Омск 2005

НЕГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧЕРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«Омский юридический институт»

Методические указания

К практическим занятиям

по дисциплине «Информатика и математика»

раздел «Основы информатики»

по теме «Табличный процессор Excel»

Для студентов всех форм обучения

Специальность 030501

Омск 2005

Составители: к.т.н., зав. кафедрой А.А. Пальянов;

к.т.н., ст.преподаватель В.Е. Огрызков;

к.п.н., преподаватель М.А. Екимова;

к.т.н., преподаватель О.А. Григорьева.

Рецензент: проректор по учебной работе, к.т.н., доц. Ю.Н. Косоротова.

Методические указания одобрены на заседании кафедры правовой информатики НОУ ВПО «Омский юридический институт», протокол № 3 от 24.11.2005.

Методические указания утверждены на заседании методического совета НОУ ВПО «Омский юридический институт», протокол № 36 от 16.12.2005

Методические указания к практическим занятиям по дисциплине «Информатика и математика» раздел «Основы информатики» по теме «Табличный процессор Excel» / Сост. А.А. Пальянов, В.Е. Огрызков, М.А. Екимова, О.А. Григорьева; НОУ ВПО ОмЮИ. – Омск: 2005. – 52 с.

Введение

Одним из самых удобных средств для записи исходных данных и результатов их обработки при решении различных финансовых, бухгалтерских, математических, статистических, инженерных задач являются таблицы. Идея создания электронной таблицы, в ячейки которой записываются формулы для выполнения операций над другими ячейками, принадлежит Дэниэлу Бриклину. В 1979 году он с помощью программиста Роберта Френкстона создал первую в мире электронную таблицу для экономических расчетов – Visicaic (наглядный калькулятор).

Современные электронные таблицы называются табличными процессорами и представляют собой программные пакеты с многочисленными возможностями. С 1994 года самым распространенным табличным процессором в мире является MS Excel.

Любой табличный процессор представляет собой универсальное средство, которое можно использовать для автоматизации вычислений, графического представления табличных данных, для анализа и управления данными, математического моделирования ит.д.

Запуск программы. Окно табличного процессора

Запустить табличный процессор можно одним из известных способов: командой Microsoft Excel из меню Программы (выводится на экран кнопкой Пуск на панели задач Windows), используя созданный на рабочем столе ярлык или с помощью исполняемого файла программы.

После запуска Excel автоматически создается новый документ с условным названием Книга 1 и на экран выводится окно программы (рис. 1). Документ Excel называется рабочей книгой Excel, состоящей из размеченных листов. По умолчанию в новой книге содержится три листа. Один из листов книги всегда активен. Ярлык активного (текущего) листа выделен белым цветом. Лист содержит 256 столбцов сименами от А до IV и 65536 строк с номерами от 1 до 65536. На пересечении строк истолбцов расположены ячейки (более 16 миллионов), каждая из них имеет свой буквенно-цифровой адрес.

Excel входит в стандартный пакет программ MS Office, поэтому большинство элементов окна на рисунке 1 (строки названия, состояния и меню, панели инструментов, полосы прокрутки и рабочее поле) такие же, как и у других приложений этого пакета. Новым элементом является строка формул, с помощью которой можно вводить, просматривать и редактировать данные (например, формулу, число или текст) в выбранной ячейке электронной таблицы. Слева в строке формул находится контекстное ниспадающее меню. В обычном состоянии оно служит для присваивания ячейкам какого-нибудь имени, при вводе формул - для выбора математического, логического или иного действия над данными в выделенной ячейке.

Рисунок 1. Рабочее окно табличного процессора.

