Создание таблиц базы данных Продажа канцтоваров

В зависимости от наличия и вида исходной информации, а также от личных предпочтений пользователей создание таблиц базы данных и их заполнение можно выполнять различными способами: в режиме конструктора таблиц, в режиме просмотра таблицы, путем импорта данных из других таблиц Access или документов Microsoft Office, в том числе из электронных таблиц Microsoft
Excel, и др. Рассмотрим эти способы на примерах создания отдельных таблиц базы данных Продажа канцтоваров.

1.3.1. Создание таблицы Виды товара в режиме конструктора

Для создания таблицы Виды товара в режиме конструктора выполните следующие действия.

1) В области переходов в списке Все таблицы выберите объект Таблица1.

2) На вкладке ленты Режим таблицы в крайней левой группе Режимы нажмите пиктограмму Режим и в раскрывшемся меню выберите Конструктор.

Для открытия таблицы в режиме конструктора можно также щелкнуть правой кнопкой мыши на ее имени в области переходов и в контекстном меню выбрать опцию Конструктор. Быстрый переход в режим конструктора обычно осуществляют щелчком на пиктограмме .

В открывшемся окне Сохранение введите имя таблицы Виды товара.

3) В режиме конструктора Microsoft Access 2007 предоставляет пользователю бланк для заполнения. Во многих случаях при установке курсора в ячейку бланка в правой ее части выводится связанный с ней скрытый элемент управления (раскрывающийся список или построитель выражений ). Использование таких элементов существенно облегчает ввод данных в ячейку. Бланк создания структуры таблицы в режиме конструктора представлен на рис. 7.

Для создания структуры таблицы Виды товара в отдельных строках бланка по очереди введите имена полей, укажите типы данных в них и задайте свойства полей на вкладке Общие в соответствии с указанными в табл. 1. Свойства полей, не представленных в табл. 1, следует оставить неизменными, т. е. установленными программой Microsoft Access 2007 по умолчанию.

4) Закройте окно конструктора таблиц. При закрытии окна обязательно сохраните изменения, сделанные в таблице.

Рис. 7. Вид окна конструктора таблиц

Таблица 1

Характеристики полей таблицы Виды товара

Имя поля	Тип данных	Свойства поля
Код вида	Числовой	[Установить признак «Ключевое поле» ] Сделать текущее поле ключевым можно щелчком на пиктограмме Ключевое поле на вкладке ленты Конструктор или выбрав соответствующую опцию из контекстного меню, связанного с этим полем. В структуре таблицы ключевое поле помечается символом
Вид	Текстовый	Размер поля 15
Маска ввода > L<?????????????? Маска > L<?????????????? означает, что первый введенный символ автоматически отображается в верхнем ре­гистре, а все последующие – в нижнем (более подробные сведения о знаках маски ввода приведены в приложении)
Обязательное поле Да
Индексированное поле Да (Совпадения не допускаются)

1.3.2. Ввод данных в таблицу Виды товара

Непосредственный ввод данных в таблицу осуществляется в режиме таблицы и выполняется следующим образом.

1) Откройте созданную таблицу Виды товара двойным щелчком на ее значке в области переходов. Автоматически появившийся столбец Добавить поле при необходимости можно скрыть, щелкнув на его заголовке правой кнопкой мыши и выбрав в контекстном меню опцию Скрыть столбцы.

2) Установите необходимую ширину каждого столбца, перемещая его правую границу при нажатой левой кнопке мыши.

3) Заполните таблицу, построчно добавляя записи с данными о видах товара в соответствии с рис. 8.

Рис. 8. Записи в таблице Виды товара

4) Обратите внимание на то, что данные в таблице Виды товара упорядочены в соответствии с кодом вида. Чтобы отсортировать записи по виду товара в алфавитном порядке, необходимо установить курсор в поле Вид и на вкладке ленты Главная в группе Сортировка и фильтр нажать пиктограмму . Пиктограмма упорядочивает данные по убыванию. Кроме того, можно отсортировать данные в любом поле, щелкнув на его заголовке правой кнопкой мыши и выбрав соответствующий пункт контекстного меню.

Если при просмотре таблицы нужно отобразить не все записи, а только те из них, которые имеют определенное значение какого-либо поля, то следует
настроить фильтр. Для этого нужно щелкнуть левой кнопкой мыши на значке в правой части заголовка соответствующего поля, в открывшемся окне установить критерии отбора записей и нажать кнопку < ОК> (рис. 9). При этом с
помощью опции Текстовые фильтры можно организовать отбор записей по заданному фрагменту текста. В случае необходимости можно установить фильтры по нескольким полям, по очереди выполняя для каждого из них указанные действия. Признаком установленного фильтра в окне просмотра таблицы является наличие в строке состояния кнопки . Быстрая отмена фильтра осуществляется щелчком по этой кнопке. Следует отметить, что в окне
настройки фильтра также имеются и опции сортировки записей.

Для получения навыков применения режима фильтрации представьте в таблице Виды товара только строки «Фломастеры» и «Ручки». Затем из всех записей таблицы отобразите только те виды товара, в названии которых содержится фрагмент «ра» (в результате должны быть выведены строки «Краски» и «Карандаши»).

