Разработка отчетов

Отчет – это форматированное представление данных из одной или нескольких таблиц, выводимое на экран, принтер или в файл. Возможности автоматизированной разработки отчетов в приложениях БД – одно из явных преимуществ информационных технологий перед ручной подготовкой отчетов. В основе отчета лежат записи данные таблиц или запросов БД. Помимо данных в отчет могут быть включены итоговые значения, схемы и диаграммы, верхние и нижние колонтитулы, содержащие служебную информацию, графические элементы, в том числе фотографии и иллюстрации. По одному источнику данных можно сделать несколько отчетов с разным содержанием и оформлением.

При создании отчета необходимо заранее представлять его назначение, структуру, группировку и упорядочивание данных. Желательно предварительно представить схему (эскиз) будущего отчета на бумаге.

В MS Access 2007 отчет может содержать следующие разделы:

§ Заголовок отчета, в который включается название отчета, дата, эмблема компании и т.п.

§ Верхний колонтитул - информация, выводимая вверху каждой страницы отчета.

§ Заголовок группы – печатается перед каждой новой группой записей.

§ Область данных – базовая часть отчета, в которой размещаются элементы управления с информацией из записей источника данных.

§ Примечание группы – выводится в конце каждой группы записей для сводной информации по группе.

§ Нижний колонтитул – печатается внизу каждой страницы, например, номер страницы отчета.

§ Примечание отчета – используется для вывода сводной информации и итогов по всему отчету.
Для добавления/удаления заголовка, примечания и колонтитулов используются кнопки Заголовок / примечание отчета и Колонтитулы страницы раздела Показать или скрыть вкладки Упорядочить ленты Access.

Для создания отчетов в MS Access 2007 можно использовать следующие средства:

§ Отчет, который позволяет построить простой отчет по данным таблицы или запроса;

§ Пустой отчет, с помощью которого можно создать пустой отчет в режиме макета, добавить в него поля из источника записей, а также ввести группировку и/или сортировку;

§ Мастер отчетов, предназначенный для построения отчетов в режиме ответов на вопросы Мастера, созданный отчет может быть доработан в Конструкторе;

§ Конструктор отчетов, с использованием которого можно доработать (отредактировать) уже имеющийся отчет или создать новый с широкими возможностями размещения и форматирования полей, группировки и сортировки данных, а также встраивания диаграмм, рисунков, пиктограмм и т.п.

Значения, размещенные в полосе Колонтитул, будут повторяться на каждой странице отчета, в полосе Область данных – в каждой записи, в полосе Заголовка (Примечания) группы выводятся данные для отдельной группы.

Специальный тип отчета – Наклейки. Он предназначен для распечатки этикеток к товарам, адресов контактных лиц из базы данных и т.п. Для создания такого отчета следует выбрать таблицу или запрос и затем команду Наклейки на вкладке Создание. Запустится специальный Мастер создания наклеек. Он позволяет создавать отчеты с одной – двумя записями на страницу, например, адреса контактных лиц из таблицы заказчиков.

Созданные отчеты отображаются в категории Отчеты области переходов окна Access 2007.

Для работы с отчетом могут использоваться четыре режима:

· представление отчета – для просмотра данных отчета;

· предварительный просмотр – то же самое, что и предыдущий вариант, но с разбиением отчета на страницы и отображением колонтитулов;

· режим макета – позволяет редактировать структуру отчета «вместе с данными», в этом режиме доступны три вкладки для форматирования отчета: Формат, Упорядочить, Параметры страницы;

· режим Конструктора – предоставляет наибольшие возможности для создания, редактирования и форматирования отчета.

Выбор режима отчета может выполняться с помощью контекстного меню (правая кнопка мыши).

Создание отчета начинается с выбора способа (средства) создания отчета на вкладке Создание. При использовании Конструктора отчетов на экране появляется окно конструктора с разделами Верхний колонтитул, Область данных и Нижний колонтитул. При необходимости в отчет можно добавить другие разделы, например, с помощью контекстного меню.

