Информация и информационные системы как составляющая кадровой работы

Бурное развитие в последнее десятилетие информационных (компьютерных) технологий позволяет руководству современных организаций принципиально пересмотреть подход к организации процессов управления. Практически все руководители сегодня принимают управленческие решения на основе информации, содержащейся в базах данных. Внедрение информационных систем позволяет работать в едином информационном пространстве, быстро получать достоверную информацию, оперативно планировать и контролировать основные процессы. Информационная система становится мощным инструментом создания рациональной управленческой схемы, своего рода «нервной системой», которая пронизывает все «клетки» организации, во многом определяя ее состояние.

Применение автоматизированных систем в управлении кадрами позволяет создать единую информационную среду и объединить все субъекты управления, повысить эффективность их работы. Использование современных информационных систем в деятельности по управлению кадрами создает ряд преимуществ по сравнению с традиционным подходом к организации работы кадровых служб и применением локальных кадровых программ.

Если кадровая политика интегрирована с управленческой, финансовой политикой организации, то и автоматизированная система управления кадрами не должна существовать обособленно, а быть частью единой информационной системы, тем стержнем, без которого невозможна полная автоматизация процесса управления организацией, введение электронного документооборота, развитие внутренних и внешних коммуникаций.

В обычных условиях кадровую информацию чаще всего используют отдел кадров, отдел труда и заработной платы и расчетный отдел бухгалтерии. Здесь решаются конкретные задачи управленческого учета: планирование и контроль штатного расписания, прием, перемещение и увольнение кадров, учет отпусков и командировок; расчет заработной платы и т.д. Каждая из этих задач представляет собой определенную последовательность действий (по сути, это производственные технологии). Например, замещение вакантной должности может быть представлено как последовательность действий: образование вакансии – поиск кандидатур – получение данных о кандидатах (резюме, анкета, интервью и т.д.) – обработка данных – отсев неподходящих кандидатур – уточнение информации по реальным кандидатам – принятие решения (выбор кандидата) – прием/перевод сотрудника на вакантную должность – оформление трудового договора – заполнение вакансии в штатном расписании – расчет фонда оплаты труда – начисление зарплаты специалисту. В крупных организаци-ях эффективно управлять таким процессом без информационной системы практически невозможно.

Кроме того, круг лиц, которые в той или иной степени нуждаются в каче-ственной кадровой информации, гораздо шире. Это руководители всех уровней, сотрудники службы безопасности и др. Именно поэтому кадровый модуль в информационной системе, согласованный по структуре и формату данных с другими функциональными подсистемами, представляется более предпочтительным, чем локальная кадровая программа. С одной стороны, информационная система существенно расширяет число лиц, которые могут воспользоваться информацией со своего компьютера, а с другой – контроль и разграничение прав доступа гарантируют от превышения полномочий и несанкционированного обращения к кадровой информации.

Следует отметить, что учет кадров (а, точнее, кадровый документооборот) – только одна из кадровых функций, которая в достаточной степени формализована унифицированными документами, поэтому легко поддается автоматизации.

Отдельные направления деятельности по управлению кадрами успешно реализуются с применением информационных систем (табл. 1).

Таблица 1. Основные возможности ИТ-системы в управлении кадрами государственных гражданских служащих

Грамотно построив организационную структуру, определив функции, систематизировав права, обязанности и регламенты, возникающие в процессе исполнения этих функций, назначив ответственных за работу в ключевых областях, и внеся эту информацию в ИТ-систему, можно получить возможность на основе установленных форм документов в автоматическом режиме формировать основополагающие документы, вносить в них при необходимости коррективы и распечатывать для дальнейшего утверждения.

Автоматизация процесса подбора кадров делает его гораздо более эффективным. Помимо вышеперечисленного определения функций, информационная система может систематизировать внесенную информацию о навыках, квалификационных требованиях, предъявляемых или необходимых для исполнения конкретных функций. В этом случае работа с потенциальными кандидатами на замещение вакантных должностей будет более целенаправ-ленной, т.к. появляется возможность проверки соответствия кандидата не просто определенной должности, а конкретным профессиональным и личностным требованиям, предъявляемым к решению определенных функциональных задач.

Таким образом, современные информационные системы могут применяться в основных функциональных областях деятельности по управлению кадрами и позволяют добиться снижения трудоемкости и повышения эффективности кадровой работы.

