Методологии описания бизнес-процессов.

Организация, использующая процедуры моделирования бизнес-процессов, может выбрать методологию из нескольких стандартных нотаций, использовать простейшие блок-схемы или разработать собственную методику описания. Выбор методологии должен базироваться на понимании её возможностей и недостатков, а также на четком понимании целей использования моделей бизнес процессов. Для задач процессного управления технологическими объектами чаще используется нотация IDEF0, как наиболее эффективный инструмент структурного анализа бизнес-процессов. Рассмотрим далее некоторые принципы использования нотаций IDEF0, IDEF3 и DFD при описании бизнес-процессов организации.

Методология IDEF0.

Основным объектом диаграммы процессов в нотации IDEF0 является объект Activity. Графически он представляет собой прямоугольник, соответствующий функции (процедуре, работе), выполняемой в организации. На верхнем уровне этот процесс рассматривается как «черный ящик», преобразующий входящие ресурсы в исходящие. Такое определение фактически совпадает с определением процесса в МС ИСО 9000: 2000.

Второй основной составляющей стандарта IDEF0 являются стрелки. На диаграмме процесса в IDEF0 стрелки, входящие в функцию сле­ва, служат для описания потоков материальных ресурсов, инфор­мации или документов. Входящие ресурсы преобразуются функцией (работой, процессом). Резуль­татом этого преобразования являются материальные выходы или информация, которые показываются в виде стрелок, выходящих из правой стороны «черного ящика».

Для выполнения любой реальной работы необходимы основные средства, инструменты, персонал, программные продукты и т.д. Все эти ресурсы отображаются на диаграмме стрелками, входящими в прямоугольник снизу.

Далее необходимо отобразить управляющие воздействия, которые определяют порядок выполнения работы. Такими воздействиями могут быть приказы руководителя, нормативные документы, государственные или отраслевые стандарты, технические условия и т.д. Любое управляющее воздействие существует в виде информации, поэтому стрелки сверху в нотации IDEF0 обозначают управляющие информационные потоки.

Следует подчеркнуть, что порядок отображения стрелок должен строго соблюдаться при формировании моделей, так что каждая сторона четырехугольника определяет тип стрелки.

1. Формирование контекстной диаграммы бизнес-процесса (рис.20), на которой указываются все внешние воздействия на бизнес-процесс, а также его исходные данные и цели.

2. На диаграмму помещаются функции, описывающие процесс (рис.21). Рекомендуемое число функций не меньше двух и не больше шести. С каждой стороны прямоугольника, отображающего функции размещается не более шести стрелок. Объекты на диаграмме располагаются в порядке доминирования (слева и сверху – вниз и направо). Размещение объектов на диаграмме может не совпадать с реальной последовательностью выполнения операций, так как диаграммы IDEF0 предназначены для описания процессов с точки зрения управления.

Вариант, например, ветвления В на А и В – недопустим.

4. В модель процесса лючают обратные связи или по информации, или по управлению. Связь по информации на диаграмме располагаются под функциями, выходит с правой стороны прямоугольника и входит с левой стороны некоторой предшествующей функции. В этом случае обратная связь соответствует процедуре корректировки исходных данных по результатам наблюдений. Обратная связь по управлению располагается над функциями, и, начинаясь в правой части функции, входит в прямоугольник сверху. Такая обратная связь соответствует управляющему воздействию по результатам проверки выходной информации (например, приказу руководителя проекта).

6.Каждый объект (функция, работа) на диаграмме процесса в нотации IDEF0 получает идентификационный номер. В этом случае используется дерево функций, на котором бизнес-процесс обозначается А0, его функции А1, А2 и А3, а детализация функции А2, как А21, А22, А23, А24, А25.

Важнейшей характерной чертой IDEF0 является полнота описания бизнес-процесса, в котором отображаются управ­ляющие воздействия и обратные связи по управлению и информации. Методо­логия IDEF0 представляет возможность не заботиться о комплексно­сти декомпозиции путем использования механизмов мигрирования и туннелирования стрелок. Такой механизм обеспечивает связность создаваемых диаг­рамм между собой. Исполь­зование возможности разделения и слияния стрелок способствует созда­нию более наглядных и проработанных моделей. Резюмируя, можно сказать, что жесткие требования по формированию моделей в IDEF0 в сочетании с гиб­кими средствами представления потоков информации и ресурсов, обеспечива­ют создание IDEF0-моделей стандартного вида.

