Оборачиваемость

Одной из важнейших задач в управлении товарными запасами является изучение показателей оборачиваемости – скорости и времени товарного обращения, т. к.

магазин заинтересован в том, чтобы товары как можно быстрее доходили до своих покупателей и опять превращались в деньги.

Оборачиваемость товаров – 1) процесс постоянного обновления и замены товаров, движения товаров в сфере обращения, образования и реализации товарных запасов;

2) показатель, характеризующий скорость оборота товаров, их движение в сфере обращения, от производителя к потребителю через торговлю [19].

Чем быстрее совершается товарооборот в магазине, тем меньше требуется оборотных средств для организации товарного обращения, лучше сохраняется качество товаров, относительно ниже издержки обращения, выше производительность труда персонала магазина.

Время товарного обращения измеряется показателем оборачиваемости товара, который выражается в днях оборота или в количестве оборотов за определенный период.

Оборачиваемость товарных запасов характеризуется двумя показателями: временем обращения и скоростью товарооборота.

Время обращения (В), или оборачиваемость в днях, показывает число дней, за которые был реализован средний товарный запас в прошедшем периоде, и вычисляется по формуле

где ТЗср – средний товарный запас; Т – фактический однодневный товарооборот этого же периода.

Скорость товарооборота (С), или оборачиваемость в разах, показывает число оборотов среднего товарного запаса и определяется по формуле

определяется по формуле

где О – объем товарооборота.

Средние товарные запасы вычисляются в зависимости от наличия данных:

а) если имеются данные на две даты, используют простое среднее арифметическое:

где ЗН – товарные запасы на начало периода; ЗК – товарные запасы на конец периода;

... Розничные компании используют понятие «норма оборачиваемости» и сами устанавливают для себя такие нормативы для анализа эффективности закупок и управления ассортиментом в целом.

Норма оборачиваемости – это количество дней или оборотов, за которое должен быть реализован запас товара по мнению руководства розничной компании, чтобы торговлю можно было считать успешной.

б) если имеются данные на три даты и более, применяется среднее хронологическое:

где 32, 33… – запасы товаров на определенные даты; п — количество дат. Рассмотрим методику расчета показателей оборачиваемости товарных запасов на следующем примере. Данные приведены в табл. 2.15.

Таблица 2.15. Данные для расчета показателей оборачиваемости товарных запасов

Определим средний товарный запас за первый квартал:

Далее определим однодневный фактический товарооборот за квартал:

Определим время обращения товарных запасов в днях:

Определим скорость обращения (в разах):

Динамика показателей оборачиваемости измеряется абсолютными и относительными показателями. Абсолютное их изменение определяют сравнением фактической оборачиваемости отчетного периода с оборачиваемостью прошедшего периода. Относительное изменение оборачиваемости анализируется с помощью различных индексов:

♦ индекса среднего времени обращения товарных запасов, который отражает, насколько изменилась оборачиваемость по сравнению с прошлым периодом. Он равен отношению времени обращения товарных запасов отчетного периода к прошедшему;

♦ индекса структурных сдвигов, отражающего изменение оборачиваемости по магазину в целом в зависимости от изменений долей групп с разной оборачиваемостью;

♦ индекса обращения постоянного состава, который отражает, насколько изменилась оборачиваемость в целом по магазину при изменении оборачиваемости некоторых групп.

Анализ динамики показателей оборачиваемости необходим для повышения эффективности управления закупками.

Часто время обращения товара и скорость обращения товара называют коэффициентами оборачиваемости. Рекомендуемых значений этих коэффициентов не существует. Закономерность одна: чем выше коэффициент – тем меньше времени товары находятся на складе, тем быстрее они превращаются в деньги.

В одном из сетевых супермаркетов норма оборачиваемости по непродовольственной группе делится на основе ABC-анализа: для товаров А – 10 дней, для товаров группы В – 20 дней, для С – 30. В этой розничной сети закладывают в показатель товарного запаса месячную оборачиваемость, а товарный остаток по магазину складывается из нормы оборачиваемости плюс страховой запас.

Чарльз Боденстаб [20], владелец логистической компании, известный консультант, автор и разработчик программного обеспечения для управления логистикой, проанализировал данные по большому количеству компаний и результаты эмпирического исследования обобщил в следующей формуле:

Ожидаемое количество оборотов = 12 / (J(OF + 0, 2 L)),

OF — средняя частота заказа в месяцах (т. е. временной интервал между размещением заказов поставщику);

L — средний период доставки в месяцах (т. е. время между размещением заказа и получением товара);

/ – коэффициент, который обобщает действие прочих факторов, влияющих на теоретическое количество оборотов.

