при непосредственном участии первого лица организации. Практика показывает, что передача этой функции второстепенным лицам приводит к реализации преимущественно второстепенных задач и не приносит желаемого эффекта.

4. Принцип непрерывного развития системы. По мере развития оргсистемы непрерывно расширяется круг решаемых задач, причем новые задачи не заменяют уже внедренных.

5. Принцип автоматизации документооборота и единой информационной базы. Автоматизация процессов сбора и обработки данных, оформление выходных документов являются важнейшим фактором оптимизации оргпроцессов. При этом необходимо стремиться к однократному вводу данных в систему и многократному их использованию.

6. Принцип модульности и типизации. Принцип сводится к выделению и разработке максимально независимых частей системы или модулей и максимальному их использованию в различных подсистемах.

7. Принцип согласованности пропускных способностей отдельных частей системы. При использовании этого принципа требуется примерное равенство пропускных способностей последовательных звеньев оргсистемы, что обеспечивает равномерное их использование и максимальную производительность системы в целом.

Использование перечисленных принципов разработки позволяет создавать эффективные организационные системы.

Организационное проектирование укрупненно состоит из четырех этапов (рис. 12):

1. Сбор информации, обследование.

2. Анализ, оценка, прогнозирование.

3. Структурное проектирование, экономическое моделирование.

4. Организация преобразований, бизнес-планирование.

\ Сбоо \ \ \ \ Структурное \ \ Организация \

\ ~ \ \ Анализ, оценка. \ \ проектирование, \ \ преобразований, \

/ ннформ ции, \ > прогнозирование / / экономическое / / бизнес- /

/ обследование // У/ „оделирование// планирование /

Рис. 12. Объекты и этапы организационного проектирования

Приведенный состав работ лишь укрупненно воспроизводит процесс проектирования организаций. Однако более детальный и конкретный перечень этапов по большей части зависит от цели и вида проводимого исследования, характера, содержания и специфики его исследуемого объекта. Так, проектирование можно осуществлять в отношении:

– действующей организации, где требуется систему усовершенствовать или преобразовать;

– формирования новой организации из числа действующих при их укрупнении или разукрупнении;

– строительства новой организации, когда необходимо создать совершенно новую систему.

Практика показывает, что основным путем формирования организаций является следование системному подходу с подчинением всех этапов проектирования и принимаемых проектных решений поставленным целям.

Очень важным в оргпроектировании является исследование и проектирование функциональных подсистем управления, что, в свою очередь, представляется наиболее трудоемкой задачей, особенно в условиях быстроменяющейся внешней среды, так как любое их изменение, как правило, приводит к изменению структуры управления. Функциональными подсистемами управления являются: маркетинг, финансы, бухгалтерский учет, персонал, производство и другие, которые обособлены в специальные подразделения организации. Функциональные подсистемы характеризуют многообразие управленческой деятельности, связанное с составом решаемых задач управления и, как правило, соответствуют организационной структуре управления.

Следует отметить, что системные методы не всегда дают однозначный вариант решения, но они позволяют сопоставить варианты решений на единой базе, а в случае необходимости – целенаправленно корректировать решения.

Оценка эффективности найденного решения является сложной и не всегда определенной процедурой. Здесь важен выбор базы для сравнения вариантов. Это может быть, в частности, сравнение с неким эталонным вариантом. Надо сказать, что формирование эталонного варианта тоже не является тривиальной задачей. Здесь могут быть учтены предельные достижения по линии используемых средств и тому подобные характеристики элементов и связей между ними. Можно опираться на реально существующую систему, характеристики которой являются допустимыми, приемлемыми или желательными в проектируемой системе.

Показатели, по которым осуществляется сравнение вариантов, можно разбить на следующие три группы:

– характеристики конечных результатов деятельности и затраты на их достижение;

– содержание и организация процесса управления и затраты управленческого труда;

– степень рациональности организационной структуры и ее технико-организационный уровень, а также соответствие ее объекту управления.

Как уже было отмечено выше, кроме задач проектирования новых систем, весьма часто возникает необходимость модернизации, совершенствования или корректировки существующих систем, в связи с этим формулируются так называемые задачи реинжиниринга и организационного развития.