Функциональный;

Лекция 2.

Введение. Основные понятия

Говоря о моделировании бизнес-процессов, мы будем пользоваться терминологией сразу нескольких областей знаний, относящихся к экономике, информатике, моделированию сложных систем.

Поэтому, прежде чем двигаться дальше, необходимо ввести ряд базовых понятий и определений.

Для начала попробуем разобраться, что, собственно, такое — «моделирование бизнес-процессов».

Бизнес-процесс определяется как логически завершенная цепочка взаимосвязанных и повторяющихся видов деятельности, в результате которых ресурсы предприятия используются для переработки объекта (физически или виртуально) с целью достижения определенных измеримых результатов или создания продукции для удовлетворения внутренних или внешних потребителей.

В качестве клиента бизнес-процесса может выступать другой бизнес-процесс. В цепочку обычно входят операции, которые выполняются по определенным бизнес-правилам.

Под бизнес-правилами понимают способы реализации бизнес-функций в рамках бизнес-процесса, а также характеристики и условия выполнения бизнес-процесса.

Составляющие бизнес-процесс действия могут выполняться:

ü людьми (вручную или с применением компьютерных средств или механизмов);

ü быть полностью автоматизированы.

Порядок выполнения действий и эффективность работы того, кто выполняет действие, определяют общую эффективность бизнес-процесса.

Задачей каждого предприятия, стремящегося к совершенствованию своей деятельности, является построение таких бизнеc-процессов, которые были бы эффективны и включали только действительно необходимые действия.

Термин моделирование имеет два основных значения.

Во-первых, под моделированием понимают процесс построения модели как некоего представления (образа) оригинала, отражающего наиболее важные его черты и свойства.

Если же модель уже построена, то моделирование — это процесс исследования (анализа) функционирования системы, вернее, ее модели.

Базовой целью моделирования бизнес-процессов является описание реального хода бизнес-процессов компании. При этом необходимо определить:

1) что является результатом выполнения процесса;

2) кем и какие действия выполняются;

3) каков их порядок;

4) каково движение документов в ходе выполнения процесса;

5) насколько процесс надежен (вероятность неудачного выполнения);

6) как он может быть расширен/модифицирован в будущем.

Обеспечить прозрачность хода бизнес-процессов важно потому, что только в этом случае владелец бизнес-процесса (сотрудник компании, управляющий ходом бизнес-процесса и несущий ответственность за его результаты и эффективность), бизнес-аналитик, руководство и другие заинтересованные стороны будут иметь ясное представление о том, как организована работа.

Понимание хода существующих бизнес-процессов дает возможность судить об их эффективности и качестве и необходимо для разработки поддерживающей бизнес ИТ-инфраструктуры.

Успешная разработка прикладных систем, обеспечивающих поддержку выполнения бизнес-процессов от начала до конца, возможна лишь тогда, когда сами процессы детально ясны.

Моделью бизнес-процесса называется его формализованное (графическое, табличное, текстовое, символьное) описание, отражающее реально существующую или предполагаемую деятельность предприятия.

Модель, как правило, содержит следующие сведения о бизнес-процессе:

ü набор составляющих процесс шагов — бизнес-функций;

ü порядок выполнения бизнес-функций;

ü механизмы контроля и управления в рамках бизнес-процесса;

ü исполнителей каждой бизнес-функции;

ü входящие документы/информацию, исходящие документы/информацию;

ü ресурсы, необходимые для выполнения каждой бизнес-функции;

ü документацию/условия, регламентирующие выполнение каждой бизнес-функции;

ü параметры, характеризующие выполнение бизнес-функций и процесса в целом.

Для моделирования бизнес-процессов можно использовать различные методы.

Метод, или методология, моделирования включает в себя последовательность действий, которые необходимо выполнить для построения модели, т. е. процедуру моделирования, и применяемую нотацию (язык).

Наиболее популярной методологией бизнес-моделирования является ARIS, но также известны Catalyst компании CSC, Business Genetics, SCOR (Supply\Chain Operations Reference), POEM (Process Oriented Enterprise Modeling) и др. Язык моделирования имеет свой синтаксис (условные обозначения различных элементов и правила их сочетания) и семантику (правила толкования моделей и их элементов).

