Виды коммуникаций и требования к ним

Коммуникации делятся на две большие группы: между организа­цией и ее средой и между уровнями управления и подразделениями.

К первой группе относятся коммуникации, которые представляют собою информационное взаимодействие с внешней средой. Сюда от­носятся средства массовой информации, потребители, надзор за ка­чеством продукции, органы государственного регулирования, поли­тические группы, комитеты, поставщики и т. п. Возникновение ком­муникаций внутри предприятия в виде собраний, обсуждений, теле­фонных переговоров, отчетов и т. д., как правило, являются реакцией на воздействие внешней среды.

В качестве коммуникаций для организации используются различ­ные формы. Так, для реализации товара используются программы маркетинга и реклама. Соблюдение норм государственного регулирова­ния требует письменного оформления документов. Изучение рынка ведется при помощи специальных организаций, т. е. существует множество способов коммуникаций.

Ко второй группе относятся коммуникации между уровнями управ­ления и подразделениями. В нее входят межуровневые коммуника­ции между различными подразделениями, коммуникации руководи­тель — подчиненный, между руководителем и рабочей группой, не­формальные коммуникации.

В процессе управления осуществляются коммуникации по верти­кали и по горизонтали между подразделениями. По нисходящей пе­редается информация о принятых решениях на высших уровнях (те­кущие задачи, конкретные задания, рекомендации). Эта информация может передаваться из одного уровня на другой вплоть до рабочих ис­полнителей.

Не менее важным являются коммуникации и по восходящей линии. Предприятие не может функционировать без информации о хо­де производственного процесса. По восходящей передается инфор­мация о загрузке оборудования, количестве работающих, использовании сырья, выпуске продукции и т. д. Иногда возникает ситуация, когда решение вопроса на низовом уровне требует вмешательства руководителей высшего звена. И тогда информация по ступеням управления снизу передается на самый высокий уровень. Так, например, вопрос об изменении технологии, возникший на производственном участке, требует решения руководителя организации.

Для координации задач и действий между множеством подразделений организации требуется обмен информацией между ними. Поэтому устанавливаются потоки информации между подразделениями по горизонтали. Руководители различных подразделений информируют друг друга о ходе внедрения новой техники. Кроме координации действий горизонтальные коммуникации способствуют установлению равноправных отношений между подразделениями, что положительно сказывается на работе всей организации.

Две трети всей деятельности на предприятии — это деятельность, основанная на коммуникациях руководитель — подчиненный. Они относятся к коммуникациям по вертикали, но выделяются в отдельную группу, так как оказывают непосредственное влияние на производственный процесс. Это обмен информацией о способах деятельности, эффективности работы, вознаграждениях, способностях работников, проблемах, изменениях, результатах, усовершенствованиях и т. п.

Поскольку подчиненные объединены в рабочие группы, то ком­муникации с ними руководителя являются важным компонентом для достижения эффективности управления. Участие в обмене информа­цией каждого члена рабочей группы позволяет выработать более пра­вильные отношения группы с руководителем, а руководителю — бо­лее активно вовлекать подчиненных в дела организации.

Определенную роль играют также коммуникации с неформальны­ми группами. Часто мнения, складывающиеся в неформальных груп­пах и поступающие к руководителям по неформальным каналам, да­ют возможность принимать более правильные решения или упреж­дать конфликтные ситуации.