Тема № 6. Техника и формы бухгалтерского учёта

1. Формы бухгалтерского учёта, их характеристика.

2. Этапы процедуры бухгалтерского учёта.

Под формой бухгалтерского учета понимается процесс обработки учетной информации при различном сочетании регистров аналитического и синтетического учета, их взаимосвязь и последовательность записи в них.

Выделяют следующие формы ведения бухгалтерского учёта: мемориально-ордерная, журнально-ордерная, упрощённая, автоматизированная.

Сущность мемориально-ордерной формы учета состоит в том, что на основе документов, сгруппированных в накопительных ведомостях, составляются мемориальные ордера, в которых указывается корреспонденция счетов. К мемориальному ордеру прилагаются все документы, на основании которых он составляется.

Для сокращения учетной работы целесообразно применять накопительные ведомости. Если число однородных документов незначительно, составление группировочной или накопительной ведомости нецелесообразно. В этом случае мемориальный ордер составляется на каждый отдельный документ.

Мемориальные ордера после их составления записываются в журнал регистрации мемориальных ордеров. При этом на мемориальных ордерах проставляются порядковые номера, под которыми они зарегистрированы в регистрационном журнале. Нумерация ордеров ежемесячно начинается с № 1, и за ними закрепляются постоянные номера.

Журнал регистрации мемориальных ордеров предназначен для контроля за сохранностью мемориальных ордеров путем их порядковой нумерации и для определения общей суммы всех операции за отчетный месяц. Сверка этой суммы с суммой " Итого оборотов" в оборотной ведомости по синтетическим счетам за месяц позволяет убедиться в правильности записей.

После регистрации бухгалтерских записей в журнале производится запись мемориальных ордеров в Главной книге. Для каждого синтетического счета в Главной книге отводится отдельный развернутый лист, в левой стороне которого отражается запись по дебету счета, в правой — по кредиту с указанием в колонках сумм по соответствующим корреспондирующим счетам. Каждый мемориальный ордер отражается в Главной книге дважды по дебету и кредиту соответствующих счетов.

Итоги дебетовых и кредитовых оборотов переносят из Главной книги в оборотную ведомость по синтетическим счетам, используемую в дальнейшем для составления баланса на первое число.

Аналитический учет при этой форме учета может быть организован как на карточках, так и в специальных книгах (книга учета расчетов по оплате труда, книга учета расчетов с организациями и др.).

В конце отчетного месяца на основании записей в карточках или книгах составляются оборотные ведомости по счетам аналитического учета. Записи в Главной книге служат основанием для составления оборотной ведомости по счетам синтетического учета. После взаимной сверки оборотных ведомостей аналитического учета с оборотной ведомостью по счетам синтетического учета (последняя должна быть предварительно сверена с итогом регистрационного журнала) составляется баланс.

Недостатком этой формы является то, что необходимо составлять большое количество мемориальных ордеров, неоднократно записывать одни и те же показатели в различные учетные регистры.

Пример. Бухгалтер предприятия начислил заработную плату и на основании ведомости распределения заработной платы по направлениям затрат (заработная плата рабочих основного производства, персонала общепроизводственных подразделений и заработная плата управленческого персонала) составил мемориальный ордер № 8 за декабрь 2006 года.

Мемориальный ордер № 8 за декабрь 20 06 года

Регистрационный журнал за декабрь 20 06 года

Главная книга по счёту 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда»

Главная книга по счёту 20 «Основное производство»

Главная книга по счёту 25 «Общепроизводственные расходы»

Главная книга по счёту 26 «Общехозяйственные расходы»

Оборотная ведомость по синтетическим счетам

Разновидностью мемориально-ордерной формы учёта является Журнал-Главная. Схема ведения учёта по данной форме следующая:

1. Собираются первичные документы по всем участкам учёта.

2. На основании данных первичных документов заполняются мемориальные ордера, Кассовая книга, а также книги аналитического учёта.