Мы на лабораторных работах познакомимся с программным средством построения диаграмму бизнес-процессов (activity diagrams), используя Case-средство Ramus.

Практикум: Программное средство структурного моделирования процессов RAMUS

https://www.intuit.ru/studies/courses/2195/55/lecture/15043

Когда в компании работает всего 2 человека, управленческих проблем не так уж много.

Но когда сотрудников становится 10, 20, 50 или 100, кое-что начинает меняться.

Постепенно все процессы начинают идти с некоторым скрипом. Те вопросы, которые раньше решались мгновенно, затягиваются на часы или даже дни. Чтобы они всё-таки решились, их уже приходится «подталкивать».

В итоге получается какая-то нерадостная картина.

Если сотрудник отдела закупок лично не отнесёт счет в бухгалтерию и не будет напоминать о нём каждый час — оплата может и не пройти. Если менеджер по продажам не пойдёт в отдел логистики и не будет тормошить логистов, есть риск, что срочный заказ клиенту так и не будет отправлен вовремя.

Тот же бухгалтер в свою очередь может неделями пытаться получить документы по сделке от менеджера по продажам. И т.д.

Начинают происходить сбои, которые часто называют ёмким словечком «косяк». И такое впечатление, что «косячат» понемногу все

Хотя вроде как и профессиональные ребята, и работать умеют …

Самое неприятное, что от этого начинают страдать клиенты (и часть из них уходить).

Почему же так происходит?

Тут две основных причины:

1) Так уж получается, что в большинстве бизнес-процессов как правило участвуют сотрудники разных подразделений. И для каждого из них в любой момент времени собственные задачи оказываются более приоритетными, чем те, результаты которых в нужны в большей степени сотрудникам других отделов. Поэтому такие задачи отодвигаются на второй план.

2) Даже если человек реально стремится выполнить все возникающие задачи, далеко не всегда понятно, что можно считать «хорошо выполненной задачей». Потому что частенько они сформулированы довольно расплывчато.

«Это обязательно нужно сделать после обеда» — это к 16.00 или к 17.00? А может к 19.30?

«Нужно сегодня доставить этот заказ клиенту» — подразумевает только передачу товара? Или нам ещё нужно получить ТТН или подписанный акт приёмки-передачи? Ну и т.д.

Тут обычно руководителю компании приходит в голову светлая мысль: «Надо прописать бизнес-процессы!»

Вот как, например, выглядит простейший процесс, прописанный в программе BPwin (здесь используется стандарт IDEF 0, который считается классическим вариантом для прописания бизнес-процессов):

Вас пугают картинки с таким обилием стрелочек?

Проблема ещё в том, что ни в BPwin, ни в ARIS, ни в других продуктах вообще нет инструмента для ежедневного контроля текущих процессов!

В какой-то момент приходит понимание, что все существующие программные решения – не больше, чем дорогие «рисовалки».

В итоге в компаниях создаются талмуды с прописанными бизнес-процессами, покупается дорогой софт. А процессы как шли со сбоями, так и идут. Обидно, правда?

Во-первых, при желании ключевые процессы можно прописать за несколько дней. Все остальные – за месяц, максимум два в рабочем порядке и по мере необходимости без каких-то специальных танцев с бубном. И консультанты для этого не нужны.

Тут важно понять вот какой момент. Прописание процессов не требует каких-то сакральных знаний. Это обыденный и рутинный инструмент. Пользоваться им должен уметь каждый сотрудник.

Поэтому чем проще оформлены процессы, тем лучше. В этом и секрет быстрого их прописания.

ü Что вам нужно знать про каждый этап любого процесса?

ü Что должно быть сделано

ü Каков фактический результат этого действия

ü В какие сроки

ü Кто ответственен за выполнение

В итоге имеем, например, вот в такую схему:

В теории и на практике существуют различные подходы к построению и отображению моделей бизнес-процессов, основными из которых являются:

Функциональный;