Документи юридичного фаху.

1. За найменуванням: акт, протокол, інструкція, лист тощо.

2. За змістом і спеціалізацією:

l загальні;

l з адміністративних питань;

l з питань планування оперативної діяльності;

l з питань підготовки та розподілу кадрів;

l спеціалізовані з фінансово-розрахункових і комерційних питань, — постачально-збутові, зовнішньоторговельні тощо.

3. За призначенням:

l щодо особового складу;

l організаційно-розпорядчі;

l кадрово-контрактові;

l довідково-інформаційні;

l господарсько-договірні;

l обліково-фінансові.

4. За походженням:

l службові (офіційні) — укладаються працівниками, які офіційно уповноважені це робити від імені установи, організації для вирішення службових питань;

l особисті (приватні) — укладаються будь-якою особою для вирішення індивідуальних, власних питань.

5. За місцем укладення:

l внутрішні — мають чинність у межах установи, де їх укладено;

l зовнішні — виступають чинником або результатом спілкування з іншими установами, організаціями, особами.

6. За напрямком (спрямуванням):

l вхідні (надходять до установи, організації, підприємства, фірми);

l вихідні (адресовані за межі установи).

7. За способом створення, структурними ознаками (формою) і ступенем стандартизації та регламентації:

l стандартні, типові — укладаються на трафаретних, бланкових паперах із захисними символами в суворо регламентованій послідовності (паспорт, свідоцтво, атестат, диплом, військовий квиток тощо);

l нестандартні, нерегламентовані — в яких певна частина даних готується заздалегідь (типовий лист, довідка, перепустка, положення, інструкція тощо);

l індивідуальні — укладаються за загальними принципами й формою, але автор довільно добирає та компонує мовні засоби залежно від конкретної ситуації (автобіографія, звіт, протокол, оголошення, запрошення тощо).

8. За ступенем складності:

l прості (односкладові) — відображають одне питання, факт;

l складні — відображають два й більше питань, фактів.

9. За стадіями відтворення:

l оригінали;

l копії, витяги, дублікати.

10. За терміном виконання:

l звичайні безстрокові (нетермінові) — виконуються (опрацьовуються) в порядку загальної черги;

l термінові — укладаються за завчасно визначеним терміном виконання, а також телеграми, телефонограми тощо;

l дуже термінові — зі спеціальною позначкою терміну виконання.

11. За ступенем секретності (гласності):

звичайні (несекретні) — для загального користування;

l для службового користування (ДСК);

l таємні (Т);

l цілком таємні (ЦТ).

12. За юридичною силою:

l справжні — чинні, нечинні;

l підробні — фальсифікати.

13. За технікою відтворення:

l рукописні;

l в ідтворені за допомогою технічних засобів.

14. За терміном зберігання:

l тимчасового зберігання (до 10 років);

l тривалого зберігання (понад 10 років);

l постійного зберігання.

Документи поділяються за призначенням та найменуванням. Деякі документи мають однакову назву, але виконують різні функції.

45. Документи щодо особового складу: автобіографія, характеристика, накази щодо особового складу, резюме, заява.

Документи по особовому складу створюються з приводу прийняття працівників на роботу, звільнення їх, переведення на іншу роботу, надання відпусток, заохочення, накладання дисциплінарних стягнень.

Автобіографія – це документ, в якому особа повідомляє основні факти своєї біографії.

Основні реквізити автобіографії:

l Назва виду документу.

l Текст, в якому зазначається:

1. прізвище, ім’я, по-батькові;

2. дата народження;

3. місце народження;

4. відомості про освіту (повне найменування всіх навчальних закладів, у яких довелося навчатися);

5. відомості про громадську роботу;

6. короткі відомості про склад сім’ї (батько, мати, чоловік, дружина, діти)

l Дата написання

l Підпис

Характеристика – це документ, у якому в офіційній формі висловлено громадську думку про працівника як члена колективу і який складається на його вимогу або письмовий запит іншої установи для подання до цієї установи.