К этим факторам относятся:

♦ ширина ассортимента в хранении, т. е. необходимость хранения медленно оборачивающихся запасов в маркетинговых целях;

♦ большие, чем требуется, покупки в целях получения скидок за объем;

♦ требования минимальной партии закупки от поставщика;

♦ ненадежность поставщика;

♦ факторы политики экономичного размера заказа;

♦ затоваривание в целях промоушн;

♦ использование поставки в две стадии.

Проведение инвентаризации

Инвентаризация является необходимой периодической процедурой контроля товарных запасов для любого магазина.

Инвентаризация позволяет определить реальное количество товара в магазине и сравнить его с данными товарного учета. Такое сравнение необходимо, т. к. в магазине неизбежно возникают расхождения. Расхождения возможны по нескольким причинам:

♦ воровство покупателей;

♦ административные ошибки (пересортица и пр.);

♦ естественные причины (для продуктов питания – усушка, утруска);

♦ воровство персонала.

В большинстве магазинов определен лимит списания недостач товара на административные ошибки и (или) естественные причины. Превышение данного лимита согласно договору материальной ответственности компенсирует персонал магазина. В зависимости от принятых в компании внутренних правил, компенсация может быть либо полной, либо частичной.

По нашим данным, средним показателем недостач в рознице является показатель в 2 % от выручки за период. Конечно, эта цифра ни в коем случае не является нормативом или целью. Просто это наиболее часто встречающийся показатель. Показатель в 1 % или 0, 5 % – большая редкость. Скорее всего, в таком магазине отсутствует воровство покупателей и персонала, а недостачи вызваны исключительно мелкими ошибками, которые свойственны всем. Если этот показатель превысил в вашем магазине 4–5 %, к этому, как показывает практика, скорее всего, причастен персонал (если только нет серьезных огрехов в противокражной системе). Как известно, воровать выгодно, даже если сотрудник участвует в полной компенсации недостач.

Время проведения инвентаризации. Инвентаризацию лучше всего проводить в нерабочее время (утром или ночью). Это позволяет без сбоев и без экономического вреда для торгового процесса провести необходимую проверку. Утренняя инвентаризация должна быть закончена до открытия магазина.

В некоторых случаях – если магазин имеет большой ассортимент товаров (как правило, это супермаркеты или гипермаркеты) или в случае круглосуточной работы магазина, – возникает необходимость проведения инвентаризации в рабочее время, т. к. невозможно провести инвентаризацию всего ассортимента в ночное время и закрыть магазин для этих целей.

Ассортимент для проверки. Необходимо выбрать ассортимент, который будет проверен в ходе инвентаризации.

Проводить инвентаризацию по всему ассортименту или по его части, зависит от количества наименований товара, площади магазина, количества персонала, участвующего в инвентаризации, и степени автоматизации данного процесса:

♦ маленький или средний магазин – весь ассортимент (полная инвентаризация);

♦ супермаркет или гипермаркет – часть ассортимента (выборочная инвентаризация).

В случае если инвентаризации подвергается не весь ассортимент, определяется количество наименований – такое, чтобы проверяющие сотрудники успели все проверить за выделенное время. Проверяемый ассортимент должен быть сосредоточен в одной зоне торгового зала.

В случае проведения выборочной инвентаризации необходимо определить периодичность проведения инвентаризаций для разных групп товаров. Периодичность может быть одинаковой, а может и различаться, если различаются риски появления недостач в разных группах товаров. К примеру, в магазине бытовой техники риск недостач стиральных машин намного ниже, чем риск недостач бритвенных приборов. Соответственно, товары делятся на группы по степени риска, и для каждой группы устанавливается своя периодичность – один раз в месяц, в квартал, полугодие, год.

Подготовка к инвентаризации. Скорость и точность проведения инвентаризации напрямую зависят от ее подготовленности. В большинстве современных магазинов весь товар имеет штрих-коды, что значительно облегчает все процедуры учета: прием товара, его отпуск в торговый зал, списание и т. д. Инвентаризация с помощью считывания штрих-кодов заменяет обычный подсчет, сокращает время и количество ошибок. Однако это не означает, что ошибок вовсе нет: случается, что какой-то товар так же, как и при обычном подсчете, будет пропущен или просканирован дважды.

В день инвентаризации и, желательно, за два-три дня до нее запрещено осуществлять какие бы то ни было перемещения товара из одного магазина сети в другой.

В случае, если инвентаризация проводится в рабочее время магазина, зона, в которой сосредоточен ассортимент, изолируется от покупателей, склад перестает отгружать товар проверяемого ассортимента.