Адрес любой ячейки в книге Excel задается тремя координатами – именем листа, идентификатором столбца и номером строки, например, ЛистЗ! F7 (имя листа отделяется от остальной части адреса восклицательным знаком). Если таблица расположена на одном листе, то для адресации ячеек его имя не используют и ограничиваются только буквенным обозначением столбца и номером строки, например A3 или DA25. Адреса ячеек в табличных процессорах называют ссылками. Адрес можно задавать не только для отдельной ячейки, но и для группы смежных ячеек, образующих прямоугольную область, называемую диапазоном. Адрес диапазона ячеек задается в виде последовательности адресов его левой верхней и правой нижней ячеек, разделенных двоеточием, например, A3: D6. Ячейкам и диапазонам можно присваивать собственные имена и использовать их для адресации указанных объектов наряду со ссылками. Кроме того, можно ссылаться на ячейки, находящиеся в другой книге, или на данные другого приложения. Ссылки на ячейки других книг называются внешними ссылками, а ссылки на данные других приложений - удаленными ссылками.

В Excel можно использовать ссылки двух типов.В ссылках первого типа столбцы обозначаются буквами, а строки числами, например В3. В ссылках второго типа для обозначения строк и столбцов употребляются арабские цифры с буквами R и С, соответственно перед номерами строки и столбца. В адресе сначала указывается номер строки, а потом столбца, например, R7C2. Изменить тип ссылок можно при помощи переключателя Стиль ссылок на вкладке Общие, она выводится на экран командой Сервис-Параметры.

Создание, сохранение и загрузка с диска рабочих книг

Рабочая книга - это документ табличного процессора, который может содержать от одного до 255 рабочих листов, на которых можно создавать и хранить табличные, графические и текстовые объекты.

Создание нового документа

Документ с именем Книга1 создается автоматически при запуске Excel. Для создания следующего нового документа нужно в меню Файл (рис. 2) выбрать команду Создать, либо щелкнуть мышью по кнопке на стандартной панели инструментов. Excel присваивает очередному документу условное имя КнигаN, где N – его порядковый номер.

Рисунок 2. Содержание меню файл.

Сохранение документа

Для сохранения документов применяют команды Сохранить как... или Сохранить из меню Файл (рис. 2).Обычно команда Сохранить как... используется для сохранения создаваемого или загруженного с диска файла под новым именем, а команда Сохранить для сохранения изменений в редактируемом файле документа (сохраненном ранее на диске или загруженном с диска) под прежним именем. После подачи команды Сохранить как... на экран выводится диалоговое окно, в котором нужно выбрать место расположения сохраняемого документа (диск и папку в ниспадающем меню Папка) и ввести его новое имя (в строку Имя файла). Выполнив необходимые установки, диалоговое окно следует закрыть щелчком мыши по кнопке Сохранить. После выбора команды Файл-Сохранить, при повторном сохранении файла документа, диалоговое окно на экран не выводится, измененный файл сохраняется на прежнем месте под своим именем.

Загрузка рабочей книги

Активизировать загрузку файла рабочей книги с диска можно либо командой Открыть из меню Файл (рис. 2), либо щелчком мыши по кнопке на стандартной панели инструментов. В любом случае на экран выводится диалоговое окно Открытие документа, в котором нужно указать место расположения искомого файла (диск и папку) в ниспадающем меню Папка, а затем открыть его, либо двойным щелчком мыши по значку файла, либо щелчком мыши по кнопке Открыть после выделения файла.

Операции с рабочими листами

Основными типами листов, используемых в рабочих книгах Excel, являются:

• лист таблицы - это лист для создания электронных таблиц, встроенных графиков, диаграмм и форматированных текстовых документов;

• лист диаграммы, создается Мастером диаграмм (стр. 25) для размещения отдельной диаграммы имеющей размеры, рабочего поля, которая полностью видна, если окно книги развернуто на весь экран.

В окне рабочей книги (рис. 1) отображается только текущий рабочий лист, он называется активным. Для смены отображаемого на экране листа служат ярлыки листов, которые располагаются в нижней части окна. Для активизации требуемого листа нужно щелкнуть мышью по ярлыку этого листа. Если в рабочей книге много листов, то часть ярлычков будет скрыта. Доступ к ним обеспечивается кнопками в левом нижнем углу окна. Крайние кнопки служат для перехода на первый или последний лист. Средние кнопки двигают указатель на один лист влево или вправо.

