Функции организации как результат разделения управленческого труда

Одним из основных компонентов, составляющих содержание управления, являются функции. Таким образом, для выполнения той или иной относительно простой работы необходимо заранее определить, что нужно в итоге получить, как организовать дело, мотивировать и проконтролировать его выполнение. Это и есть функции управления. Хотя со временем техника управления и усовершенствовалась, основополагающие управленческие функции остались сравнительно неизменными.

Каждая функция менеджмента представляет собой сферу действия определенного процесса управления, а система управления конкретным объектом или видом деятельности — совокупность функций, связанных единым управленческим циклом. В этом суть процессного подхода к исследованию функций менеджмента.

Так. А. Файоль, которому принадлежит разработка теории административного управления, в начале ХХ в. выделил пять исходных функций, или элементов, административного процесса: предвидение, организация, распорядительство, согласование, контроль.

Но очень часто говорят лишь о четырех функциях управления — планировании, организации, мотивации и контроля.

Сущностная характеристика менеджмента — это функция или вид деятельности по руководству людьми. Эту особенность любого вида управления отмечала М. Фоллет в определении менеджмента как обеспечения выполнения работы с помощью других лиц. В процессе развития менеджмента сущность управления получила трактовку «воздействия» на людей для согласования и упорядочения их действий в совместном труде посредством мотивации поведения.

Наиболее полное содержание менеджмента как процесса отражают основные функции, выступающие общим условием управления социальными и социально-экономическими процессами. Процесс воздействия будет реальным при его завершении в производственно-хозяйственной деятельности, где применяются любые средства взаимодействия: цели, стратегии, методы, структуры управления. Поэтому процесс управления может быть рассмотрен как процесс взаимодействия субъекта и объекта управления, где реализуются идеи субъекта, т. е. менеджера. Данная группа функций объединяется процессом выработки и реализации управленческого решения, имеющим универсальные этапы в определенной их последовательности, которые можно трактовать как группы функций менеджмента (видов деятельности по выработке и реализации управленческих решений).

Сущностная особенность менеджмента обуславливает наличие менеджера — субъекта управления, профессионального управляющего, прошедшего специальную подготовку, дающую ему право на выполнение функций по руководству людьми.

Функциями управления называют управленческие действия, направленные на решение конкретных производственных и социальных задач для достижения целей организации.

Функции управления можно также определить как виды управленческой деятельности, необходимые для организации и руководства тем или иным объектом (организацией, предприятием, группой) для осуществления целенаправленной деятельности по достижению желаемого результата. Содержание функции управления отражает две стороны управленческой деятельности. Во-первых, функция определяет необходимые действия (что необходимо делать) и, во-вторых, раскрывает конкретное содержание этих действий (как это делать).

Модифицирование и уточненное при помощи теорий, систем и ситуационного подхода представление управления в виде процесса является, вероятно, все еще наиболее широко принятой моделью управления. Поэтому необходимо более глубокое понимание функций управления — планирования, организации, мотивации и контроля.

1.5.2 Основное содержание и взаимосвязь функций управления

Остановимся более подробно на базовых функциях. Исходной функцией является планирование. Управлять — это прежде всего планировать. Планирование по своему содержанию означает разработку программы действий на определенный период и путей ее выполнения. Процесс планирования предполагает поиск ответа на следующие вопросы: в каком состоянии находится организация? Какие имеются ресурсы? В каком направлении необходимо двигаться? Какие задачи не­обходимо решить? Что будет мешать решению поставленных задач? Какие и в каком размере потребуются дополнительные ресурсы?

Планы должны быть унифицированы по «вертикали» и по «гори­зонтали». «Вертикальная» взаимосвязь определяется тем, что планы всех уровней субординированы: задания для нижестоящих уровней являются продолжением планов, выработанных на уровне высшего руководства компании. «Горизонтальное» единство планов всех подразделений и направлений деятельности определяется координацией производственной, финансовой, сбытовой и других сфер развития предприятия. С помощью функции планирования в определенной мере решается проблема неопределенности в организации. Планирование помогает менеджерам более эффективно реагировать на изменения внешней среды, во многом обеспечивает развитие других функций.

