Общие сведения. При создании любого документа на компьютере необходимо создать шаблон этого документа.

При создании любого документа на компьютере необходимо создать шаблон этого документа.

Шаблон документа – это файл, хранящийся отдельно от файла документа и содержащий совокупность стилей, шаблонных текстов, элементов глоссария, макросов, дополнений к меню, сочетаний клавиш и пользовательских панелей инструментов, сохраненных в отдельном файле с расширением имени. DOT.

Шаблон можно связать с любым текстовым файлом. Благодаря этому документы, которые должны иметь похожее оформление или посвященные одной теме, в состоянии использовать одни и те же форматы, элементы глоссария (Автотекста) и макросы.

Шаблоны документов можно копировать, а затем изменять или создавать новые.

Если к документу явным образом не присоединен никакой специальный шаблон документа, то к нему автоматически присоединяется обычный шаблон документа NORMAL.DOT.

Использование шаблонов документов автоматизирует создание и форматирование текстов, имеющих сходную структуру, в особенности, если процедуры форматирования сохраняются в виде макросов, входящих в шаблон. Шаблонный текст – это текст, который должен быть неизменным в каждом документе, например, шапка с логотипом фирмы, почтовые и банковские реквизиты в колонтитуле письма. Шаблонный текст вводится прямо в шаблон документа, после чего он доступен для каждого документа, связанного с этим шаблоном. Шаблонный текст можно изменять, но это не повлияет на содержимое шаблона: изменится только содержимое документа.

Присоединенный к документу шаблон указан в диалоговом окне команды Сервис/Шаблоны и надстройки.

Прежде, чем подвергнуть обработке шаблон документа, связанный с текущим текстом, его необходимо загрузить. Загрузка шаблона выполняется путем выполнения команды Файл/Открыть. В поле Тип файла необходимо выбрать элемент Шаблоны документов. Теперь в поле списка файлов будут отражены все шаблоны текущей папки. Из списка нужно выбрать соответствующее имя файла. Обычно шаблоны документов находятся в папке шаблонов Microsoft Office. Шаблон документа обрабатывается как обычный документ.

Чтобы создать новый шаблон из существующего необходимо:

- загрузить шаблон, из которого будет создаваться новый;

- внести необходимые изменения в стили, элементы автотекста, расширения меню и сочетания клавиш, макросы и панели инструментов;

- сохранить шаблон под новым именем.

Чтобы создать совершенно новый шаблон документа необходимо:

- выполнить команду Файл/Создать;

- в группе Новый документ активизировать опцию Шаблон;

- выбрать нужный шаблон;

- внести необходимые изменения;

- выполнить команду сохранение документа;

- при необходимости выбрать нужный дисковод или папку.

Чтобы сохранить документ в виде шаблона нужно:

- открыть документ, который необходимо сохранить как шаблон;

- открыть окно Сохранение документа;

- в поле списка Тип файла выбрать элемент Шаблон документа;

- задать имя файла;

- выполнить процедуру сохранения;

- текст, который в дальнейшем не будет использоваться, удалить из шаблона документа, а затем еще раз сохранить шаблон.

В любой момент к документу можно присоединить новый шаблон. Однако при этом действует ограничение, заключающееся в том, что новым шаблоном документа будут модифицированы не только элементы автотекста и макрокоманды, но также расширения меню и сочетания клавиш, но не стили и шаблонный текст. Для того, чтобы обновить документ в соответствии со стилями нового шаблона, в диалоговом окне команды Сервис/Шаблоны и надстройки следует установить флажок Автоматически обновлять стили документа.

Иногда стандартные формы документов удобно создавать не самостоятельно, а с помощью специальных средств, так называемых Мастеров создания документов (Wizard). Мастер – компонент, упрощающий процесс создания документа на основе шаблона. При создании документа информация вводится посредством ответа на вопросы, затем введенные данные размещаются в соответствующих местах документа и им присваивается нужный формат. Мастер имеет расширение. WIZ.

Чтобы создать, например, резюме с помощью Мастера, необходимо выполнить команду Создать. Диалоговое окно этой команды содержит список Общие и список программ-мастеров. В окне Создание документа есть несколько закладок: Письма и факсы, Записки, и Другие документы. Закладка Другие документы содержит несколько форм резюме: современное резюме, изысканное резюме, стандартное резюме. Аналогичные наборы форм документов содержатся в остальных закладках.

Из списка шаблонов необходимо выбрать Мастер резюме. Программа Мастер резюме подсказывает назначение резюме: создает стандартные, изысканные и современные резюме. Выберем стандартное резюме. На экране появляется стандартная форма резюме. Её можно редактировать, и при этом вся вводимая информация будет автоматически форматироваться в соответствии со стандартами данного шаблона.

Задания и контрольные вопросы