Рис. 9. Вид меню настройки фильтрации записей в таблице

5) Закройте таблицу. При этом следует иметь в виду, что все изменения данных в таблице, не затрагивающие ее структуру, сохраняются автоматически без указания пользователя. Отмена этих изменений невозможна, поэтому значительную модификацию данных в таблице обычно выполняют, предварительно сохранив ее предыдущее состояние [3].

1.3.3. Создание таблицы Товарные группы на основе импорта

электронной таблицы Microsoft Excel

Для создания таблицы Товарные группы с помощью импорта данных в качестве источника информации используем предварительно подготовленный
Excel-файл Товарные группы.xls, содержащий соответствующую таблицу с данными (рис. 10). В этой таблице столбец Код вида должен содержать только те значения, которые имеются в одноименном поле таблицы Виды товара.

Рис. 10. Фрагмент электронной таблицы Microsoft Excel

Товарные группы

Для импорта указанной таблицы в Microsoft Access 2007 выполните следующие действия.

1) В области переходов в списке Все объекты Access выберите Таблицы.

2) На ленте активизируйте вкладку Внешние данные и в группе Импорт нажмите пиктограмму Excel (рис. 11).

Рис. 11. Вид вкладки Внешние данные

3) В появившемся окне в строке Имя файла укажите импортируемый файл электронной таблицы Microsoft Excel Товарные группы.xls, ниже выберите опцию Импортировать данные источника в новую таблицу в текущей базе данных и нажмите кнопку < OK>.

4) В окне Импорт электронной таблицы будут показаны импортируемые данные. В этом окне установите флажок Первая строка содержит заголовки столбцов и нажмите кнопку < Далее>.

5) В следующем окне введите характеристики импортируемых полей. Для этого по очереди выделите каждый столбец и в рамке Описание поля задайте для него параметры, указанные в табл. 2, после чего нажмите кнопку < Далее>.

Таблица 2

Характеристики полей импортируемой таблицы Товарные группы

6) В открывшемся окне выберите опцию не создавать ключ и нажмите кнопку < Далее>.

7) Введите имя таблицы Товарные группы и нажмите кнопку < Готово>. При этом не нужно устанавливать флажок Проанализировать таблицу….

8) В окне Внешние данные – Электронная таблица Excel выводится сообщение о завершении импорта файла и слот Сохранить шаги импорта (устанавливать здесь флажок не следует). Нажмите кнопку < Закрыть>.

9) После импорта таблицы Товарные группы необходимо откорректировать характеристики ее полей. Для этого на ленте инструментов активизируйте вкладку Главная, откройте таблицу в режиме конструктора и в бланке создания структуры таблицы задайте параметры полей в соответствии с указанными в табл. 3. Затем закройте таблицу, сохранив изменения.

Таблица 3

Характеристики полей таблицы Товарные группы

1.3.4. Создание таблицы Товары в режиме конструктора

Для создания таблицы Товары активизируйте вкладку ленты Создание и в группе Таблицы щелкните на пиктограмме Конструктор таблиц. В бланке создания структуры новой таблицы установите характеристики полей в соответствии с указанными в табл. 4. Обратите внимание на то, что в свойствах полей Страна и Ед_изм, отличительными особенностями которых являются ограниченный набор и повторяемость значений, задействована вкладка Подстановка. Каждое из этих полей определяется как поле со списком возможных значений, которые перечисляются в ячейке Источник строк. Ввод элементов такого списка удобно выполнять, используя построитель выражений (рис. 12).

Таблица 4

Характеристики полей таблицы Товары

При необходимости аналогичным образом можно задать параметры подстановки и для поля Фирма.

После создания структуры таблицы закройте окно конструктора и при
сохранении изменений введите имя таблицы Товары.

Рис. 12. Вид окна ввода списка значений – источника строк

1.3.5. Ввод данных в таблицу Товары с использованием поля подстановки

Отличительной особенностью таблицы Товары является то, что при вводе в нее данных необходимо строго соблюдать соответствие товара его товарной группе, это представляет определенные трудности, поскольку таблица Товары содержит только код группы без расшифровки ее наименования. Для решения этой проблемы в таблице Товары при вводе кода группы целесообразно организовать раскрывающийся список возможных значений из таблицы Товарные группы с помощью поля подстановки. С этой целью выполните следующие действия.

1) Откройте таблицу Товары в режиме конструктора.

2) Для поля Код группы на вкладке свойств поля Подстановка по строкам сверху вниз задайте характеристики в точном соответствии с указанными на рис. 13. Ввод параметра Источник строк осуществите в следующем порядке:

а) нажмите кнопку Построитель выражений, указанную на рис. 13;

б) в появившемся окне Добавление таблицы выберите таблицу Товарные группы, нажмите кнопку < Добавить> и затем – < Закрыть>;

в) в нижней части бланка Товары: построитель запросов в строке Поле в первом столбце выберите Код группы, а во втором – Группа;

г) закройте окно с сохранением изменений. В результате этого в ячейке Источник строк автоматически будет сформирована команда на языке структурированных запросов SQL (structured query language):

SELECT [Товарные группы].[Код группы], [Товарные группы].Группа FROM [Товарные группы]

Рис. 13. Вид вкладки Подстановка свойств поля Код группы таблицы Товары

3) Закройте окно конструктора.

