Системный анализ в исследовании систем управления

Системный анализ в ИСУ предполагает системное рассмотрение объекта исследования или использование системного подхода. Схема системного рассмотрения любого объекта, в том числе и системы управления, включает его рассмотрение по перечисленным ниже восьми аспектам.

1. Системно-элементный или системно-комплексный аспект рассмотрения заключается в выявлении элементов, составляющих систему управления. Например, обязательными элементами СУ являются:

· Топ-менеджер. Имеется в виду единственное лицо в организации, генеральный исполнительный директор (в зарубежной литературе и практике - СЕО - Chief Executive Officer) отвечающий за все, что происходит в организации.

· Линейные подразделения в лице их руководителей. Линейные руководители - это менеджеры, руководящие бизнес-процессами, направленными непосредственно на создание «цепочки ценности», на производство той продукции и услуг, для которой создании организация. На промышленном производстве это руководители дивизионов, цехов, участков, бригад. В организациях, занятых непроизводственной деятельностью, это руководители соответствующих структурных подразделений (департаменты, отделы, секторы, лаборатории, группы)

· Функциональные подразделения в лице их руководителей. Функциональные руководители - это менеджеры, отвечающие за выполнение определенной функции структурными подразделениями, объединяющими комплект некоторых компетенций, которыми не обладают линейные руководители.

Линейные структурные подразделения могут также включать функциональные службы, подчиненные линейным руководителям соответствующего уровня. Например, начальник цеха может иметь «свое» планово-диспетчерское или планово-экономическое бюро, а начальники этих бюро будут подчиняться ему как «топ-менеджеру».

Внутри функциональных служб «царит» линейная структура: сотрудники подчиняются руководителю подразделения на основе властной вертикали.

2.Системно-структурный аспект рассмотрения заключается в выяснении внутренних связей и зависимостей междувыявленными элементами объекта системного исследования. В СУ линейные и функциональные подразделения взаимодействуют на основе установленных правил взаимодействия. Эти правила зафиксированы в положениях о структурных подразделениях. В конфликтных ситуациях арбитром становится топ-менеджер. Чем четче формализованы взаимоотношения между линейными и функциональными подразделениями, тем эффективнее сама СУ. Внутренние связи и зависимости могут обусловливаться не только формальными, но и неформальными отношениями, возникающими между людьми. Существует опасность возникновения приоритета горизонтальных (личных, неформальных) связей перед вертикальными (служебными, должностными). Развитие этого приоритета приводит к возникновению организационных патологий и падению эффективности СУ.

Таким образом, внутренние связи и зависимости в рамках СУ представляют собой весьма динамичный и противоречивый объект: с одной стороны фиксируются нормативными документами, а с другой - спонтанно возникают и исчезают под влиянием «человеческих отношений».

3. Системно-функциональный аспект рассмотрения предполагает выявление функций, выполняемых объектом системного исследования. Функции СУ заключаются в том, чтобы цели организации стали приоритетными для элементов организации (линейных и функциональных подразделений). Цели организации в целом через выполнение основных функций (производство продукции или услуги) реализуют линейные структурные подразделения, обладающие для этого некими основными компетенциями. Необходимые для выполнения основной деятельности дополнительные и обеспечивающие функции (включая некоторые управленческие) выполняют функциональные подразделения, которые таким образом участвуют в основном бизнес-процессе и вносят свой вклад в достижение целей организации. При правильном функционировании СУ все элементы организации как системы работают не на свои цели и интересы, а на цели и интересы организации в целом.

4.Системно-целевой аспект рассмотрения означает необходимость идентификации целей и подцелей изучаемого объекта, их взаимной увязки между собой. Целью СУ является достижение слаженной работы всех элементов организации, что бы каждый элемент на своем месте в нужное время выполнял свою функцию определенным образом. Для этого СУ выполняет все функции менеджмента от целеполагания до контроля и регулирования. Формулируются стратегические цели организации, составляются подробные планы их реализации, задачи по выполнению планов, необходимые объемы полномочий и ответственности закрепляются за подразделениями и функционерами, осуществляется предварительный, текущий и заключительный контроль и регулирование бизнес-процессов.

5. Системно-ресурсный аспект рассмотрения заключается в выявлении ресурсов, необходимых для функционирования объекта. СУ поглощает ресурсы организации. Затраты на содержание СУ входят в накладные расходы и компенсируются за счет основной деятельности, в краткосрочном периоде снижая рентабельность основного производства. Практика функционирования организаций во всем мире показывает, что практически невозможно радикально сократить ресурсы, направляемые на функционирование СУ и что эти ресурсы имеют стойкую тенденцию к увеличению несмотря на всевозможные ухищрения в технологии управленческого труда.

6. Системно-интеграционный аспект рассмотрения состоит в определении свойств объекта, обеспечивающих его целостность и особенность. Целостность и устойчивость СУ обеспечиваются ориентацией всех сотрудников организации на единую цель и признанием всеми сотрудниками установленного порядка взаимодействий.

7. Системно-коммуникационный аспект рассмотрения означает выявление внешних связей объекта. СУ представляет организацию во внешней среде, поэтому должна реагировать на все ее изменения. В зависимости от ценностей организации, СУ может устанавливать приоритеты внешних связей. Но в общем случае наиболее значимыми внешними связями будут те, которые обеспечивают бесперебойное поступление в организацию ресурсов.

8. Системно-исторический аспект рассмотрения позволяет выяснить условия возникновения исследуемого объекта, пройденные им этапы, современное состояние, а также возможные перспективы развития. Например, линейно-функциональная СУ возникает как развитие линейной структуры управления в результате усложнения внешней среды и ограниченной компетенции линейных руководителей. Появляется необходимость в носителях функциональных компетенций, и для обеспечения удобства взаимодействия с ними, они вводятся в штат организации. Развитие линейно-функциональной СУ исторически шло по пути нарастания полномочий функциональных подразделений, что приводит к внутриорганизационным коллизиям и снижению эффективности деятельности. Функциональные службы становятся «главнее» основных подразделений. При таком подходе у линейно-функциональной СУ как управленческого феномена практически нет перспективы развития.

Приведенный пример показывает, каковы требования к системному рассмотрению как таковому. Исследование чего бы то ни было, в частности СУ, в этих восьми объектах дает основание сказать, что в исследовании использовался системный подход. И применен системный анализ.