3. На основании данных мемориальных ордеров заполняется Книга главных счетов – Журнал-Главная, а на основании книг аналитического учёта заполняются оборотные ведомости по аналитическим счетам. Осуществляется сверка записей в Журнал-Главной с записями в Кассовой книге, а также с записями в оборотных ведомостях по аналитическим счетам.

4. На основании Журнал-Главной составляются формы бухгалтерской отчётности.

Основным регистром журнально-ордерной формы учета является журнал-ордер. Журнал-ордер — это комбинированный регистр хронологической и систематической, а в некоторых случаях и комбинированной записи, так как в нем совмещается синтетический и аналитический учет.

Журнально-ордерная форма учета применяется в двух вариантах:

· полная форма, включающая 16 типовых журналов-ордеров и предназначенная для использования на больших предприятиях;

· сокращенная форма, состоящая из 8 типовых журналов-ордеров и предназначенная для средних и малых предприятий.

Кроме основных регистров в форму входят типовые вспомогательные ведомости и разработочные таблицы. Полная форма в настоящее время включает в себя 18 вспомогательных ведомостей и 15 разработочных таблиц; сокращенная - 6 ведомостей и 1-3 разработочные таблицы. Сущность журнально-ордерной формы заключается в том, что данные из первичных документов записываются в соответствующие журналы-ордера в разрезе корреспондирующих счетов. Итоговые суммы записей за месяц из журналов-ордеров переносят в Главную книгу. На основе Главной книги заполняется отчетный баланс.

Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета основана на принципе накапливания данных первичных документов для получения необходимых показателей синтетического и аналитического учета, т.е. ведения группировочных и накопительных ведомостей. Поэтому в синтетические счета записывается не каждая отдельная операция, а итоги однородных операций. В этой форме все регистры (журналы-ордера, ведомости и разработочные таблицы) имеют свое оригинальное, отличное от других аналогичных регистров, построение и предназначены для учета только строго определенных операций или процессов. В связи с этим за каждым регистром закреплен свой постоянный номер и счета. А сама форма регистр печатается типографским способом, имеет строго определенные не повторяющиеся таблицы и показатели граф, строк и поясняющие тексты только для отражения операций данного вида.

В журналах-ордерах предусмотрена типовая корреспонденция счетов и перечень показателей, необходимых для отчетности. Некоторые журналы-ордера предназначены для отражения операций по кредиту нескольких счетов. В журналах-ордерах, совмещающих синтетический и аналитический учет, предусмотрены необходимые статьи аналитического учета. Если к журналу-ордеру предусмотрены накопительные, разработочные и вспомогательные ведомости, то журнал-ордер заполняется итоговыми данными этих ведомостей за отчетный период. Если ведомости к журналу-ордеру не предусмотрены, то данные за отчетный период в разрезе корреспондирующих счетов получают путем регистрации документов и подсчета итогов непосредственно в журнале-ордере.

Журналы-ордера построены по кредитовому принципу. Это значит, что кредитовые обороты любого счета в разрезе корреспондирующих счетов получают отражение только в одном конкретном журнале. В других журналах-ордерах кредитовые обороты этого счета не отражаются. Но дебетовые обороты этого счета, наоборот, будут разбросаны по нескольким журналам-ордерам и впервые эти обороты будут сведены вместе в Главной книге счетов.

Итоговые данные журналов-ордеров в конце месяца переносятся в Главную книгу, которая используется для обобщения их данных, а также для взаимной проверки правильности записи по счетам и для составления баланса. Главная книга открывается на год. Для каждого счета в Главной книге отводится отдельная таблица (страница), где записывают остатки на начало месяца, оборот по кредиту одной общей суммой из соответствующего журнала-ордера. Обороты по дебету собираются из различных журналов-ордеров, т. е. Главная книга ведется по дебетовому признаку. Сумма дебетовых и кредитовых оборотов и сальдо по дебету и кредиту должны быть равны в Главной книге.