Функция организации состоит в установлении порядка и условий функционирования организации, в создании предпосылок для выполнения плана. Взаимосвязь с предыдущей функцией состоит в том, что после разработки плана необходимо создать благоприятные условия для его выполнения, что и обеспечивается через организацию. В процессе организации работы персонала и всех подразделений фирмы формируется и обосновывается содержание элементов, выступающих в качестве определенных правил и обязанностей.

Организация деятельности персонала фирмы должна осуществляться не только в целях выполнения плана. Важно обеспечить заинтересованность работников в выполнении своих обязанностей и общих результатах работы коллектива. Эту задачу решает функция мотивации. Ее назначение состоит в том, чтобы создать у сотрудников фирмы внутренние побудительные мотивы к высокопроизводительному труду. Существует два способа воздействия на людей: принуждение и побуждение. В случае принуждения человека заставляют делать то, что необходимо. Даже если сотрудник не заинтересован в выполнении задания, он тем не менее его выполняет. Им движет не внутренняя потребность, а воля, приказ руководителя. Побуждение в отличие от принуждения настраивает человека на поведение, способствующее эф­фективному достижению целей организации. Человек — субъект, способный к активным или пассивным действиям. С точки зрения психологии им управляют три фактора: разум, чувства и эмоции, импульсы подсознания. Вклад каждого фактора в мотивацию различен. Как показывают наблюдения, далеко не всегда основную мотивационную роль играет разум. Это необходимо учитывать менеджеру, стремящемуся обеспечивать эффективный труд людей.

Там, где управление позволяет человеку максимально реализовать себя в своем деле и это подкрепляется достаточным материальным вознаграждением, его труд потенциально более эффективен, а мотивы к труду — более высоки. Поэтому мотивировать сотрудников — значит затронуть их жизненно важные интересы и дать им возможность реализоваться в трудовой деятельности. Материальные и моральные интересы — основной фактор, движущий работником в рыночной экономике.

Организация трудовой деятельности людей предполагает необхо­димость контроля. Функция контроля связана с определением хода вы­полнения установленных (запланированных) параметров, с сопоставлением фактических результатов с плановыми. В ходе осуществления контроля менеджеры обеспечивают стабильность протекания процессов функциональной деятельности и достижения требуемых результатов. Для менеджмента характерно большое количество форм и систем контроля, каждая из которых базируется на принципе обратной связи, состоящем в сопоставлении полученной информации о реальных результатах с нормативными значениями. На основе сопоставления определяются отклонения и их величин, выясняются причины этих отклонений, принимаются меры по устранению имеющихся расхождений. Необходимо отметить, что контроль нужен не ради контроля как такового. Его задача сводится к тому, чтобы повысить эффективность работы организации. Разработка эффективной системы контроля и ее применение — инструмент результативной работы менеджеров.

Основное содержание функциональных процессов управления

При всей значимости рассмотренных выше функций основное место в менеджменте занимает функция координации, которая пред­полагает обеспечение согласованности в работе всех элементов хозяй­ственного механизма организации. Это происходит за счет установления рациональных связей (коммуникаций) между структурными подразделениями и отдельными исполнителями. Именно координация действий обеспечивает бесперебойность в работе фирмы и взаимосвязь всех функций менеджмента. Основу координации составляет обмен информацией. Большую часть своего времени менеджеры тратят на коммуникации. Если обратиться к структуре затрат рабочего времени современного руководителя, то, как показывают исследования, она выглядит следующим образом:

• запланированные заседания, встречи — 59%;

• работа с бумагами — 22%;

• незапланированные встречи — 10%;

• разговоры по телефону — 6%;

• поездки, осмотры — 3%.

Содержание коммуникационного процесса зависит от координируемых процессов. Особенно широко используются заседания, документы, отчеты, служебные записки, компьютерная и телефонная связь, средства радио- и телевещания. С помощью этих и других форм связи обеспечивается единство и согласование всех: стадий процесса управления (планирования, организации, мотивации, контроля), а также действий руководителя.

Координация синхронизирует не только процесс функционирования организации, но позволяет осуществлять согласованные действия по ее изменению, адаптации к меняющимся условиям и требованиям рынка. Это имеет особое значение в современных условиях, когда приспособляемость к рыночной конъюнктуре становится одним из основных факторов развития фирмы.