Документирование процесса приема сотрудников

С поступающим на работу сначала идет устная беседа. Претендующий на какую-либо работу может пройти тестирование, в ряде случаев организуется профессиональный отбор и предваритель­ный медицинский осмотр, например, при приеме на работу, непосред­ственно связанную с движением транспортных средств (ст. 328 Трудо­вого кодекса). На определенные должности поступают в результате конкурса.

После того, как договоренность достигнута, приступают к письменному офор­млению зачисления на работу.

Все документировать трудовых отношений работника и работодате­ля опирается на законодательные акты и прежде всего на Трудо­вой кодекс Российской Федерации. Поэтому оформляющий прием на работу, обратившись к 65 статье Трудового кодекса точно знает, какие документы он может потребовать от поступающего на работу:

- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

- трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

- документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подле­жащих призыву на военную службу;

- документ об образовании, о квалификации или наличии специаль­ных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

При оформлении на работу по совместительству трудовая книжка не представляется. Может быть потребована справка с постоянного места работы. Лицам, поступающим на работу впервые, трудовая книжка и страховое свидетельство оформляются работодателем.

Граждане, направленные службой трудоустройства (органом социального обеспечения, биржей труда, бюро занятости населения и т.п.) в счет лимита мест, выделенных этой службе, представляют в отдел кадров соответствующее направление. В других случаях направление может письменно не составляться, а быть выполнено по телефону.

Если работа, на которую претендует гражданин, требует специальных знаний, он предъявляет соответствующий документ об образовании или профессиональной подготовке (диплом, свидетельство, водительские права, аттестат, различные удостоверения и т.п.).

Запрашивать медицинскую информацию о состоянии здоровья работника работода­тель может только при определении возможности выполнения работником трудовых функций с учетом требований норм охраны труда и получения права на социальные пособия, подобные сведения запрашиваются с учетом норм законодательства и порядка обеспечения медицинской конфиденциальности. В случае медицинского обследования работника работодатель должен быть информирован только о тех выводах, которые относятся к вопросу возможности выполнения работником своей трудовой функции. Выводы не долж­ны содержать сведений медицинского характера за исключением указаний на пригодность или медицинские противопоказания к предполагаемой работе.

Работник отдела кадров обязан тщательно проверить документы и убедиться в их подлинности и правильности оформления.

Процесс приема граждан на работу включает следующие процедуры:

• обращение гражданина в отдел кадров (службу персонала) по собственной инициативе или по направлению соответствующего учреждения, занимающегося трудоустройством;

• получение от гражданина необходимых документов и их изучение;

• собеседование, уточнение сведений, указанных в документах;

• заполнение бланка приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма № Т-1 или Т-1а);

• собеседование гражданина с руководителем структурного подразделения (цеха), прохождение инструктажей, при необходимости - медицинского осмотра и т.п.;

• составление, согласование и подписание трудового договора (контракта);

• выдача работнику экземпляра трудового договора;

• заполнение сотрудником службы персонала унифицированной формы приказа (распоряжения) о приеме на работу или электронного шаблона приказа, распечатка бумажного экземпляра приказа, визирование приказа, его подписание полномочным руководителем организации-работодателя;

• ознакомление работника с приказом; выдача по его просьбе заверенной копии приказа (распоряжения);

• информирование руководителя структурного подразделения о приеме на работу нового работника и дате начала работы; внесение фамилии работника в табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (формы Т-12 или Т-13);

• заполнение личной карточки формы № Т-2;

• внесение фамилии работника в первичные учетные бухгалтерские документы;

• внесение соответствующей записи в трудовую книжку работника;

• выдача работнику удостоверения или пропуска для свободного доступа к рабочему месту.

Документирование перевода сотрудников на другую работу

Документирование перевода сотрудника на другую работу или должность включает в себя составление ряда документов: личного заявления работника, представления (или докладной записки), нового трудового договора и приказа о переводе.