Для добавления источника записей в пустой отчет нужно открыть окно Свойств отчета, перейти на вкладку Данные и щелкнуть ячейку свойства Источник записей. Далее с помощью кнопки «с галочкой» следует выбрать список необходимых таблиц и запросов для отчета. С помощью кнопки «с многоточием» можно также открыть Построитель запросов и создать новый запрос для получения списка полей создаваемого отчета. Для создания источника данных отчета из полей нескольких таблиц предварительно нужно создать специальный запрос, содержащий эти поля. Нельзя добавлять поля из одного источника, а затем, изменив источник данных, добавлять поля из другого источники. Возникнет ошибка источника данных для отчета.

Для группировки и сортировки данных можно воспользоваться кнопкой Группировка из группы Группировка и сортировка напанели Группировка и итоги вкладки Конструктор. При этом можно добавлять, изменять или удалять уровни группировки, поля, по которым группируются данные, и порядок сортировки для того или иного поля. Команда Итоги используется также для размещения итоговых данных в примечании отчета. Для управления отображением заголовков и примечаний групп служат свойства Заголовок группы и Примечание группы окна Свойств отчета.

На рис.2.1 Приложения 2 показан вид окна Конструктора при создании отчета «Заказы фирмы» по данным таблиц «Заказы» и «Заказано» (поля: код заказа, название, код заказчика, тип микросхемы, количество, цена, дата заказа). В отчете кроме вывода значений полей предполагается группировка по полю «название заказчика», подведение промежуточных итогов (подитогов) – суммы заказов каждого заказчика в денежном выражении, подсчет итогов – общей суммы заказов всех заказчиков и сортировка по дате заказа.

Для введения отдельного поля таблицы / запроса или вычисляемого поля в определенную полосу отчета следует нажать кнопку Поле (TextBox) в Панели элементов Конструктора и разместить поле в нужное место. На панели инструментов Конструктора нужно активизировать кнопку Свойства, для выделенного поля в окне свойств выбрать вкладку Данные и с помощью появившейся справа крайней кнопки-многоточия вызвать окно Построителя выражений. В окне Построителя вводится нужное выражение из операторов и операндов - констант, переменных, функций и полей таблиц/запросов. Для связывания объекта с нужным полем данных достаточно в окне Построителя выбрать его имя из папки Таблицы или папки Запросы. С использованием команды Конструктор > > Добавить поля можно просто перетащить необходимое поле в нужную полосу.

Для ввода областей группировки в шаблон отчета служит поле Группировка, сортировка и итоги Конструктора отчетов. После активизации следует выбрать имя поля (набора полей) для группировки.

В примере на рис.2.1 в полосы Примечание группы и Примечание отчета помещены из Панели элементов объекты Поле, которые с помощью Построителя выражений связаны с выражением (вычисляемым полем) =Sum ([Усилители]! [Цена]*[Заказано]! [Количество]). Кроме того, в отчет введены Заголовок и функция Date() для вывода даты выполнения отчета.

Форматирование отчета может быть выполнено с помощью команд группы Шрифт в режиме Конструктора и команд группы Автоформат в режиме Макета. Команды первой группы позволяют изменить форматирование выбранного элемента отчета. Команды второй группы предназначены для выбора одного из нескольких предусмотренных в программе способов форматирования отчетов. При этом кнопка Мастер автоматического форматирования позволяет просмотреть предлагаемые программой варианты форматирования.

Созданный отчет может быть предварительно просмотрен (команда Режим > > Предварительный просмотр) и выведен на печать с установкой режимов печати.

На рис. 2.2 показан вид части созданного отчета.

Примеры отчетов имеются также в БД «Борей» Access. В частности, полезно изучить отчеты «Телефонная книга клиентов», «Квартальный отчет о продажах», «Продажи категорий товаров» в режиме Конструктора отчетов.

Сведения о создании и работе с отчетами содержатся в Справочной системе Access, в частности, в статьях «Создание простого отчета» и «Создание отчетов с группировкой».