При проведении выборочной инвентаризации нужно убедиться в отсутствии проверяемого ассортимента в других частях торгового зала, а если инвентаризация проводится в рабочее время – и в том, что покупатели, имеющие товар проверяемого ассортимента, прошли через кассовый узел.

Весь персонал должен быть информирован о возможных проблемах, возникающих во время проведения инвентаризации.

Начало инвентаризации. Непосредственно перед началом инвентаризации снимаются учетные остатки по проверяемому ассортименту. Желательно, чтобы после этого не происходило никакого движения товара.

...

ПРИМЕРНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПО ПРОВЕДЕНИЮ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ В СУПЕРМАРКЕТЕ

Сплошная инвентаризация проводится при наименьших товарных остатках в два этапа:

1. В воскресенье днем проводится инвентаризация склада, после подачи в торговый зал всего необходимого для дневной реализации. При этом:

• за каждой холодильной камерой, складами закрепляется сотрудник, принимающий информацию о количестве товара на ТСД;

• вместе с ним работают 2– помощника, которые подбирают товар по штрих-кодам, отбирают образцы с указанием на них количества данного наименования;

• просканировав весь товар с закрепленного участка, ответственный сотрудник передает ТСД системному администратору для формирования Протокола;

• склад опечатывается после приема данных со всех ТСД.

2. В ночь с воскресенья на понедельник проводится инвентаризация торгового зала в следующем порядке:

• зал делится на сектора с указанием на стеллажах и другом торговом оборудовании порядковых номеров;

• за каждым номером закрепляется ответственное лицо для принятия информации на терминал;

• для пересчета товара отбираются образцы с указанием на них количества данного товара;

• после пересчета закрепленного сектора терминал отдается системному администратору для переноса

• информации в Протоколы приемки данных;

• протоколы распечатываются системным администратором;

• в строке «Данные собраны» проставляется фамилия ответственного лица, в строке «Данные приняты» – фамилия системного администратора;

• протоколы передаются председателю инвентаризационной комиссии, который принимает решение о назначении

• новых ответственных лиц для проведения проверки товара на соответствие данным Протокола;

• расхождения более 5 штук проверяются путем пересчета товара на всех складах и секторах назначенными лицами;

• при пересчете в сличительной ведомости ставится фактическое количество товара в графе «Факт. остаток»;

• в случае выявления ошибки в ведомости расписываются сотрудники, считающие данный товар первый раз, и сотрудники, проверяющие за ними, председатель комиссии;

• после проверки сличительные ведомости председатель комиссии передает системному администратору для внесения изменений и вывода окончательного результата инвентаризации.

С Инструкцией ознакомлены: перечень лиц, отвечающих за проведение инвентаризации.

Источник: Новоселова Н.А. Учет и контроль в розничном магазине. СПб.: Питер, 2006

Если инвентаризация проводится в рабочее время, после снятия учетных остатков возможно выставление товара по проверяемому ассортименту (если проверяются позиции, которые обязательно должны быть в продаже), но должен вестись строгий учет того, что было выставлено дополнительно. Выставленный дополнительно товар учитывается как подсчитанный.

Подсчет. Должен быть осуществлен подсчет всех товарных единиц (одна за другой), находящихся в зоне. При этом подсчет необходимо произвести дважды:

♦ первый сотрудник считает товар в зоне и записывает подсчитанное количество на зона-листе;

♦ второй пересчитывает, и, если количество совпадает, он оглашает его. Если же подсчитанные количества разнятся, то пересчет проводится в третий раз и на зона-листе записывается правильное количество.

Товар подсчитывается и в торговом зале, и на складе. На складе (в подсобном помещении) рекомендуется соблюдать строгое закрепление мест хранения за определенными товарами. Это уменьшает количество административных ошибок.

Если инвентаризация проводится в рабочее время, подсчитанный товар сразу поступает в продажу.

Распределение работы между проверяющими. Определите количество зон для каждого сканирующего (проверяющего). Для этого необходимо общее количество зон разделить на число непосредственных участников инвентаризации.

Ответственный за проведение инвентаризации определяет, кто какие зоны будет сканировать. Сканирующее оборудование раздается персоналу.

Все товарные единицы зоны должны быть просканированы и подтверждены.

В случае ручного ввода данных цифры вводятся, и ввод подтверждается нажатием специальных клавиш на компьютере.

Контроль и подтверждение инвентаризации. Убедитесь, что итоговое число товарных единиц соответствует просканированному количеству артикулов. Убедитесь в том, что все товарные единицы были просканированы, а также в том, что подсчет был осуществлен корректно – все товарные единицы были подсчитаны только один раз. Подтвердите итог инвентаризации.