Технологическая цепочка включает следующие процедуры:

• предварительная договоренность о переводе заинтересованных сторон - работника и работодателя (в лице руководителя организации и руководителей структурных подразделений);

• написание работником заявления с просьбой о переводе и передача его руководителю структурного подразделения, в котором он работает (обычно при переводе по инициативе работника);

• написание руководителем структурного подразделения, в котором трудится работник, представления или докладной записки о переводе работника (обычно при переводе по инициативе работодателя);

• согласование (визирование) заявления и представления (докладной записки) с руководителем подразделения, в которое переводится работник;

• согласование заявления и представления (докладной записки) с руководителями функциональных структурных подразделений - планово-финансовым подразделением, кадровой службой и другими, заместителем первого руководителя, ответственного за работу с персоналом;

• передача заявления работника и представления (докладной записки) первому руководителю организации для принятия решения (резолюции);

• при положительном решении вопроса - обсуждение сторонами содержания контракта, при необходимости - внесение в текст дополнений или изменений, согласование их с юрисконсультом организации, оформление и подписание контракта;

• составление (как правило, заполнение электронного шаблона) сотрудником кадровой службы унифицированной или традиционной индивидуальной формы приказа о переводе; распечатка бумажного экземпляра приказа; при необходимости – согласование черновика приказа с руководством организации и структурных подразделений;

• визирование приказа, подписание приказа руководителем организации; ознакомление работника с приказом; выдача по его Просьбе заверенной копии приказа (распоряжения);

• информирование руководителей структурных подразделений о факте перевода работника и необходимости внесения соответствующих изменений в табели учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (формы № Т-12 или Т-13); I

• внесение необходимой записи в дополнение к личному листку по учету кадров в личном деле работника;

• внесение необходимых записей о переводе работника в учетные формы, в том числе личную карточку (формы № Т-2 или Т-2ГС), перестановка учетных карточек в карточке;

• внесение необходимых изменений в первичные учетные бухгалтерские документы;

• внесение соответствующей записи в трудовую книжку работника.

Документирование процедуры увольнения работника

Технологическая цепочка процедуры прекращения действия трудового договора с работником (его увольнения) может быть представлена в обобщенном виде следующим образом:

• составление инициативного документа об увольнении: заявления работника (при увольнении по собственной инициативе) или докладной записки руководителя струк­турного подразделения или руководителя кадровой службы (при увольнении по окон­чании срока действия трудового договора или по инициативе работодателя);

• передача работником заявления руководителю структурного подразделения для визи­рования и направления в кадровую службу;

• передача заявления или докладной записки в кадровую службу;

• ознакомление с докладной запиской работника; проставление им росписи ознакомления;

• проведение с увольняющимся по собственной инициативе работником собеседования в кадровой службе с целью выяснения причины увольнения и нового места работы;

• составление при увольнении по инициативе работодателя служебной записки на имя первого руководителя организации с обоснованием причины увольнения и применяе­мой при увольнении статьи Трудового кодекса;

• передача заявления, докладной записки и при необходимости - служебной записки первому руководителю организации или его заместителю для принятия решения;

• принятие первым руководителем решения по увольнению работника, нанесение резо­люции на заявлении или докладной записке;

• при увольнении по инициативе работодателя составление в кадровой службе обраще­ния в профсоюзный орган с просьбой рассмотреть вопрос о согласии на увольнение работника; подписание обращения первым руководителем организации;

• получение кадровой службой от профсоюзного органа выписки из протокола или ре­шения о согласии на увольнение работника;

• прием от работника всех числящихся за ним материальных ценностей, документов, дел, инструментов и приборов, в необходимых случаях - составление соответствую­щего акта приема; заполнение обходного листа;

• составление (как правило, заполнение электронного шаблона) сотрудником кадровой службы унифицированной или традиционной индивидуальной формы приказа о пре­кращении действия трудового договора (контракта) с работником (формы № Т-8 или Т-8а); распечатка бумажного экземпляра приказа; при необходимости - согласование черновика приказа с руководством организации и структурного подразделения, проф­союзным органом;

• визирование приказа, подписание приказа руководителем организации; ознакомление ра­ботника с приказом; выдача по его просьбе заверенной копии приказа (распоряжения);

• внесение необходимой записи в дополнение к личному листку по учету кадров в лич­ном деле работника;

• внесение необходимой записи об увольнении и выдаче трудовой книжки в личную карточку (формы № Т-2 или Т-2ГС);

• внесение необходимых отметок в табель учета рабочего времени и расчета заработной платы и бухгалтерские документы;

• сдача работником в кадровую службу удостоверения или пропуска для входа в здание организации;

• получение гражданином расчета по заработной плате и трудовой книжки; роспись за получение трудовой книжки.