Основным преимуществом методологии IDEF0 является также соответствие формата представления процесса в IDEF0 определению процесса МС ИСО 9000: 2000, что позволяет выбирать IDEF0 в качестве внутреннего стандарта орга­низации, регламентирующего описание бизнес-процессов.

К недостаткам IDEF0 можно отнести сложность восприятия схем процессов сотрудниками организации однако следует отметить, что эффективное применение любой нотации предполагает обучение специалистов умению читать и анализировать схемы процессов.

Кроме того, применяя IDEF0, сложно увязывать между собой модели не­скольких процессов (например, сбыт и производство) при необходимости со­здания отдельных моделей для каждого из этих процессов. Однако этот недостаток является, скорее, техническим и может быть устранен путем предварительных договоренностей о правилах моделирования.

Методология IDEF3

Нотация IDEF3 является второй важнейшей нотацией в моделировании бизнес-процессов (после IDEF0) и предназначена для описания потоков работ (Work Flow Modeling). IDEF3 широко используется для создания моделей бизнес-процессов организации на нижнем уровне - при описании работ, выполняемых в подразделениях и на рабочих местах. Следует отметить, что нотация IDEF3 была взята за основу при создании методики описания процессов ARIS еЕРС — «расширенной цепочки процесса, управляемого событиями».

Основными графическими объектами модели, используемыми в IDEF3, являются прямоугольники и стрелки. Первые служат для описания функций (работ, процессов), вторые - для отображения в модели последовательности выполнения функций во времени либо последовательности выполнения функций, обусловленной потоком материальных ресурсов.

Для того, чтобы избежать неоднозначности описания потоков работ в нотации IDEF3 определены дополнительные объекты, служащие для отображения возможных вариантов ветвления и слияния потоков работ, реализующихся при определенных условиях. Для этого используются логические операторы «И» (&), «ИЛИ» (О), исключающее «ИЛИ» (Х). Для характеристики последовательности используются три типа стрелок: - стрелка предшествования (Temporal precedence) для описания последовательно выполняемых функций (обычная стрелка), - стрелка отношения (Relationship) для привязки объектов-комментариев к функциям (пунктир), - стрелка потоков объектов (Object flow) с двойным указателем, соответствующий созданию набора объектов, передаваемых для дальнейшей обработки.

Основной прямоугольный объект диаграммы (UOW) используется для описания функций. Существует прямоугольник для описания ссылок на другие диаграммы модели.

завершатся предшествующие (рис.23).

Далее представлены примеры диаграммы IDEF3 для бизнес-процессов «Обработать заявку клиента» (рис.24) и «Выполнить подготовку производства» (рис.25).

Методология DFD

Диаграммы потоков данных (информации) DFD (Data Flow Diagram) содержат, как правило, два типа графических объектов: четырехугольники и стрелки. Первые описывают функции (работы, процессы), вторые — потоки данных между этими функциями.

На диаграмме DFD функции обычно располагаются слева направо в порядке соответствующем последовательности их выполнения во времени, хотя это не является обязательным. Если придерживаться указанного требования, то полученная схема - это описание процесса, которое схоже с описанием процесса в IDEF3. К описанию процессов в DFD применимы типовые правила декомпозиции. Следует отметить, что существует несколько подходов к формированию моделей потоков данных. Ниже представлена нотация DFD, реализованная в инструментальной среде AllFusion Process (рис.26).

данными между подразделениями.

Созданные модели потоков их организации могут быть использованы при решении таких задач, как:

– определение характеристик существующих хранилищ данных (текстовые документы, файлы, система управления базой данных - СУБД);

– определение и анализ данных, необходимых для выполнения каждой I функции процесса;

– подготовка к созданию модели структуры данных организации, так называемая ERD-модель (IDEF1X);

– выделение основных и вспомогательных бизнес-процессов организации.

Следует отметить, что нотация DFD может быть эффективно применена и для описания потоков документов или потоков материальных ресурсов.