Рабочие листы можно вставлять и удалять, перемещать и копировать, переименовывать и скрывать.

Вставка и удаление рабочих листов

Рабочие листы в книгу Excel можно добавлять командой Вставка-Лист, после подачи этой команды новый лист будет вставлен перед активным рабочим листом.

Для удаления выделенного листа служит команда Правка-Удалить лист. Удалить лист можно также командой Удалить контекстного меню листа, которое выводится на экран щелчком правой кнопки мыши по ярлыку листа.

Перемещение и копирование рабочих листов

Изменить расположение выделенного листа и создать его копию можно при помощи диалогового окна Переместить или Скопировать, которое выводится на экран командой Правка-Переместить/скопировать лист… главного меню или командой Переместить/скопировать... контекстного меню листа. Операцию перемещения листа удобно выполнять мышью, для этого нужно установить указатель мыши на ярлыке листа, нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, перетащить ярлык в нужное место. Копирование можно выполнить аналогично при нажатой клавише Ctrl.

Переименование рабочих листов

Для изменения имени рабочего листа его выделяют двойным щелчком мыши или командой Переименовать из меню Формат-Лист или из контекстного меню (выводится на экран после щелчка правой кнопкой мыши по ярлыку листа), а затем набрать на клавиатуре новое имя длиной не более 31 символа. Имя листа не должно содержать квадратных скобок, двоеточия, звездочки, вопросительного знака, прямой и обратной косой черты. Ввод имени завершается нажатием клавиши Enter или щелчком мыши в любом месте рабочего поля.

Защита информации

В Excel имеется несколько возможностей для защиты информации. Можно, например, ввести пароль для доступа к файлу рабочей книги, установить для него режим «только для чтения», защитить паролем всю книгу или отдельный лист от несанкционированной модификации, скрыть отдельные листы в рабочей книге и т.д.

Защита книги от внесения изменений выполняется в диалоговом окне, которое выводится на экран командой Сервис-Защита-Защитить книгу (кроме параметров здесь можно установить пароль). Защита листа производится при помощи аналогичной команды Сервис-Защита-Защитить лист. По умолчанию, все ячейки листа имеют статус «Защищаемая ячейка». Если снять это ограничение с некоторых выделенных ячеек (команда меню Формат-Ячейки-Защита), а потом защитить целый лист, то внесение изменений будет запрещено во все ячейки, кроме тех, с которых была снята защита. Данное средство обычно применяют при составлении различного рода бланков, счетов и т. д., имеющих постоянные подписи и данные, а также области для заполнения.

Отдельные листы книги можно защитить от несанкционированного просмотра. Для управления отображением листов в рабочей книге используются команды Скрыть и Отобразить... из меню Формат-Лист. После применения первой команды ярлык скрытого листа в книге отображаться не будет. Доступ к скрытым листам обеспечивается командой Отобразить..., которая появляется в меню Формат-Лист, если в книге имеются скрытые листы.

Операции с ячейками таблицы

К указанным операциям относятся ввод данных в ячейки таблицы, их редактирование и форматирование. К операциям редактирования относятся операции изменяющие содержимое ячеек. Форматирование позволяет изменить оформление ячеек, форму представления или вид данных в ячейках.

Выделение ячеек

Любые операции можно выполнять только с выделенными ячейками. Для выделения одной ячейки нужно переместить рамку выделения на эту ячейку щелчком мыши или при помощи клавиш управления курсором. Многие операции можно выполнять с диапазоном ячеек, с группой отдельных несмежных ячеек или диапазонов. Диапазон ячеек можно выделить если, удерживая левую кнопку мыши, протянуть указатель по выделяемой группе ячеек диапазона, либо удерживая клавишу Shift увеличивать область выделения клавишами навигации. Столбец или строку ячеек таблицы целиком можно выделить щелчком мыши по соответствующему заголовку. Несмежные ячейки и диапазоны ячеек выделяются щелчками мыши или протягиванием мыши при нажатой клавише Ctrl.