Рассмотренные возможности ИТ-системы дают общее представление о тех преимуществах, которые можно получить после их внедрения. Практический опыт показывает, что любой крупный проект по информатизации связан со значительными преобразованиями в структуре управления организацией. При автоматизации кадровой работы, требующей, как правило, совместных и согласованных между собой усилий сразу нескольких подразделений: отдела кадров, отдела организации труда и заработной платы, расчетного отдела бухгалтерии, отдела информационных технологий и других могут возникать проблемы, связанные с несогласованностью технологий работы, требующие предварительного обсуждения и поиска вариантов решения.

Наряду с решением задачи по выбору программного продукта для информационной системы, показателями высокого уровня готовности к внедрению выступают следующие критерии:

1. Руководители всех уровней принимают цели информатизации и убе-ждены в ее необходимости, информационная система рассматривается как способ решения многих проблем.
2. На внедрение информационной системы выделено финансирование.
3. Уровень компьютерной грамотности пользователей соответствует требованиям системы.
4. Подразделение АСУ способно освоить и сопровождать информационную систему.
5. Программно-аппаратная база ИТ развивается соответствующими темпами.
6. Система взаимодействия готова к изменениям, связанным с внедрением информационной системы.
7. Руководство госоргана готово передать кадровой службе необходимые полномочия и ресурсы для организации работы по внедрению информационной системы.

Внедрение ИТ-системы требует объединения деятельности взаимосвязанных подразделений, устранения несогласованности в технологиях работы. Так, в условиях традиционной неавтоматизированной или локально автома-тизированной работы ответственность за правильность расчета заработной платы возложена на лицо, выполняющее расчет, т.е. на бухгалтера, который получает и всегда может проверить документы, поступающие из отдела кадров. В автоматизированной системе бухгалтер работает с внесенными в базу необходимыми данными, выполняет только свои профессиональные обязанности. Если кадровая служба будет действовать недостаточно ответственно, это приведет к ошибкам в расчете заработной платы.

В другом варианте противоречия возникают из-за разных временных параметров работы отдела кадров и расчетного отдела бухгалтерии. Специфика работы отдела кадров такова, что данные в системе о приеме, перемещении и т.п. отображаются практически сразу при изменении кадровой ситуации. Для расчета же заработной платы требуется определенная отсрочка: данные по расчету заработной платы за предыдущий месяц формируются, как правило, в начале следующего, и изменения в режиме он-лайн учитывать невозможно. Очевидно, что подобные проблемы должны быть решены преимущественно организационными методами.

Одним из вариантов комплексной автоматизации кадровой работы может стать внедрение корпоративной информационной системы, включающей подсистему с условным названием «Персонал», предназначенную для учета и управления фактическим кадровым составом, ведения штатного расписания и обеспечения их взаимного соответствия, планирования графиков работы и ведения табельного учета, а также для выполнения других действий, которые охватывают весь круг кадровых операций.

Подсистема «Персонал» позволяет эффективно обрабатывать личные дела основного состава, кандидатов на прием, уволенных сотрудников, внештатных сотрудников и др. и применяется для автоматизации работы кадровых подразде-лений и смежных служб. Подсистема «Персонал» должна быть интегрирована с другой подсистемой – «Зарплата», в которой используются данные личных карточек и табельного учета подсистемы «Персонал». Это позволяет эффективно проводить расчет заработной платы.

К основным задачам, решаемым с помощью подсистемы «Персонал», отно-сятся: ведение штатного расписания и оргструктуры, учет личного состава и веде-ние табельного учета. При работе со штатным расписанием автоматически отслеживаются изменения в организационной структуре, системе квалификационных категорий, разрядов и т.д. Работа со штатным расписанием ведется по каждому подразделению.

Учет личного состава осуществляется путем ведения личных карточек со-трудников, в которые заносятся базовые данные (биографические сведения, образование, имеющиеся специальности, награды и т.д.), а также информация, накопленная в течение трудовой деятельности – изменения условий труда, отпуска, командировки и т.д.

Автоматизированная система табельного учета может осуществляться как «по факту», так и «по отклонениям». Учет рабочего времени ведется по записям об отклонениях от графика рабочего времени каждого сотрудника либо регистрацией фактически отработанных дней/часов.

