Кроме того необходимо наличие обратной связи.

Однако сам процесс коммуникации состоит из большего числа элементов и этапов. На рис. 1 представлены эти элементы и их взаимосвязь.

У отправителя изначально должна зародиться идея, или это можно сформулировать как «сначала думай, а потом говори». Должно быть продумано, какую мысль собираются донести до получателя, почему и каким образом это должно быть воспринято. Например, если передается информация о представлении нового товара потребителю, то определяется, что ему надо знать о товаре, почему ему нужен этот товар и каким образом этот товар принесет наибольшую пользу.

Рис. 1. Элементы процесса коммуникации

Таким образом, обрабатывая идею «под получателя», рождается информация, которую необходимо представить в каком-либо виде или, иначе говоря, произвести кодирование. Кодировка - это перевод информации в слова, символы, интонацию, жесты (язык тела). Кодирование во многом зависит от того, какой канат или средство передачи будет выбрано: устная речь, письменное обращение, знак, плакат, канат электронной коммуникации (компьютерная связь) и т. д. Если канал не соответствует идее, появившейся на начальном этапе, обмен информацией будет неэффективен. Например, если нужно объяснить, как работает новое оборудование, можно сделать это либо устно, либо написав определенную инструкцию. Если процесс работы сложный, то второй канал коммуникации будет более эффективным, особенно если он подкреплен наглядной информацией (рисунками и графиками).

Выбор средства сообщения недолжен ограничиваться единственным каналом. Часто желательно использовать два или более средствкоммуникации в сочетании. Это может усилить эффект восприятия и исправить недостатки какого-то одного канала.

Важным фактором, влияющим на коммуникационный процесс, является организационный аспект, а именно конфигурация коммуникационных сетей.

Сети — это соединение определенным образом участвующих в коммуникационных процессах индивидов или элементов с помощью информационных потоков.

1. Цепочка. Характерна для вертикального и горизонтального потока информации, для конвейерного производства (рис. 2).

Рис. 2. Цепочка

2. Централизованные информационные потоки (тип «колесо», радиальная). Характеризуется тем, что один из членов ГРУППЫ всегда находится на пересечении всех направлений.

Рис. 3. Централизованные информационные потоки

3. Всеканальная сеть. Характерна для работы команд. Препятствий для взаимодействия всех членов групп нет (рис. 4).

Рис. 4. Всеканальная сеть

Понимание этих типов коммуникационных сетей в организации необходимо при определении властных полномочий и социальных позиций в группе.

Выбор на практике той или иной сети коммуникаций определяется целями и задачами, стоящими перед группой. Если необходимо совершенствование системы коммуникаций, то целесообразно начать с анализа коммуникационных сетей.

Передача информации получателю — это физическое доведение информации до получателя, которую часто принимают за весь процесс коммуникации. Фактически это процесс организации доступности информации или информационного сообщения. В организации этот процесс обеспечивается секретарями, посыльными или электронными средствами. Получатель (например, исполнитель или начальник) должен увидеть, услышать и понять то, что ему сообщают.

Понимание зависит от того, как происходит декодирование информационного сообщения. Декодирование - это перевод символов отправителя в мысли получателя. Чем точнее символы выбраны, тем точнее они будут декодированы. Каждый руководитель должен подбирать такие выражения своих мыслей, которые соответствуют уровню восприятия подчиненного.

Весь процесс передачи информации был бы неполным без получения (контроля) и интерпретации обратной связи. После получения сообщения у получателя возникает реакция, которая характеризует то, как было понято сообщение. Получатель производит действие, которое также должно быть декодировано, но уже самим отправителем. Возникает обратная связь, которая позволяет контролировать и корректировать процесс передачи информации. Обратная связь повышает эффективность всего коммуникационного процесса.