Правила оформления выписок из приказов

Выписка из приказа – документ, состоящий, как правило, только из констатирующей части, которая включает в себя слово «Приказываю». Так же данная выписка может отображать несколько значимых пунктов из распорядительной части приказа.

Такой документ, как выписка из приказа может понадобиться сотруднику предприятия при необходимости начисления пенсии в органах социальной защиты или же в другие органы, иногда - вышестоящие.

Выписки из приказа бывают по личному составу и по основной деятельности. Два этих документа имеют незначительные отличии друг от друга. В выписке из приказа по личному составу отсутствует констатирующая часть, и поэтому вся необходимая информация отображается из распорядительной части приказа. Все дальнейшее оформление данной выписки совпадает с выпиской по основной деятельности.

Выписка из приказа должна содержать следующие реквизиты:

· реквизиты, используемые в общем бланке приказа (наименование предприятия, регистрационный номер документа, идентификационный номер налогоплательщика, юридический адрес предприятия, дата, а так же место составления приказа);

· заголовок к документу («Выписка из приказа»);

· текст документа (как правило, необходимо скопировать полностью констатирующую часть исходного документа приказа и фрагмент распорядительной части);

· должность, фамилия, а так же имя и подпись лица, составившего документ (как правило, им является руководитель предприятия или же другое уполномоченное лицо);

Выписка из приказа в обязательном порядке требует своего заверения. Для этого уполномоченный работник предприятия (как правило, им является работник отдела кадров) на документе делает пометку «Верно», а так же указывается свою должность, фамилию, инициалы и дату заверения данного документа. В случае, когда данная выписка предназначается для подачи в сторонние организации и учреждения, документ требует проставления оттиска печати предприятия. Для документов, которые предназначены для использования внутри предприятия достаточно печати отдела кадров.

Выписка из приказа позволяет ее составителю передать часть текста, которая является необходимой в решении какого-либо конкретного вопроса на предприятии и, таким образом, сохранить конфиденциальность оставшейся части документа приказа, изданного руководителем предприятия.

Пример выписки представлен в приложении В.

Задание к выполнению

4.

Составьте и оформите распорядительные документы, необходимые в данных управленческих ситуациях согласно вариантам:

Вариант 1.

С целью привлечения средств для обеспечения производственной деятельности генеральный директор ООО «Техника» (г. Севастополь) Соколов О. Г. 20 сентября текущего года издал приказ о создании коммерческого отдела в составе 3 штатных единиц: коммерческого директора – 1, ведущего специалиста – 1, специалиста – 1. Главному бухгалтеру предприятия Горячеву Г. А. было поручено представить на утверждение новое штатное расписание предприятия на 4 квартал текущего года к 1 октября. Коммерческому директору Игнатьеву Т. Н., который завизировал проект приказа, предписано закончить комплектование отдела кадрами с высшим экономическим образованием к 10 октября.

Подготовить приказ и выписку из него по одному из вопросов.

Вариант 2.

В целях учета печатей и штампов, применяемых на заводе, обеспечения их сохранности на Московском электротехническом заводе (АО «Электромаш») 10 января 2015 г. издан директором Ефимовым Олегом Сергеевичем приказ №2 о регистрации печатей и штампов. Приказом предписывалось руководителям структурных подразделений, в которых используются штампы и печати установленного образца: зарегистрировать печати и штампы в управлении делами до 20.01.2015; представить в управление делами копии приказов о назначении лиц, ответственных за пользование и хранение печатей и штампов до 20.01.2015.

Проект приказа завизировали юрисконсульт Тищенко И. А., инспектор отдела кадров Жукова Т. П.

Подготовить приказ и выписку из него по одному из вопросов.

Вариант 3.

В ПАО «Царь Хлеб», которое входит в ОАО Холдинговую компанию «Хлебные инвестиции», действует Положение о премировании руководителей цехов, отделов и служб, утвержденное 05.01.2015 № 27.

12 апреля текущего года директор ОАО «Царь Хлеб» Григорчук Юрий Михайлович разработал проект приказа, в котором поручил начальнику отдела труда и заработной платы Маркову Н.Г. рассчитать размер премии руководителям отделов, цехов и служб предприятия по итогам работы за первый квартал к 15 апреля, а главному бухгалтеру предприятия Вербицкой С. Г. – организовать выплату премии к 20 апреля текущего года.

Начальник планово-экономического отдела Матвеева С. Н. и главный бухгалтер Вербицкая С.Г. завизировали проект приказа директора предприятия.

Подготовить приказ и выписку из него по одному из вопросов.

Вариант 4.

Директор ООО «Импульс» Игнатов Роман Константинович 7 апреля текущего года издал приказ об утверждении Положения о порядке расчетов за оказание информационных услуг. Юрисконсульту по финансово-хозяйственным вопросам Морозову В. П. и секретарю-референту Дягилевой Е. А. было поручено к 10 апреля разработать типовые формы договоров об оказании различных видов информационных услуг и строго контролировать их применение в деятельности предприятия. Ответственность за изготовление, учет и сохранность бланков договоров возложена на Дягилеву Е.А., которая вместе с юрисконсультом завизировала проект приказа.