Ввод и редактирование данных

Ввести данные в активную (выделенную рамкой) ячейку рабочего листа можно с клавиатуры, а также путем копирования или перемещения из другой ячейки. Для активизации ячейки нужно переместить в нее указатель мыши, имеющий вид белого крестика, и один раз щелкнуть левой кнопкой мыши. Далее можно вводить данные с клавиатуры непосредственно в ячейку (при этом курсор ввода находится внутри ячейки, набранные символы будут отображаться в активной ячейке и в правой часть строки формул), либо щелкнуть левой кнопкой мыши в строке формул (при этом курсор ввода переместится в строку формул) и после этого вводить данные в ячейку, набирая их в строке формул. Первый режим ввода называется редактированием в ячейке, а второй – редактированием в строке формул.

Закончить ввод данных можно различными способами: кнопкой строки формул (при этом курсор остается в ячейке), клавишей Enter на клавиатуре (курсор перемещается вниз в соседнюю строку), клавишей Tab на клавиатуре (курсор перемещается вправо в соседнюю ячейку), клавишами навигации на клавиатуре (курсор перемещается в соседнюю ячейку в указанном направлении).

Ввод данных является самым трудоемким и сопряженным с ошибками этапом работы пользователя с любым приложением. Ошибки ввода в Excel можно исправить клавишами Backspace (удаляет символ слева от курсора) и Delete (удаляет символ справа от курсора). Отменить ввод данных в ячейку можно командой Отменить ввод из меню Правка, кнопкой Отменить на панели инструментов Стандартная или комбинацией клавиш Ctrl+Z. После этого отмененное действие можно повторить командой Вернуть ввод из меню Правка, кнопкой Вернуть на панели инструментов Стандартная, комбинацией клавиш Ctrl+Y или клавишей F4 До завершения ввода его отмену можно выполнить также клавишей Esc. Также для отмены ввода данных в ячейку можно использовать кнопку строки формул .

Для включения режима редактирования ячейки следует нажать клавишу F2 или сделать по этой ячейке двойной щелчок мышью. В ячейке появится курсор и ее можно редактировать как обычный текст.

Копирование и перемещение данных

Копирование и перемещение данных из ячейки (диапазона ячеек) в другое место электронной таблицы производится для упрощения и ускорения ввода повторяющихся данных, а также для изменения их расположения. В отличие от копирования, при перемещении данных исходная ячейка (диапазон ячеек) не сохраняет свое содержимое и форматирование.

Указанные операции можно выполнить, используя буфер обмена или при помощи мыши.

Для копирования данных в буфер обмена, нужно выделить исходную ячейку или группу ячеек, а затем выполнить команду Копировать из меню Правка или из контекстного меню (выводится на экран щелчком правой кнопки мыши по выделенным ячейкам), при этом выделенная область будет заключена в рамку. Затем следует установить указатель мыши в ячейку или левый верхний угол диапазона, куда должны быть скопированы данные, и нажать клавишу Enter или выполнить команду Вставить из меню Правка или из контекстного меню. В результате содержимое выделенной области появится в указанном месте, размещаясь вниз и вправо от ячейки, выделенной курсорной рамкой. При перемещении данных, в отличие от копирования, после выделения исходной ячейки или группы ячеек нужно в меню Правка или в контекстном меню выбрать команду Вырезать.

Перетягивание таблицы, самый простой способ, заключается в том, чтобы выделить всю таблицу и перетянуть ее вниз. Эту операцию можно сравнить с вырезанием диапазона ячеек и вставкой его в новое место. Выделите диапазон ячеек, где расположена таблица. Подведите курсор к краю диапазона и, когда курсор примет форму четырехсторонней стрелки, перетяните таблицу, удерживая нажатой левую кнопку мыши.

В режиме редактирования содержимого ячейки с помощью команд из меню Правка можно копировать или перемещать из ячейки часть информации.

