Линейные и организационные штабные полномочия

При принятии сотрудником ответственности организация и должна предоставить ему требуемые ресурсы для удовлетворительного решения конкретных задач. Это осуществляется делегированием организационных полномочий вместе с задачами.

Организационные полномочия представляют ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия некоторых ее сотрудников на выполнение определенных задач. В общем случае, пределы полномочий расширяются в направлении более высоких уровней управления организацией. Организационные полномочия делегируются (передаются) в соответствии с противоположными концепциями, включая классическую концепцию и концепцию принятия полномочий. Согласно классической концепции полномочия передают от высших к нижним уровням организации. Согласно концепции принятия организационных полномочий сотрудник может принять или отклонить полномочия, предлагаемые руководителем. Полномочия при их предоставлении определяются как «информация» (приказание), на основе которой конкретный сотрудник организации направляет свои действия и определяет, что он обязан или не должен делать в рамкам определенных задач организации.

Пределы полномочий определяют конкретные ограничения предоставленного права распоряжаться определенными ресурсами и направлять конкретных (подчиненных) сотрудников на выполнение делегируемых задач. По определению организационные полномочия являются ограниченным правом использовать ресурсы и командовать людьми. Внутри организации эти пределы (ограничения) определяются политикой, процедурами, правилами и должностными инструкциями, изложенными письменно или устно. Кроме того, существует много внешних ограничений на полномочия и их делегирование. Законодательство запрещает руководителям сознательно делегировать полномочия, которые могут привести к травмам рабочих, а также использовать ресурсы организации для подкупа или политических взносов.

Большая часть полномочий определяется традициями, нрава­ми, культурными стереотипами и обычаями общества. Руководи­тели не могут делегировать полномочия, которые противоречат законам и нравственным ценностям.

Делегируемые организационные полномочия находятся во взаимосвязи с понятием власти. При этом полномочия дают ограниченное право действовать определенным образом, в то время как власть представляет реальную способность действовать или возможность влиять на ситуацию.

Полномочия всегда ограничены. Однако ограничения могут быть разными для различных типов полномочий. При определении конкретных ограничений следует учитывать линейные и штабные полномочия.

Линейные полномочия — это полномочия, которые передаются непосредственно от начальника к подчиненному и далее к другому подчиненному. Именно данные полномочия предоставляют руководителю узаконенную власть для направления своих подчиненных на достижение поставленных целей. Руководитель, обладающий линейными полномочиями, имеет право принимать определенные решения и действовать в конкретных вопросах без согласования с другими руководителями в тех пределах, которые установлены организацией (предприятием), законом или обычаем. Делегирование линейных полномочий создает иерархию управления в организации.

Процесс создания иерархии называется скалярным процессом, а иерархия подчинения — цепью команд, или скалярной цепью.

Примерами формирования цепи команд может служить иерархия подчиненности руководителей подразделений промышленных и военных организаций. Наличие цепи команд, созданной делегированием полномочий, является характерной чертой всех формальных организаций, кроме самых маленьких.

Штабные (аппаратные) полномочия порождены созданием административного аппарата. Впервые понятие штаба было введено в армии А. Македонского (в 336—323 гг. до н. э.). Задачи были разделены между двумя видами военных: одну группу составляли офицеры, которые разрабатывали планы, другую — командующие солдатами в сражении. Первую группу назвали штабом.

В течение долгих лет использование штабного аппарата в современных организациях было ограниченным. Когда внешняя среда и технология бизнеса стали более сложными и изменчивыми, и потребовалось большее число разнообразных и квалифицированных кадров, концепция штаба была расширена и уточнена для удовлетворения нужд организаций.

В современных организациях существуют разные виды административных аппаратов и варианты штабных (аппаратных) полномочий. Однако все эти разновидности можно свести к трем типам: консультативный, обслуживающий и личный аппарат. Консультативный аппарат обычно связан с профессиональной деятельностью его сотрудников (в сфере права, специальных технологий и других сфер деятельности, требующих профессиональных знаний) для подготовки и обоснования соответствующих решений. Обслуживающий аппарат обеспечивает выполнение множественных услуг в интересах подразделений и основных видов деятельности организации для достижения ее целей. В состав обслуживающего аппарата входят: функциональные и обеспечивающие подразделения, а также подразделения, выполняющие посреднические функции. Личный аппарат является разновиднос­тью обслуживающего аппарата и исполнителем того, чего требует конкретный руководитель. Отличием этого аппарата от обслуживающего является то, что он не имеет полномочий, все делается от имени руководителя.

Штабные (аппаратные) полномочия имеют разновидности, отражающие определенный уровень влияния аппарата на решения, принимаемые линейным руководителем (руководством). В практике управления различными организациями применяются: рекомендательные полномочия, полномочия обязательного согласования, параллельные полномочия, функциональные полномочия и линейные полномочия внутри аппарата.

Рекомендательные полномочия ограничены консультациями и рекомендациями линейному руководству. Решение воспользо­ваться этими рекомендациями или проигнорировать их остается за линейным руководителем. Полномочия обязательного согласо­вания предусматривают обязательное обсуждение (согласование) линейным руководством принимаемого решения со штабным ап­паратом. Однако линейный руководитель не обязан следовать представленным рекомендациям аппарата. Расширение прав штабного аппарата нашло выражение в установлении параллель­ных полномочий, целью которых является ограничение власти и установление контроля над деятельностью линейного руководителя за счет профессиональной оценки, принимаемых им решений для предотвращения грубых ошибок. Функциональные полномочия практически устраняют раз­личия между линейными и штабными полномочиями. Линейные полномочия внутри аппарата устанавливают необходимую цепь команд внутри штаба (штабного аппарата).