Пример отражения операций при использовании журнально-ордерной формы учёта. В начале месяца в кассе было 3000 руб., в конце месяца в кассе осталось 3300 руб. За январь-февраль 2006 года были произведены следующие операции:

1) 7000 руб. было снято с расчётного счёта;

2) 3000 руб. было внесено наличными покупателями продукции;

3) 300 руб. было возвращено в кассу подотчётным лицом;

4) выдана из кассы заработная плата: 7500 руб.;

5) выданы из кассы подотчётным лицам 1500 руб.;

6) сдано в банк 1000 руб.

Данные операции будут отражены следующим образом.

Журнал-ордер № 1 по кредиту счёта 50 «Касса» за январь 20 06 года

Ведомость № 1 по дебету счёта 50 «Касса» за январь 20 06 года

(оборотная сторона журнала-ордера № 1)

Сальдо на начало месяца по Главной книге 3000 руб. 00 коп.

Сальдо на начало месяца по Главной книге 3300 руб. 00 коп.

Примерный перечень журналов-ордеров, ведомостей и разработочных таблиц приведён в таблице.

Таблица 10

Перечень журналов-ордеров и ведомостей

Упрощённая форма ведения бухгалтерского учёта рекомендована к применению малыми предприятиями, совершающими в месяц не более 100 хозяйственных операций. Основной регистр – книга (журнал) учёта фактов хозяйственной деятельности. Упрощённая форма представлена в двух вариантах:

1. С ведением регистров учёта имущества. При данном варианте используются помимо Кассовой книги и Книги учёта фактов хозяйственной деятельности ведомости форм В-1 – В-9:

· Ведомость учета основных средств, начисленных амортизационных отчислений — форма № В-1;

· Ведомость учета производственных запасов и товаров, а также НДС, уплаченного по ценностям № В-2;

· Ведомость учета затрат на производство — форма № В-3;

· Ведомость учета денежных средств и фондов — форма № В-4;

· Ведомость учета расчетов и прочих операций — форма № В-5;

· Ведомость учета реализации — форма № В-6,

· Ведомость учета расчетов с поставщиками — форма № В-7,

· Ведомость учета оплаты труда № В-8,

· Ведомость (шахматная) — форма № В-9.

Все данные по ведомостям обобщаются в шахматной ведомости.

2. Без использования регистров учёта имущества. При данном варианте используются помимо Кассовой книги и Книги учёта фактов хозяйственной деятельности ведомость расчёта и начисления заработной платы.

Автоматизированная форма ведения бухгалтерского учёта в настоящее время применяется на большинстве крупных, средних и малых предприятий. Существуют различные компьютерные программы: «БЭСТ», «Парус», «Галактика», «1С: Бухгалтерия» (различных версий), а также справочные системы, наиболее распространённой из которых является «Консультант плюс». Учётными регистрами являются машинограммы – например, «Журнал-ордер и ведомость по счёту», «Карточка счёта», «Анализ счёта», «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» и другие. Основные преимущества автоматизированной формы ведения учёта:

- быстрое составление первичных документов и ведение аналитического учёта, быстрый поиск и распечатка данных;

- ввод проводок в машинограммы как автоматически так и вручную;

- автоматическое составление кассовых, товарных, материальных отчётов, составление бухгалтерской и налоговой отчётности.

Процедура бухгалтерского учёта содержит следующие этапы:

1. Проведение инвентаризации н начало периода (в том числе непосредственно после регистрации предприятия)

2. Составление вступительного баланса (баланса на начало периода).

3. Сбор первичных документов и регистрация фактов хозяйственной деятельности в книгах, журналах, карточках – в учётных регистрах.

4. Заполнение Главной книги.

5. Составление заключительного баланса (баланса на конец периода) и других форм отчётности.

Контрольные вопросы:

1. Содержание мемориально-ордерной формы ведения учёта.

2. Сущность журнально-ордерной формы ведения учёта.

3. Упрощённая форма ведения бухгалтерского учёта, её сущность и назначение.

4. Автоматизированная форма ведения бухгалтерского учёта.

5. Основные этапы процедуры бухгалтерского учёта.