При копировании и перемещении ячеек описанными командами копируется или переносится не только содержимое ячейки (содержащееся в ней значение или формула), но и параметры форматирования, условия на вводимые данные и примечания к ячейкам. В Excel имеется возможность вставки из буфера только части помещенной туда информации. После подачи команды Специальная вставка (рис.3) из меню Правка или из контекстного меню можно выбрать следующие варианты вставки:

Рисунок 3. Специальная вставка – специальные возможности.

• все - вставляет содержимое и форматирование исходной области;

• формулы - вставляет только формулы из исходной области;

• значения - вставляет только результаты расчета по формулам из исходной области;

• форматы - вставляет только форматирование исходной области;

• примечания - вставляет только примечания к ячейкам исходной области;

• условия на значения - вставляет только условие на вводимые значения из исходной области;

• без рамки - вставляет всю информацию из копируемой области без ограничивающих рамок;

• ширины столбцов;

• формулы и форматы чисел;

• значения и форматы чисел.

Если при вставке необходимо транспонировать выделенный фрагмент (столбцы станут строками, а строки – столбцами), то следует выбрать вариант специальной вставки транспонировать.

Удаление данных

Содержимое выделенной ячейки или группы ячеек можно удалить клавишей Delete, командой Содержимое из меню Правка-Очистить или командой Очистить содержимое контекстного меню (выводится на экран щелчком правой кнопки мыши по выделенным ячейкам). Командами меню Правка-Очистить можно также задать другие варианты очистки:

• Все - удаляет содержимое и отменяет форматирование ячейки;

• Форматы - отменяет только форматирование ячейки;

• Примечания - удаляет вставленное в ячейку примечание.

Автоматизация ввода данных

Excel предоставляет несколько возможностей позволяющих упростить и ускорить процесс ввода данных, к которым кроме копирования относятся также автозаполнение, автозавершение, выбор из списка и т.д.

Автозаполнение

Одной из возможностей MicrosoftExcel является построение последовательностей. В программе предусмотрена возможность построения последовательностей календарных дат, интервалов времени, числовых рядов (арифметических и геометрических прогрессий). В режиме автозаполнения можно построить любую последовательность значений с постоянным приращением, включая комбинации чисел и текста.

Для выполнения операции автозаполнение следует выделить ячейку, содержащую исходное значение и переместить курсор мыши (белый крестик) на маркер заполнения – черный прямоугольник в правом нижнем углу рамки выделения . Когда указатель мыши примет вид черного крестика, нужно выполнить левое (при нажатой левой кнопке мыши) или правое (при нажатой правой кнопке мыши) перетаскивание содержимого ячейки в любом направлении (влево, вправо, вверх или вниз). Результат левого перетаскивания зависит от содержимого ячейки.

Если перетаскиваемая ячейка содержит текстовое значение, то текст будет копироваться в новые ячейки (рис. 4а). Если ячейка содержит число, то левое перетаскивание позволяет скопировать значения (рис. 4, а), а левое перетаскивание при нажатой клавише Ctrl – проиндексировать их в арифметической прогрессии с разностью, равной единице (рис. 4, б). Для увеличения значений в ячейках нужно перетаскивать маркер заполнения вправо или вниз. Для уменьшения значений – влево или вверх. Арифметическую прогрессию в Excel удобнее задавать двумя первыми значениями, тогда шаг приращения вычисляется автоматически, как разность между этими значениями.

а) б)

Рисунок 4. Результаты копирования содержимого ячеек перетаскиванием левым (а) и правым (б).

Если ячейка содержит числовое значение и текст, то при левом перетаскивании текст будет копироваться, а числовое значение изменяться (рис. 5).

Рисунок 5. Копирование буквенно-цифровой информации.

Для ячейки, содержащей текстовые компоненты даты (название месяца или дня недели) или числовые значения даты и времени, то при левом перетаскивании будет построен соответствующий ряд изменяющихся значений (рис. 6).

Рисунок 6. Заполнение ячеек предопределенной информацией.