Сверка несоответствий. По окончании пересчета магазин работает в нормальном режиме, и начинается бухгалтерская фаза, т. е. по сличительным ведомостям составляется список несоответствий между фактическим и учетным количеством.

Несоответствия по возможности устраняются.

Если инвентаризация выборочная, она повторяется до тех пор, пока не будет покрыт весь ассортимент. Затем составляется полная ведомость несоответствий.

Таким образом, достигается полная картина о состоянии товара в магазине. После этого надо пересчитать те позиции, по которым выявлены несоответствия.

Как показывает практика, серия выборочных инвентаризаций позволяет поддерживать товарный учет на высоком уровне. Однако полная инвентаризация необходима, так как отдельные ошибки могут остаться неучтенными. Кроме того, персонал, зная конкретные недостачи, может сознательно устраивать пересортицу, учитывая продажи пересчитанных позиций вместо неподсчитанных утерянных.

Инструкции по проведению инвентаризации. Процедура и периодичность проведения инвентаризации существенно различаются в разных магазинах. Зависит это, как мы уже рассмотрели, от специфики товара, количества ассортиментных позиций, режима работы магазина и степени автоматизации учета.

Конечно, инвентаризация сама по себе не уменьшит количество недостач. Однако строгий контроль – это основа порядка, возможность выявить причины недостач и изменить ситуацию.

Некоторые магазины составляют для своих сотрудников детальные инструкции по проведению инвентаризации, в которых излагаются и этапы проведения инвентаризации, и обязанности каждого участника, и детальное описание технологии, вплоть до того, например, что делать, если на товаре нет этикетки. К такой инструкции по инвентаризации прилагаются все виды отчетов: отчет по подготовке инвентаризации (присутствует не во всех магазинах), отчет по результатам инвентаризации, отчет несоответствий. По каждому этапу и по всей инвентаризации определяются ответственные. Также регламентируются сроки проведения и принципы распределения работ в ходе инвентаризации.

Штрихкодирование как средство управления товародвижением

Обслуживая покупателя, продавец должен быстро и безошибочно определить наименование товара и его стоимость, сосчитать общее количество покупаемого товара и выставить клиенту счет с полной суммой для оплаты товара. Ассортимент современного супермаркета составляет от 5 до 50 тысяч наименований товаров в зависимости от размеров магазина. Управление таким ассортиментом – трудоемкая задача, практически невыполнимая без системы автоматизированного учета и управления.

Точность и скорость обслуживания может быть обеспечена системой штрих-кодов.

Штриховой код – система условных символов зашифровки информации об основных параметрах товара в виде чередующихся темных и светлых полос (штрихов и пробелов) разной ширины. В двухцветных (черно-белых) штрихкодах закодированная информация определяется относительной шириной темных и светлых полос и их сочетаниями. В многоцветных штрихкодах, в которых темные полосы наносятся красителями разных цветов, информация определяется цветом штриха или сочетанием цветов двух соседних штрихов.

Используя технические инструменты по считыванию штрихкодов – сканеры, продавец в считанные секунды сосчитает товар и выдаст покупателю необходимый чек. При этом информация обрабатывается учетной программой предприятия: товар будет списан из торгового зала, деньги от покупателя оприходованы в кассу предприятия, в отчетах менеджеров появится продажа и сумма маржи по данному товару. На сегодняшний день это стало реальностью для многих магазинов.

Однако штрихкоды помогают не только в работе кассира-операциониста. Используя маркер кода, можно автоматизировать учет любого движения товара. Владея технологией штрихкодов, работники склада и продавцы экономят до 60 % времени, направленного на документальное оформление движений товара. Кроме того, сводятся к нулю проблемы с пересортицей товара. В свою очередь, ревизоры или товарные бухгалтеры, производя выборочные инвентаризации, охватывают большее количество номенклатурных единиц товара, затрачивая при этом меньше времени на обработку полученной информации.

Штрихкод также используется при идентификации личных продаж продавцами-консультантами. Для этого каждый из них наклеивает собственный ярлык на ценник продаваемого покупателю товара (рис. 2.15). И кассир, занося с помощью сканера информацию о товаре при формировании чека, заносит также и информацию о продавце, считывая его штрихкод. Данная система позволяет идентифицировать продажи товаров отдельным продавцом-консультантом, определить объемы его личных продаж за отчетный период. При этом не нарушается принцип сокращения временных издержек при обслуживании клиента.

Рис. 2.15. Идентификация личных продаж с помощью штрихкодов