Формирование бланка письма

Лабораторная работа

«Деловая переписка»

Общие сведения

Деловая переписка - основное официальное средство общения между организациями, организациями и частными лицами. Значит, при ее составлении следует учитывать сложившиеся правила. Во-первых, это обеспечит юридическую силу документов и, во-вторых, поможет достичь цели - побудить адресата к определенным, нужным вам действиям.

Понятие " деловая переписка" объединяет разные виды документов: служебные письма, телеграммы, телефонограммы, докладные записки и т.д.

Самый распространенный вид деловой переписки - деловые (служебные) письма. Особенности их содержания во многом зависят от того, для какой цели они составляются. Однако существуют общие требования составления и оформления, которые обязательны для любого письма. Говоря о правилах составления делового письма, следует разделять их на:

1) правила, относящиеся к форме документа, т.е. правила оформления

2) требования к содержанию.

Правила оформления делового письма

Формирование бланка письма

Для формирования делового письма используется типовой фирменный бланк, который разрабатывается для конкретного предприятия.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации

(02 - герб субъекта Российской Федерации или

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));

04 - код организации

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)

08 - наименование организации

09 - справочные данные об организации, а также ограничительные отметки для реквизитов:

11 - дата документа

12 - регистрационный номер документа

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа

15 – адресат

18 - заголовок к тексту

19 - отметка о контроле

20 - текст документа

Бланк письма может изготавливаться на основе продольного или углового расположения реквизитов.

Рисунок - 1. Расположение реквизитов (угловой вариант) бланка письма

(размеры указаны в миллиметрах)

Рисунок. 2 - Расположение реквизитов (продольный вариант) бланка письма

(размеры указаны в миллиметрах)

Наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа является угловой бланк. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов " Адресат", " Резолюция"

Использование продольного бланка письма целесообразно в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, например, может быть в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на русском языке, а справа - на национальном, на одном уровне. Если количество используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать реквизиты на русском, а ниже - на национальном языке, продлевая строку до границы правого поля.

Бланк письма может изготавливаться для организации, структурного подразделения и должностного лица.

Рисунок 3 - Бланк письма организации с угловым (центрированным) расположением реквизитов

Рисунок 4 - Бланк письма организации с угловым (флаговым) расположением реквизитов

Рисунок 5 - Бланк письма организации с продольным расположением реквизитов