Ночной аудит

В составе службы приема и размещения имеется должность ночного аудитора (ночного портье). Он наделен широким кругом функций и обязанностей, которые в два раза превышают обязанности обычного портье.

На службу ночного аудитора (ночного портье) возлагается подведение общих итогов дня. Учитывая, что гостиница - это предприятие, круглосуточно работающее без перерывов, выходных и санитарных дней, то возможные сбои в технологическом процессе подготовки гостиничных услуг, их качества, ликвидации возможных жалоб и конфликтов (иных происшествий) возлагаются на службу ночного аудитора.

Баланс счетов подводится каждый вечер. Этот процесс очень важен, он осуществляется в то время, когда все прочие службы уже не работают (чтобы все начисления были включены), а именно: во время третьей смены - ранним утром. В крупных отелях работают несколько ночных аудиторов, в маленьких отелях такая должность может быть даже не предусмотрена.

Первым шагом в этом процессе является начисление на счета тех платежей, которые не были в них внесены ранее. Потом итоговые цифры на счетах в компьютере сверяются с отчетами других отделов для проверки правильности начислений. Затем проводятся начисления за аренду номеров, и итоговые цифры заносятся в гостевой файл. Таким образом формируется окончательный отчет обо всех суммах задолженности гостинице.

Бухгалтерские электронные системы позволяют повысить эффективность проведения операций по счетам и оперативно управлять счетами гостей. Ежедневная расшифровка дебиторских счетов, проводимая ночным аудитором, одновременно является и проверкой операций отделов, и полной распечаткой счетов гостей.

Дежурный аудитор собирает счета в специальную папку гостя, так называемый портфолио (portfolio). Дежурный аудитор также ответственен за проверку тарифов (стоимость номера в документе, подтверждающем бронирование, и фактическая стоимость дол­жны быть правильными).

Функциональные обязанности ночного аудита следующие:

1) проверка счетов (или форм первичного учета) по оплате ус­луг, оказанных гостям за день. Особое внимание уделяется пра­вильности применения прейскурантов цен на услуги, обоснован­ности применения скидок;

2) проверка суточного отчета гостиницы, выполняемого служ­бой размещения;

3) ведение параллельного учета (форм первичной документа­ции) на случай, если компьютерная система выйдет из строя;

4) проверка соответствия количества освобождающихся мест в гостинице к числу мест предварительного бронирования следу­ющих суток;

5) проверка служб, участков, отдельных объектов гостиницы, где возможны хищения, кражи или другие негативные проявления;

6) проверка журнала регистрации обращений клиентов отеля с пожеланиями и подготовка отчета менеджеру службы приема о состоянии качества обслуживания в отеле.

Ночной портье, как правило, сменяет дневного не ранее 23.00, принимая на себя, прежде всего, функции приема и расчетной части. После 24.00 ночной портье часто выполняет функции бар­мена вестибюльного бара, который работает круглосуточно.

Одной из основных обязанностей ночного портье (как прави­ло, в малых гостиницах) является обход здания в целях проверки исправности сигнализации (охранной и противопожарной) и бе­зопасности гостиницы. Во время обхода ночной портье собирает листы-заказы завтраков в номер, которые заполняются клиента­ми и вывешиваются за дверь. В ночное время таких обходов совер­шается не менее трех. Время каждого заносится в журнал.

После того как собраны все листы-заказы завтраков, ночной портье вводит в журнал информацию о виде завтраков (обычно «континентальный» либо «континентальный плюс»), их стоимос­ти и количестве для каждого номера. К 6.00 ночной портье должен подготовить к транспортированию завтраки в вакуумных подно­сах к дверям номеров. При этом завтраки готовятся поваром и транспортируются в указанные время и место официантами.