Создание оглавлений

С помощью команды Вставка/Оглавление и указатели можно создать для документа оглавление или разнообразные указатели, включающие номера страниц отдельных элементов. В качестве основы создания Оглавления/указателя может использоваться совокупность заголовков, серию названий или элементы оглавления/указателя, объявленные с помощью кодов полей.

Указатели создаются для элементов, помеченных в тексте специальными кодами полей. Вставить код поля элемента указателя можно так же, как и любой другой код поля командой Вставка/Поле. Но этот код можно также вставить с помощью кнопок окна Оглавление и указатели.

При создании указателя Word осуществляет постраничную разбивку документа. Каждый элемент указателя может (но не обязательно должен) быть снабжен номером страницы. Вместо номера страницы может фигурировать некоторый текст.

Если в документе заголовки отформатированы с помощью стандартных заголовочных стилей (Заголовок 1... Заголовок 9), то на основании этих заголовков можно построить оглавление. Каждый текстовой фрагмент, который долженпоявиться в указателе, следует пометить. В документе может быть создано несколько указателей, например, оглавление, список таблиц, список иллюстраций и т.п.

Чтобы создать оглавления наоснове стилейзаголовков надо:

- сформатировать заголовки документа с помощью стилей Заголовок 1... Заголовок 9;

- поместить курсор в ту позицию, где должно быть вставлено оглавление;

- выполнить команду Вставка/Оглавление и указатели;

- выбрать вкладку Оглавление. По умолчанию в качестве выносимых в оглавление элементов выступают заголовки;

- в поле Уровни определить предельный уровень включаемых в оглавление заголовков (до 9);

- в поле Заполнитель можно выбрать символ для заполнения промежутка между элементом и номером страницы.

Если оглавление создано в начале документа, то после завершения процедуры его создания происходит изменение номеров страниц элементов оглавления за счет того, что вставленное в начале документа оглавление сдвигает весь текст документа. Такое оглавление подлежит обновлению. Обновить оглавление можно двумя способами:

- вызвать контекстное меню и выбрать опцию Обновить поле;

- нажать [ F 9].

При построении оглавления можно использовать не все традиционные стили заголовков как основу оглавления, т.е. создать «выборочное» оглавление. Для этого в диалоговом окне Оглавление и указатели следует выбрать вкладку Оглавление и нажать командную кнопку Изменить. В поле списка Доступные стили надо выбрать те стили, которые должны быть учтены при формировании оглавления.

Задания и контрольные вопросы

Задания

1. Изучите теоретическую часть методических указаний.

2. Ознакомьтесь с меню Формат/Стиль.

3. Откройте лабораторную работу № 1.

4. Просмотрите стандартные стили (Заголовок 1, Заголовок 2, Заголовок 3).

5. Создайте свои стили для заголовков 1-2 с использованием шрифта Arial 16 пт, отбивки абзаца 12 пт. после заголовка для названия лабораторной работы и с использованием шрифта Arial 14 пт, отбивки абзаца 6 пт после заголовка для названия приложения и наложите их на заголовок и название приложения лабораторной работы №1.

6. Ознакомьтесь с панелью инструментов Структура.

7. Просмотрите набранные тексты отчетов по лабораторным работам в режиме Структуры.

8. В режиме отображения заголовков без подтекста переместите заголовки так, чтобы они располагались в следующем порядке:

Лабораторная работа № 1

Лабораторная работа № 2

……………………………

Лабораторная работа № 7

Приложение А

Приложение Б

……………….

Приложение И

9. Создайте единый отчет по лабораторным работам 1-8. Для этого выполните следующие действия:

- создайте титульный лист;

- в режиме Главный документ вставьте в отчет вложенные документы (кнопка Открыть вложенные документы на панели инструментов Структура), содержащие результаты выполнения лабораторных работ 1-7;

- включите режим Развернуть вложенные документы;

- наложите стиль на заголовки первого и второго уровней (первый уровень – номер и название лабораторной работы, второй уровень – номер и название приложений с результатами выполнения этих работ);

- создайте оглавление.

10. Ознакомьтесь с меню Файл/Свойства и заполните поле Автор на вкладке Документ – ФИО и группа.

11. Ознакомьтесь с меню Файл/Параметры страницы и Вид/Колонтитулы

12. На панели Колонтитулы нажмите кнопку Параметры страницы и в одноименном диалоговом окне установите режим Разные колонтитулы для первой, четных и нечетных страниц.

13. Используя кнопку Автотекст на панели Колонтитулы, вставьте в колонтитулы текст: для нечетных страниц – " Имя файла №стр"; для четных – " №стр Автор". На первой странице колонтитул не печатается ===???? ===.

14. Распечатайте отчет.

Контрольные вопросы

1. Что такое стиль?

2. Какие действия необходимо выполнить для создания нового стиля?

3. Какие действия необходимо выполнить для изменения стиля?

4. Что понимается под структурой документа?

5. Какие режимы отображения документа на экране Вы знаете?

6. Как отображается документ в режиме Структуры?

7. Что такое главный документ и что такое вложенные документы?

8. Как создается автоматическое оглавление документа?

9. Какими способами можно обновить оглавление?

Список использованной литературы

1. ГОСТ Р 6.30-97 УСОРД. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

2. ГОСТ 2.105-95 ЕСКД. Общие требования к текстовым документам.

3. Руди Кост, Йозеф Штайнер, Роберт Валентин.Word 7 для Windows 95. Справочник/ Пер. с нем. – М.: Восточная Книжная Компания, 1997.

4. Гарнаев А.Ю. Microsoft Office 2000: разработка приложений/ Под общ. ред. Ф.А. Новикова. – СПб: БХВ - Санкт - Петербург, 2000.

5. Микляев А.П. Настольная книга пользователя IBM PC 2-е изд. дополненное. – М.: Солон, 1998.

6. Васильев Д.В. Делопроизводство на компьютере. – М.: Приор, 1996.