Если исходная ячейка содержит формулу, то результат операции автозаполнение будет зависеть от типа ссылок в формуле. Абсолютные адреса ячеек (подробнее информация в теме «Способы адресации ячеек») меняться не будут, в относительных адресах изменятся идентификаторы строк или столбцов, в зависимости от направления заполнения.

При правом перетаскивании после отпускания кнопки, на экран выводится меню, в котором можно выбрать варианты заполнения ячеек:

§ Копировать ячейки - значение ячеек копируется;

§ Заполнить - выделенные ячейки заполняются в арифметической прогрессии с разностью, равной единице;

§ Заполнить только форматы – копируется только формат;

§ Заполнить только значения – копируется только значение;

§ Прогрессия - позволяет выбрать тип и шаг прогрессии;

§ Заполнить по дням;

§ Заполнить по рабочим дням;

§ Заполнить по месяцам;

§ Заполнить по годам.

Последние четыре варианта позволяют выбрать шаг изменения значений для даты, который может быть равен одному дню или одному рабочему дню, одному месяцу и одному году.

Автозавершение

Автозавершение используется при заполнении столбцов таблицы одинаковыми текстовыми данными. При заполнении очередной ячейки столбца, программа сравнивает вводимое слово с имеющимися в столбце словами и предлагает вариант его написания, который можно подтвердить нажатием клавиши Enter. Например, если в столбце таблицы написано имя Андрей, то при вводе в очередную ячейку этого столбца буквы А остальные буквы указанного слова будут воспроизведены в ячейке автоматически и ввод можно завершить нажатием клавиши Enter. Если набирается другое слово, предложение программы игнорируют, продолжая набор нужного слова.

Выбор из списка

Excel формирует из имеющихся в столбце записей список (рис. 7), который можно использовать для заполнения других ячеек данного столбца. Для заполнения ячейки путем выбора из списка нужно щелкнуть правой кнопкой мыши по заполняемой ячейке, в контекстном меню выбрать команду Выбрать из списка..., а затем нужную запись в списке щелчком мыши. Список с возможными вариантами заполнения для выбранной ячейки можно вывести на экран также комбинацией клавиш Alt и ↓.

Рисунок 7. Выбор из списка

Форматирование ячеек

Excel может работать с различными данными, тип которых (число, текст, дата, время, логическое значение, формула или функция) определяется автоматически при вводе и может быть переопределен путем форматирования ячеек таблицы (например, для того чтобы Excel воспринимал цифры не как числовые значения, а как текст). Форматирование используется также для визуального оформления ячеек и их содержимого. Форматирование выделенной области электронной таблицы можно выполнить при помощи вкладок диалогового окна Формат ячеек или кнопками панели инструментов Форматирование. Окно (рис. 8) выводится на экран командой Ячейки... из меню Формат или соответствующей командой контекстного меню (вызывается на экран щелчком правой кнопкой мыши по форматируемой ячейке).

Рисунок 8. Содержание меню Формат ячеек.

Вкладка Число позволяет присвоить ячейкам требуемый числовой формат. Вкладка Выравнивание предназначена для изменения ориентации и выравнивания текста в ячейке, а также позволяет установить параметры отображения данных в ячейке, например, объединить ячейки. Используя вкладку Шрифт можно задать тип и стиль шрифта, размер и цвет символов. Обрамление (границы) выделенной ячейки или группы ячеек, например таблицы, может быть задано при помощи вкладки Граница, а вкладка Вид позволяет установить для них цвет фона. Вкладка Защита позволяет разблокировать отдельные ячейки перед установкой защиты на рабочий лист или рабочую книгу. Копировать форматы ячеек можно и с помощью кнопки Формат по образцу на панели инструментов Стандартная.

Объединение ячеек

Объединение используется для получения ячеек с нестандартной высотой (две и более строки) и шириной (два и более столбца). Для объединения выделенных ячеек можно использовать кнопку Объединить и поместить в центре панели инструментов Форматирование или установкой переключателя Объединение ячеек на вкладке Выравнивание диалогового окна Формат ячеек. Отменить объединение в выделенной ячейке можно путем сброса указанного выше переключателя Объединение ячеек или повторным нажатием кнопки .