Реквізити характеристики:

Назва виду документу

l Заголовок (прізвище, ім’я, по-батькові особи, якій видається характеристика; рік або повна дата народження; посада; якщо потрібно-місце проживання);

l Текст, який містить такі відомості:

l трудова діяльність працівника (з якого часу в цій установі, на якій посаді);

l ставлення до службових обов’язків та трудової дисципліни (вказуються найбільш значущі досягнення, заохочення та покарання);

l моральні якості (риси характеру, ставлення до інших членів колективу);

l висновки;

l призначення характеристики (при потребі);

l Дата складання

l Підпис керівника установи

l Печатка

Характеристика оформляється на стандартному аркуші паперу у двох примірниках: перший видають особі, а другий (копію) підшивають до особової справи.

Наказ — це розпорядчий документ, що видається керівником установи. Накази з особового складу регламентують прийняття на роботу, звільнення, переміщення працівників, відрядження, відпустки, різні заохочення. У заголовку такого наказу зазначають: «Щодо особового складу».

Реквізити наказу такі:

l назва підприємства або установи, що видає наказ, або назва посади керівника;

l назва виду документа;

l назва місця видання наказу;

l номер;

l дата підписання;

l короткий зміст наказу (заголовок);

l текст наказу;

l підстава для складання;

l підпис керівника підприємства (установи).

Резюме — це документ, в якому подаються короткі відомості про навчання, трудову діяльність і професійні успіхи та досягнення особистості, яка його складає.

Реквізити:

l Назва документа.

l Прізвище, ім`я та по-батькові особи, яка складає резюме.

l Мета складання резюме.

l Досвід роботи.

l Освіта.

l Знання мов.

l Контактний телефон.

Заява — це документ, у якому приватна чи посадова особа звертається з проханням тобто пропозицією на адресу установи чи посадової особи.

Реквізити:

l Адресат. З великої літери в давальному відмінку вказується, кому адресована заява: посада, назва підрозділу, установи, звання, прізвище, ініціали посадової особи, якій адресовано заяву.

l Спочатку вказується прізвище адресата, потім ініціали

l Адресант. З малої літери в родовому відмінку вказується, від кого подається заява: посада, звання, назва підрозділу, установи, прізвище, ім’я, по батькові (повністю). При цьому прийменник від не вживається.

l Назва документа (як правило, з малої літери).

l Текст (з абзацу, з великої літери).5. Додаток (підстава) у складній заяві: перелік документів, які додаються до заяви. За необхідністю вказується кількість сторінок кожного з документів.

l Дата.

l Підпис адресанта.

46. Види службових листів. Ділове листування. Вимоги до офіційного листування.

Службові листи — узагальнена назва різноманітних за змістом інформаційних документів, які виступають основним засобом спілкування й оперативного управління діяльністю установ, організацій, підприємств.

Офіційне листування можна розділити на три види:

1. Дипломатичне — офіційне листування міждержавних установ чи іноземних представництв у дипломатичній практиці.

2. Адміністративне — офіційне листування між органами управління (органи влади, керівні органи) та виконавцями (установи, підприємства, організації), а також їх структурними підрозділами.

3. Ділове (комерційне) — листування напівофіційного характеру між фірмами, установами тощо.

За кількістю адресатів листи розрізняють на:

1. Звичайні — надсилаються на одну адресу від імені одного кореспондента.

2. Циркулярн і — надсилаються керівною установою до своїх структурних підрозділів (кілька адрес).

3. Колективн і — надсилаються на одну адресу від імені кількох кореспондентів.

За функціональними ознаками листи поділяють на два види:

1. Листи, що потребують відповіді (лист-прохання, лист-запит, лист-нагадування, лист-пропозиція, лист-звернення, лист-вимога тощо).

2. Листи, що не вимагають відповіді (лист-відповідь, лист-запрошення, лист-подяка, супровідний, гарантійний, комерційний, рекомендаційний лист тощо).

Вимоги:

Правило 1: Простота

Обирайте прості слова.

Не використовуйте часто багатоскладові слова.

Дієслова динамічні і живі.