Подсистема «Персонал» дает возможность формирования отчетов любой степени сложности, автоматизация статистической отчетности существенно облегчает деятельность кадровой службы.

Таким образом, внедрение информационной системы позволяет автоматизи-ровать большую часть функций кадровой службы:

• учет личного состава;
• ввод информации о сотруднике при приеме, ведение истории изменения условий труда (перемещений, назначений, др.), повышения квалификации, аттестаций, поощрения и т.п.;
• ведение штатного расписания, истории его изменений, поддержка одно-значного соответствия между фактическим составом и определенным в штатном расписании, расчет вакансий;
• учет и оформление всех видов отпусков, отслеживание недоиспользованных отпускных дней, назначение дополнительных отпусков со-труднику;
• ведение календаря с учетом выходных/рабочих дней,
• ведение графиков работ с произвольной настройкой видов рабочего времени;
• ведение табельного учета и военно-учетного стола;
• разработка первичных документов, используемых в делопроизводстве кадровой службы;
• формирование, просмотр и печать выходных документов по учету личного состава;
• создание отчетов любой степени сложности (рис.1).

Переход на автоматизацию процессов оформления движения кадров дает возможность рационализировать выполнение трудовых операций, уменьшить затраты времени и упорядочить действия по кадровому учету.

Проведенный анализ данных по трудозатратам сотрудников кадровой службы на основные операции по учету кадров при выполнении работы вручную и при использовании ИТ-системы, показывает, что автоматизация функций специалиста отдела кадров позволила резко сократить временные затраты работников при выполнении многих кадровых процедур. Автоматический расчет количества дней и периода предоставления отпуска занимает 1–2 мин, а при ручной работе более 15 мин на 1 чел.; поиск любой информации о сотруднике в системе занимает не более минуты, при ручной работе необходимо найти личную карточку, личное дело, трудовую книжку и сопоставить имеющиеся сведения, что занимает до 20 мин на одного сотрудника.

Рис. Информатизация кадровых технологий

Кроме того, расширились возможности по получению информации о сотрудниках. Автоматизированная система позволяет получать по запросу разнообразные статистические и иные отчеты (например, о сотрудниках с высшим образованием, о работающих свыше трех лет, о военнообязанных и т.д.) за считанные минуты. Для ручной подготовки таких данных, как правило, требуется от нескольких дней до и 2–3 недель.

При использовании ИТ-системы происходит сокращение сотрудников, занимающихся ведением кадрового учета, снижается время на проверку табелей подразделений; уменьшается количество ошибок при расчете табеля, связанных с неполной или неточной информацией об отклонениях от графика по отдельным сотрудникам.

Таким образом, использование ИТ-системы в кадровой работе приводит к оптимизации деятельности по выполнению кадровых операций и процедур:

• значительно сокращается время на одну процедуру за счет автома-тизации отдельных операций;
• сокращается количество участников технологической цепочки по оформлению кадровых документов;
• минимизируется количество ошибок за счет сосредоточения про-цедуры в руках одного исполнителя;
• достигается достоверность и сохранность кадровой информации, полнота и оперативность ее получения;
• сокращаются потери времени у служащих – инициаторов кадровых действий и, таким образом, достигается двойной эффект информатизации – совершенствование системы работы в целом.

Условием успешного внедрения ИТ-системы является соответствующая го-товность кадровой службы. Следует отметить, что как успехи, так и проблемы информатизации кадровых технологий всегда обусловлены проведением подготовительной работы. Подготовительный этап должен иметь самостоятельное значение и занимать продолжительное время с тем, чтобы практически все кадровые процедуры были подготовлены к автоматизации, а работники, их выполняющие, уверенно владели компьютерными технологиями. Организация кадровой службы, создание ее четкой структуры и регламента деятельности, подбор и обучение специалистов могут обеспечить в целом совместимость организационной структуры и сотрудников с основными целями и этическими ценностями проекта внедрения ИТ. Необходимо, чтобы мотивация специалистов кадровой службы на использование ИТ была довольно высокой, а все работники имели хорошие навыки работы с компьютерными программами.

При реализации данных условий применение информационных систем при осуществлении кадровых технологий будет способствовать повышению эффективности кадровой работы в целом.