Подготовить приказ и выписку из него по одному из вопросов.

Вариант 5.

Директор экономико-технологического техникума Максимович Валентин Николаевич 28.12.2015 издал приказ об обеспечении противопожарной безопасности и усиления охраны помещений в период Рождественских праздников. Заведующим кабинетов, лабораторий и ответственным работникам техникума после окончания рабочего дня 31.12.2015 лично проверить состояние электрооборудования в кабинетах, лабораториях и закрепленных помещениях, сдать кабинеты, лаборатории и закрепленные помещения назначенной комиссии под расписку. Секретарь – Козак В.Г.

Подготовить приказ и выписку из него по одному из вопросов.

Вариант 6.

В связи со снижением уровня качества обслуживания клиентов, с целью уменьшения нагрузки работников салона красоты «Золушка», находящегося в Севастополе, директор Диана Игоревна Снегирева 15 декабря 2015 г. подписала приказ № 31 об изменениях в штатном расписании работников ООО «Золушка», в котором приказывает:

- расширить штатное расписание работников салона такими штатными единицами: косметолог, массажист;

- оборудовать для этих работников рабочие места в соответствующих помещениях салона;

- заместителю директора Носовой П.А. довести действующий приказ до сведения личного состава работников салона.

Контроль за исполнением этого приказа директор оставила за собой.

Подготовить приказ и выписку из него по одному из вопросов.

Вариант 7.

Во исполнение распоряжения главы районной государственной администрации № 672 от 10.09.2015 «О подготовке народного хозяйства к работе в осенне-зимний период 2015-2016 г.» голова правления ЗАО «Колос» Савченко Тимур Михайлович 21 сентября 2015 года подписал приказ о подготовке ЗАО «Колос» к осенне-зимнему периоду 2015-2016 г., в котором приказывает руководителям подразделений ЗАО «Колос» принять все возможные меры для исполнения распоряжения № 672 от 10.09.2015 главы районной государственной администрации «О подготовке народного хозяйства к работе в осенне-зимний период 2015-2016 г.» в части, касающейся деятельности ЗАО «Колос». Контроль за исполнением данного приказа глава правления ЗАО решил поручить главному агроному Мышкину О.Ю. К приказу прилагается: копия распоряжения главы районной государственной администрации № 672 от 10.09.2015.

Адрес и реквизиты ЗАО «Колос»: г. Симферополь, ул. Киевская, 12, 95017; р/с 23427800121121 в Симферопольском отделении банка «АВАЛЬ» г. Симферополь, МФО 342243, идентификационный код по ОКПО 12468967.

Подготовить приказ и выписку из него по одному из вопросов.

Вариант 8.

Подготовить приказ по торговому предприятию ООО «Авторитет», используя приказ Главного управления внутренней торговли и бытового обслуживания населения г. Москва № 146 от 18.04.15 «О праздновании Дня Москвы» (выписка из приказа).

1. Обеспечить обслуживание участников народного гуляния на ул. Тверской двумя торговыми точками на 4 рабочих места 26.05.15 и 27.05.15 с 8.30 до 19.00.

2. Продавать продукцию собственного производства, кулинарии, кондитерские изделия, безалкогольные напитки.

3. Обеспечить рекламное оформление пунктов продажи.

В приказе самостоятельно определить круг лиц, их должности, непосредственных исполнителей и ответственных за исполнение данного приказа. Подготовить выписку из приказа по одному из вопросов.

Вариант 9.

Оформить приказ о выполнении распоряжения госадминистрации г. Москва № 37 от 02.05.15 «Об изменении арендной платы» ЗАО «МОСКВАИНВЕСТСТРОЙ» (04116, Россия, г. Москва, ул. Новорязанская 3, оф. 205, код по ЕГРПОУ 32776576). Приказ подписан директором общества Владиславом Петровичем Щербаком. В приказе отметить, что:

- главному бухгалтеру Шумейко О.В. до 10.07.15 сделать перерасчет стоимости арендной платы;

- новые тарифы на аренду следует довести до сведения всех руководителей, арендующих площади ЗАО «МОСКВАИНВЕСТСТРОЙ»;

- контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора Иваненко И.Д..

Подготовить выписку из приказа по одному из вопросов.

Вариант 10.

Оформить приказ о выполнении решения Севастопольской городской государственной администрации № 879 от 05.05.15 «О предоставлении ПАО «Севтелеком» льготы по арендной плате за пользование имуществом, являющимся собственностью г. Севастополя». Приказ подписан и.о. директора Севастопольского филиала ПАО «Севтелеком» Ивановым М. Г. В приказе отметить, что:

- главному бухгалтеру Киктевой О.М. до 10.06.15 сделать перерасчет стоимости арендной платы;

- контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора по техническим вопросам Севастопольского филиала ПАО «Севтелеком» Ткачука В.М.

Подготовить выписку из приказа по одному из вопросов.

Приложение А

Пример оформления приказа по основной деятельности с продольным расположением реквизитов

Приложение Б

Пример оформления приказа по основной деятельности с угловым расположением реквизитов

Приложение В

Пример оформления выписки из приказа