Дипломатическая корреспонденция.

Официальная переписка - любой вид корреспонденции, направляемый официальным лицом от его имени и с указанием занимаемой им должности.

Стиль переписки подчиняется общим правилам и основывается на равенстве, уважении и взаимной корректности. Прежде всего следует обратить внимание на правильность написания фамилии адресата и его титулования (по рангу или по должности). При этом необходимо строго придерживаться предписанных форм вежливости, ибо любая неточность может быть истолкована как преднамеренное игнорирование этикета или недостаточное проявление уважения. Как правило, ответная корреспонденция направляется в той же форме, в какой была получена.

Все виды официальной переписки между дипломатическими представительствами и правительствами стран пребывания имеют общее название - " Нота".

Нота печатается на гербовой бумаге установленного формата и может быть написана в первом или третьем лице. Она не имеет ни краткого изложения, ни обращения. Обязательно указываются фамилия и официальная должность адресата. Нота подписывается или парафируется. Дата проставляется на отдельной строке после последнего слова текста, что рассматривается в качестве особого знака уважения. Адрес размещается в левом нижнем углу первой страницы независимо от количества листов. В адресе проставляется ранг лица, которому направляется нота.

Все ноты являются официальными документами независимо от характера изложенного в них вопроса и рассматриваются, как исходящие от правительства. Нота требует к себе надлежащего внимания и предполагает ответ со стороны того, кому она направлена. Отсутствие ответа будет воспринято как ответ определенного характера.

Резкие выражения, туманные намеки, восклицательные и вопросительные знаки, сокращения в виде " и т.д. и т.п." в нотной переписке неприемлемы.

В дипломатической практике наиболее часто применяются два вида нот: личная и вербальная*.

Личная нота составляется в первом лице по вопросам принципиального значения или содержит информацию о каком-либо крупном событии. Печать, а также фамилия и должность подписывающего лица на личной ноте не проставляются.

Вербальная нота составляется в третьем лице по вопросам политических, экономических и ряда других проблем как двустороннего, так и многостороннего характера. Она менее официальна, чем личная нота. Вербальная нота имеет исходящий номер, шифр, дату отправления и скрепляется гербовой печатью. Печать проставляется в конце текста ноты, там, где стоит дата отправления.

Министерства иностранных дел и посольства ведут дипломатическую переписку в основном путем направления вербальных нот.

* В дипломатической практике бывают случаи направления коллективной ноты от всего дипломатического корпуса или от нескольких посольств с целью изложения согласованных соображений. Она составляется только в единственном экземпляре и передается в ходе встречи, на которой должны присутствовать все лица, подписавшие ноту. Или же, поскольку нота имеет идентичный текст, она может быть направлена отдельно, но одновременно каждым главой дипломатического представительства. Адресат вполне справедливо рассматривает ее как демарш, как попытку оказать давление, как вмешательство во внутренние дела своего государства, что вызывает ответную негативную реакцию. И это -правильно, ибо государства, согласно Венской конвенции, строят свои отношения на двусторонней основе как равноправные, суверенные члены мирового сообщества.

Другой формой официальной корреспонденции является памятная записка или меморандум, которые представляют собой заявление в письменном виде, передаваемое в ходе личной беседы с целью фиксирования для удобства собеседника деталей вопроса, имеющего сложный или запутанный характер.

Памятная записка составляется в безличной форме и печатается на простой бумаге. Не содержит обращения и заключительной формы вежливости. Номер и печать не ставятся, адрес не указывается, и она не подписывается. Над текстом печатается - " Памятная записка". Под текстом в левом нижнем углу ставится место отправления и дата отправления.

Встречаются два вида памятных записок - переданные лично и направленные с курьером.

Памятная записка вручается лично с целью подчеркнуть важность сделанного во время беседы устного заявления или просьбы.

Памятная записка, направленная с курьером, в настоящее время встречается довольно редко. Она направляется или по просьбе лица, с которым состоялась беседа, или как напоминание об обсуждавшемся ранее вопросе.

Меморандум составляется в форме письма и не содержит общепринятых форм вежливости. Он является либо приложением к ноте, либо самостоятельным документом, передаваемым лично или пересылаемым с курьером.

Меморандум как приложение к личной или вербальной ноте печатается на нотной бумаге без герба. Номер, печать, место и дата отправления не проставляются. Если он является самостоятельным документом, то в этом случае печать и номер на него не ставится, документ не подписывается, указывается только место и дата отправления.

Исходящая официальная корреспонденция ведется на языке отправителя. Министерство иностранных дел отвечает на языке своей страны, если не достигнута договоренность о ведении переписки на каком-либо другом языке.

Частные письма полуофициального характера - этот термин охватывает всю корреспонденцию по неофициальным вопросам. Частное письмо посылается знакомым официальным лицам в случаях, когда требуется содействие по вопросам, являющимся предметом официальной переписки или переговоров с целью ускорить решение какого-либо вопроса. Частные письма пишутся на обычной бумаге. Обратная сторона листа не используется. Если письмо занимает больше одной страницы, то в конце листа следует сделать пометку " продолжение следует". Дата и личная подпись обязательны. Адресат указывается только на конверте.