Работа Мастера слияния MS Word

Открываем файл письма в MS Word.

Проще всего осуществить слияние данных, следуя указаниям Мастера слияния. В версиях после Word2003 Мастер слияния запускается с помощью кнопки Начать слияние на вкладке Рассылки

В версиях до Word2007 следует выполнить команду меню Сервис→ Письма и рассылки→ Слияние. Кроме того, для более удобной работы в версиях до Word2007 можно вывести панель инструментов Слияние

Ещё раз обращаю внимание, что в бланке письма содержится только общий для всех писем текст, поэтому обращение выглядит как Уважаем!, а номер карты и дата пропущены.

Работа Мастера слияния включает 6 шагов.

1 шаг: выбираем тип документа для рассылки, в нашем случае это Письма

2 шаг: выбираем документ, на основе которого будут создаваться рассылки, им может быть открытый текущий документ, шаблон или существующий документ. При выборе варианта Шаблон или Существующий документ появляется возможность указать нужный файл в Проводнике. Мы выбираем Текущий документ

3 шаг: выбираем получателей. В нашем случае источником данных будет таблица Excel, значит отмечаем вариант Использование списка. Затем с помощью кнопки Обзор... выбираем нужный файл в Проводнике

После выбора файла раскрывается диалоговое окно с выбранной таблицей. Если нам нужны все записи, то сразу нажимаем ОК. При необходимости можно список отсортировать, отфильтровать нужные записи, либо найти их с помощью соответствующих команд. Возможности фильтрации и поиска здесь, конечно, намного беднее, чем в Excel, но сделать простейшую выборку по текстовым или числовым значениям можно. Кроме того, возможно выбрать записи для рассылки вручную с помощью флажков

В нашем случае требуется установить фильтр по полю Рассылка по значению «да» (значение «да» появляется в таблице, если срок действия клубной карты истекает в следующем месяце). Фильтр можно установить, щёлкнув мышкой по названию поля и выбрав «да», либо воспользовавшись ссылкой Фильтр в этом же диалоговом окне

4 шаг: вставляем нужные поля в документ. Прежде, чем выбрать один из предложенных Мастером вариантов работы, следует установить курсор в тексте туда, куда Вы хотите вставить данные. Если Вы забыли это сделать, тоже ничего страшного, поля можно вставить в любое место документа, а затем перенести. В нашем случае ставим курсор после слова «Уважаем» перед восклицательным знаком. Так как нам нужны отдельные поля, выбираем Другие элементы...

Раскрывается диалоговое окно для выбора полей слияния.

Выбираем поле Имя, нажимаем Вставить, то же самое для поля Отчество. Закрываем окно Вставка полей слияния и добавляем пробелы между вставленными полями. Если параметр Затенение полей установлен в положение Всегда, то вставленные поля будут отчетливо видны на сером фоне. Устанавливаем курсор после №, снова нажимаем ссылку Другие элементы..., выбираем № клубной карты - Вставить. Аналогично вставляем поле Дата окончания действия карты

Кроме указанных выше полей требуется вставить окончание обращения ый(ая), которое зависит от значения поля Пол. Для этого воспользуемся специальным полем, позволяющим вставлять одно из двух значений в зависимости от данных. Поставим курсор сразу после слова «Уважаем», нажмём кнопку Правила на вкладке Рассылки и выберем вариант IF...THEN...ELSE. В версиях до Word2007 аналогичная кнопка называется Добавить поле Word и находится на панели инструментов Слияние

В раскрывшемся диалоговом окне зададим параметры После нажатия ОК, получим результат

5 шаг: просматриваем получившиеся письма, используя кнопки навигации. На этом шаге также можно изменить список получателей, применив фильтр или убрав флажки. Так как мы применили фильтр ранее, получателей осталось 3.

Присмотревшись повнимательней к полученному результату, видим, что он не вполне соответствует нашим ожиданиям

Номер клубной карты вместо 001768 отображается как 1768, а дата и вовсе не по-нашему: сначала месяц, а потом день, хотя в таблице Excel всё было в порядке. Такие же неприятности могут возникнуть при импорте ячеек с десятичными числами, денежным форматом и т.д. Вывод неутешительный: при слиянии форматирование чисел и дат не сохраняется. Но выход есть!

Поля документа Word, в которые вставляются наши данные, представляют собой код, который, во-первых, можно посмотреть, а во-вторых, изменить. Чтобы увидеть код поля, например, с номером клубной карты, следует кликнуть по нему правой кнопкой мыши (ПКМ) и выбрать команду Коды/Значения полей.

Получим следующее { MERGEFIELD " M__клубной_карты" }

Сам код изменять мы не будем, а вот формат допишем. Чтобы число всегда состояло из шести цифр, формат должен состоять из шести нулей:

{ MERGEFIELD " M__клубной_карты" \# " 000000" }.

Теперь снова ПКМ по полю → Обновить поле, и видим число в нужном формате.

Аналогично поступаем с датой

{ MERGEFIELD " дата_окончания_действия_карты" \@ " DD.MM.YYYY" }

И получаем окончательный вариант

Подробнее о кодах полей Word можно прочитать в справочной системе Word или на официальном сайте Microsoft

6 шаг: выбираем вариант Изменить часть писем... и просматриваем получившийся документ, при необходимости его можно отредактировать, сохранить как отдельный файл или отправить на печать

Примеры во вложении к письму.

*если в файле с базой клиентов при открытии в Excel2003 вместо формул будут отображаться ошибки #ИМЯ!, подключите надстройку Пакет анализа (Сервис → Надстройки)

Контрольные вопросы

1. Что такое слияние документов и как оно используется в ИС юридической деятельности?

2. Из каких этапов состоит процесс слияния документов Word и Excel?

3. Есть ли возможность слияния двух текстовых документов?

4. Какие последствия могут вызвать объединение ячеек в табличном процессоре при слиянии таблиц и документов?

5. Для чего рекомендуется использовать параметр Затенение полей?

6. Из каких шагов состоит работа мастера слияния?

7. Какую роль играют поля в документе и как они используются при слиянии документов?

8. Каким образом можно организовать добавление текста в зависимости от значения поля?

9. Что такое коды полей?

10. Где возможно использовать возможность форматированного вывода данных при слиянии документов?

Список литературы

Рудикова Л.В.. Microsoft Word для студента. 2006 год. 400 стр.

Смирнова О.В. Word 2007 на практике. 2009 год. 160 стр.

Голышева Е.А., Ерофеев А.А. Word 2007 " без воды". Всё, что нужно для уверенной работы. 2008 год. 95 стр

Игорь Пащенко. Word 2007. Шаг за шагом. 464 стр

Бизнес-анализ с помощью Microsoft Excel, Карлберг, Конрад Год: 2003, М.: Вильямс; Издание 2-е

Все книги можно скачать по адресу https://www.ph4s.ru/book_bill.html