Не використовуйте часто прикметники

Правило 2: Лаконічність та чіткість

Виражайте свої думки точно.

Використовуйте короткі речення.

Уникайте холостих ходів.

Кажіть лише те, що є для читача важливим.

Ставте запитання, якщо Ви очікуєте відповідь.

Правило 3: Поділ

Частіше ставте крапки.

Нову інформацію подавайте в наступному реченні.

Поділяйте головне та підрядне речення на головну та додаткову інформаціют Розглядайте в абзаці лише одну тему і завершено.

Надайте Вашому листу оптимально логічної побудови.

Правило 4: Симпатія та визнання

Думайте та формулюйте позитивно.

Пишіть поставивши себе у положення читача.

Пишіть використовуючи активний стан. Висловлення в пасивному стані діють без особисто.

Повідомляйте факти, але не пояснюйте їх.

47.Етикет ділового листування.

1. Починати листа необхідно із звертання, яке є загальноприйнятою формою ввічливості.

2. Першою частиною будь-якого листа є мотивація, що пояснює спонукальні мотиви, причини складання листа.

3. Дуже важливим є вибір завершальних речень. Він залежить від змісту листа. Найчастіше у кінці листа повторюють подяку, вибачаються за турботи, висловлюють надію на подальшу співпрацю тощо.

4. Не слід забувати про завершальну фразу.

5. Дієслова вживаються переважно у формі 1-ї особи однини і множини

50. Оформлення довідково-інформаційних документів: оголошення, запрошення, доповідні та пояснювальні записки, віробничі звіти.

Оголошення – це документ, у якому подається потрібна інформація, адресована певному колу зацікавлених осіб. За змістом оголошення поділяються на два види:

l оголошення про майбутню подію;

l оголошення про потребу в послугах або можливість їх надання.

Оголошення про майбутню подію має такі реквізити:

l Назва виду документа.

l Текст, що містить: - дату; - місце; - організатора; - зміст (порядок денний) події; - коло осіб, які запрошуються на подію; - умови входу (платний чи вільний).

l Підпис (назва установи або колегіального органу, прізвище або посада особи, яка дає оголошення) — якщо потрібно.

Оголошення про потребу в послугах або можливість їх надання містить такі реквізити:

l Назва виду документа.

l Заголовок.

l Текст.

l Адреса автора оголошення.

Запрошення – це документ, який адресується конкретній особі і

містить пропозицю взяти участь у події або заході.

Реквізити:

1)назва виду документа;

2)звернення до адресата;

3)текст, в якому вказується:

-дата і час події;

-місце;

-порядок денний, тематика події;

-прізвища доповідачів з кожного питання;

-маршрут проїзду;

-прізвище або телефон відповідальної особи;

4)підпис;

5) печатка;

Докладні, пояснювальні та службові записки - документи, які інформують про вже здійснивши сі явища і факти, виконані роботи, склавшуся ситуацію.

Реквізити доповідної записки:

1. Посада, П. І. Б. керівника, на чиє ім'я адресується доповідна записка.

2. Найменування структурного підрозділу.

3. Посада, П. І. Б. автора доповідної записки.

4. Найменування документа.

5. По якому питанню укладена записка (заголовок до тексту).

6. Текст.

7. Перелік додатків,

8. Дата та місце укладання доповідної записки.

9. Підпис посадової особи, яка уклала записку.

10. Вихідний номер.

Пояснювальна та службова записки мають аналогічні реквізити.

Пояснювальні записки поділяються на дві групи:

1) документи, що супроводжують основний документ та пояснюють зміст його окремих положень (оформляються на загальному бланку установи);

2) з приводу ситуацій, випадків (оформляються на листах

бумаги, підписує виконувач).

Виробничий звіт. Реквізити.

- реквізит " Підприємства";

- реквізит " Територія";

- реквізит " Форма власності";

- реквізит " Галузь";

- реквізит " Орган державного управління";

- реквізит " Кількість підприємств";

- реквізит " Адреса";

- коди за ЄДРПОУ, за СПАТО, за КРВ, за СПОДУ