4) Откройте таблицу Товары и добавьте в нее несколько записей с данными о товарах, используя при вводе значений в поля Код группы, Страна и Ед_изм раскрывающиеся списки (рис. 14). После этого закройте таблицу Товары.

Рис. 14. Фрагмент таблицы Товары в режиме ввода данных

1.3.6. Создание таблицы Магазины в режиме конструктора

Аналогично таблице Товары создайте в режиме конструктора таблицу Магазины и задайте характеристики ее полей в соответствии с указанными в табл. 5. Введите в таблицу несколько произвольных записей по образцу рис. 15.

Таблица 5

Характеристики полей таблицы Магазины

Рис. 15. Фрагмент таблицы Магазины

1.3.7. Создание таблицы Реестр продаж с использованием

шаблонов полей и существующих полей других таблиц

Microsoft Access 2007 содержит набор встроенных шаблонов, позволяющих быстро создавать в таблицах некоторые общепринятые поля. Шаблон поля – это готовый набор характеристик, описывающих поле. Определение шаблона включает в себя имя поля, тип данных в нем и ряд его свойств. Кроме того,
Access предоставляет удобную возможность добавления в таблицу существующего поля из другой таблицы с автоматическим созданием поля со списком допустимых значений и установлением связи между таблицами. Рассмотрим процесс создания таблицы Реестр продаж (см. рис. 2) с применением указанных режимов. С этой целью выполните следующие действия.

1) На ленте активизируйте вкладку Создание и в группе Таблицы нажмите пиктограмму Таблица. При этом на ленте автоматически активизируется вкладка Режим таблицы.

2) Сохраните таблицу, нажав на панели быстрого доступа пиктограмму . В окне Сохранение введите имя таблицы Реестр продаж. В таблице автоматически создается поле Код с типом данных Счетчик. Служебный столбец Добавить поле для удобства работы лучше скрыть, выбрав в связанном с ним контекстном меню опцию Скрыть столбцы.

3) На ленте в группе Поля и столбцы щелкните пиктограмму Новое поле. В правой части окна документа откроется панель Шаблоны полей. В категории Основные средства выберите поле Дата покупки и перетаскивайте его при нажатой левой кнопке мыши к правой границе заголовка поля Код, а когда в нужном месте (справа от поля Код) появится линия вставки между полями, отпустите кнопку мыши. После этого двойным щелчком на заголовке поля перейдите в режим редактирования и измените название Дата покупки на имя Дата.

4) На ленте в группе Поля и столбцы щелкните пиктограмму Добавить поля, в результате чего справа откроется панель Список полей. Щелчком по значку + слева от названия таблицы Магазины раскройте список ее полей и с помощью перетаскивания вставьте поле Код магазина после поля Дата.

В открывшемся окне Создание подстановки с помощью кнопки переместите поле Магазин из списка доступных полей в окно Выбранные поля (ниже имеющегося там поля Код магазина) и нажмите кнопку < Далее>. В окне настройки порядка сортировки в поле 1 задайте следующие установки: , после чего нажмите кнопку < Далее>. В очередном окне при необходимости измените ширину столбцов и опять
нажмите < Далее>. В следующем окне введите подпись Код (Магазин) для созданного столбца подстановки и щелкните кнопку < Готово>. Такая подпись подчеркнет комбинированный характер поля Код магазина в таблице Реестр продаж: с целью рационального использования памяти ЭВМ в этом поле предусмотрено хранение только числовых кодов магазинов, но для удобства при вводе и просмотре записей вместо кодов на экране будут выводиться названия магазинов, что является следствием выполненных действий по формированию подстановки.

5) Аналогично полю Код магазина добавьте в таблицу Реестр продаж существующее поле Код товара из таблицы Товары, создав при этом для него столбец подстановки Код (Товар).

6) Аналогично процессу создания поля Дата на ленте в группе Поля и столбцы щелкните пиктограмму Новое поле, в списке шаблонов полей в категории Основные поля выберите поле Число и добавьте его в таблицу после поля Товар, которое в результате подстановки показывается вместо фактического поля Код товара. Измените название поля Число на Количество.

7) Перейдите в режим конструктора и в бланке структуры таблицы Реестр продаж проверьте соответствие автоматически созданных характеристик ее полей параметрам, указанным в табл. 6. Если какие-либо свойства полей отличаются от приведенных в табл. 6, то исправьте их. Обратите внимание на то, что вместо фактических имен числовых полей Код магазина и Код товара в таблице фигурируют назначенные в результате подстановки имена Код (Магазин) и Код (Товар).

8) Закройте таблицу Реестр продаж, сохранив изменения.

Таблица 6

Характеристики полей таблицы Реестр продаж