My dear Michael

Пример:

Dear John Mitchell

Пятое – сам текст. Первый абзац основного текста начинается с предложения, в котором вы подтверждаете получение письма от вашего корреспондента, или со ссылкой на поступившее письмо. Обычно объем делового письма не превышает одну страницу. Но, если объем письма больше одной страницы и его продолжение напечатано на обратной стороне листа, то пишется p.t.o., что означает Please Turn Over (Смотрите на обороте). Для того, чтобы читатель сразу понял, о чем пойдет речь, после вступительного обращения обычно дается краткое указание на общее содержание письма. Чаще всего перед этим указанием употребляются следующие сокращения: Re – сокращение от латинского выражения «in re» - по делу

Subject - тема

Conc – сокращение от английского «concerning» - касательно

Пример:

Conc: your request for the documents of January 21, 2009

Subject: labour contract

Re: Invitation to speak at next conference

Шестое – заключительная формула вежливости.

Dear Sirs, Yours faithfully/ Faithfully yours (если не известно имя адресата)

Dear Sir, We are yours faithfully

Dear Sir/Madame, We remain yours faithfully

Dear Mr., Yours sincerely

Dear Mrs., Sincerely yours (если автор знает имя адресата)

Dear Madam Yours very sincerely

Dear Gentlemen, Yours truly

Gentlemen, Very truly yours

После заключительной формы вежливости ставится подпись.

Иногда подпись ставится от имени кого-либо. Это может выглядеть так:

1) Yours faithfully, 2) Mr. Paul Wagner For the Manager

Paul Wagner

Иногда, вместо For может быть использовано сокращение Per. pro или p.p., от латинских слов per procuratio, что означает " по доверенности, от имени кого-либо ":

Пример:

Sincerely yours,

John Taylor (Mr)

p.p. B. Hanson

HR Manager

Если вы отсылаете копии письма и другим адресатам, тогда в конце письма сделайте соответствующую отметку в виде следующей аббревиатуры: " c.c." - carbon copies (точные копии) или Copy to …

Иногда вы не хотите, чтобы получатель вашего письма знал, что вы еще кому-то отослали копии. В этом случае внизу писем-копий вы указываете " b.c.c." - blind carbon copies. (скрытые копии).

Если к письму имеется приложение (каталог, контракт, счет и т.д.), то внизу, после подписи делается указание об этом: " Enc: ", " Encl: " - это сокращение от Enclosure (приложение, вложение).

Седьмое - подпись. Как не парадоксально звучит, главное – ваша подпись. На Западе главное – ваша подпись под всем, что было написано выше. Ваш адрес, телефон (факс) и ваша подпись ценятся у них превыше всех наших печатей.

Пример:

Paul Wagner

Chief Development Officer

Восьмое – это инициалы того, кто это письмо составлял. Это как вежливое напоминание, кто работал над составлением данного документа, ваши инициалы и через дэш или после двоеточия инициалы секретаря, того, кто все это печатал.

Пример:

MG/vr