Установка границ и фона ячеек

Линию обрамления выделенной ячейки, внешнюю границу диапазона ячеек, а также границы между ячейками диапазона можно создать средствами вкладки Граница (рис. 9) диалогового окна Формат ячеек. Вкладка Граница содержит меню для выбора типа линии (справа) и макет таблицы (условное изображение выделенного на листе диапазона ячеек в центре вкладки), который служит для конструирования границ. На макете все внутренние горизонтальные и вертикальные линии представлены соответственно одной горизонтальной и одной вертикальной линией. Чтобы, например, провести сразу все горизонтальные линии внутри выделенной на листе области, нужно щелчком левой кнопки мыши выбрать в меню тип линии, а затем щелкнуть мышью в нужном месте внутри макета или по центральной кнопке слева от него. Создать границы можно также при помощи кнопок Границы панели инструментов Форматирование. Правая кнопка обеспечивает доступ к меню границ, левая – вставку выбранной границы в выделенный диапазон ячеек.

Рисунок 9. Установление границ ячеек.

Для создания фона в выделенных ячейках служат средства вкладки Вид диалогового окна Формат ячеек, а также кнопки Цвет заливки панели инструментов Форматирование. Правая кнопка обеспечивает доступ к палитре цветов, левая - заливает выделенный диапазон ячеек выбранным цветом.

Условное форматирование ячеек

При помощи команды Условное форматирование... из меню Формат производят форматирование диапазонов заполненных ячеек таблицы по их содержимому, а также вновь заполняемых ячеек в зависимости от вводимых данных, например, выделять цветом ячейки, значение которых превышает допустимое. Диалоговое окно Условное форматирование (рис. 10) позволяет задать до трех условий форматирования для ячеек выделенной области таблицы. Например, если необходимо выделить цветом в таблице ячейки содержащие различные фамилии нужно в первом списке области Условие1 выбрать «значение», во втором списке условие «равно», в поле ввода ввести первую фамилию, при помощи кнопки Формат... вывести на экран диалоговое окно Формат ячеек и установить там требуемые параметры форматирования. Области для ввода второго и третьего условий выдаются на экран после щелчка по кнопке А также > >.

Рисунок 10. Содержание меню Условное форматирование.

Коррекция высоты строк и ширины столбцов

Если ширина ячейки не соответствует ее содержимому (текст или число не помещаются в ячейку), то в ней будет видна только часть текста или последовательность значков # вместо числа. В этом случае ширину ячейки следует увеличить. Высоту ячейки увеличивают для улучшения восприятия содержащейся в ней информации, кроме того, высота ячейки автоматически корректируется при изменении размера шрифта в ней.

Изменение высоты строк и ширины столбцов можно выполнять только после их выделения. Одна строка или один столбец выделяются щелчком левой кнопки мыши по номеру строки или названию столбца соответственно. Смежные строки и столбцы выделяют протягиванием мыши по заголовкам выделяемых строк или столбцов, а несмежные - щелчками мыши по заголовкам выделяемых объектов при нажатой клавише Ctrl. Задать высоту выделенных строк и ширину выделенных столбцов можно в диалоговых окнах, которые выводятся на экран по командам Высота и Ширина из меню Формат-Строка и Формат-Столбец соответственно. Команды Автоподбор высоты и Автоподбор ширины из этих меню автоматически корректируют высоту строки и ширину столбца в соответствии с их содержимым.

Коррекцию можно выполнить также с помощью мыши. Для этого указатель мыши следует установить на границу между номерами выделенных строк или названиями выделенных столбцов. Когда указатель мыши приобретет вид двунаправленной стрелки, нужно нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, переместить указатель в нужном направлении. При этом контролировать устанавливаемый размер можно визуально по пунктирной линии границы, появляющейся на рабочем поле, и по выводимой на экран подсказке.