Сортування елементів стовпців

Лабораторна робота №4

Тема: Робота з базами даних в середовищі табличного процесора Microsoft Excel

Мета роботи: придбати навички створення та роботи з базами даних в Microsoft Excel.

Основні теоретичні відомості

Поняття про бази даних в Excel

Управління великими масивами даних в Microsoft Excel можна з використанням засобів, призначених для роботи з базами даних.

База даних – це електронна таблиця, організована певним чином.

У загальному значенні термін база даних можна застосовувати до будь-якої сукупності упорядкованої інформації, об’єднаною разом за певною ознакою, наприклад, телефонні списки, списки клієнтів, транзакцій, активів, та інше. Основним призначенням бази даних є швидкий пошук інформації.

В Excel базою даних є список.

Список – це набір даних, що містить інформацію про певні об’єкти.

У Excel такою базою даних є таблиця, рядки в якій, починаючи з другого, називають записами, стовпчики – полями. Перший рядок списку містить назву полів.

Excel має у своєму розпорядженні набір функцій, призначених для аналізу списку. Однією з найчастіше розв’язуваних задач за допомогою електронних таблиць є обробка списків. Внаслідок цього Excel має багатий набір засобів, що дають змогу значно спростити обробку даних.

Умови до бази даних

Перед створенням списку необхідно продумати його структуру і визначити, які дані помістити до в нього.

Формування електронної таблиці, як бази даних, виконується, якщо:

1) у кожному стовпчику електронної таблиці знаходяться однотипні дані;

2) кожний стовпчик має заголовок;

3) у тій частині електронної таблиці, яку необхідно обробити як базу даних, не повинно бути порожніх рядків або стовпчиків;

4) на одному робочому листі не можна розміщувати більше одного списку;

5) список має бути відокремленим від інших даних робочого листа щонайменше одним порожнім стовпчиком і одним порожнім рядком.

Сортування елементів стовпців

1. Створити БД «Інформація про поточні оцінки студентів» (Див. рис. 1).

Рисунок 1.БД «Інформація про поточні оцінки студентів»

2. Виділити довільну комірку БД.

3. Виконати команди Дані Сортування. На екрані з’явиться діалогове вікно Сортування діапазону (Див. рис. 2).

4. Ввести імена полів і напрямок сортування, які відображаються в діалоговому вікні.

5. Натиснути ОК.

На екрані з’явиться результат сортування (Див. рис. 3).

Рисунок 2. Діалогове вікно Сортування діапазону

Рисунок 3. Результат сортування елементів стовпців