Редактирование документов

2.1. Работа с текстом

2.1.1. Выбор языка

В Microsoft Word выбор языка обычно производится автоматически в зависимости от используемой раскладки клавиатуры. При необходимости язык текста можно установить самостоятельно. Выделите нужный фрагмент и выполните команду Рецензирование/ Выбрать язык. В диалоговом окне Язык выберите язык.

2.1.2. Расстановка переносов

Переносы в словах категорически недопустимо расставлять с использованием клавиши клавиатуры - (дефис). Для расставления переносов в документе необходимо выполнить команду Разметка страницы/Расстановка переносов. В диалоговом окне Расстановка переносов установить флажок Авто. При необходимости можно установить также флажок Переносы в словах из ПРОПИСНЫХ БУКВ. Переносы будут расставлены во всем документе.

Для того чтобы запретить переносы в некоторых фрагментах документа, выделите эти фрагменты и выполните команду Главная/Абзац. Во вкладке Положение на странице диалогового окна Абзац (рис. 1) установите флажок запретить автоматический перенос слов.

Рис. 1. Запрет переносов во фрагменте документа во вкладке " Отступы и интервалы" диалогового окна " Абзац"

2.1.3. Проверка правописания

При вводе текста Microsoft Word обычно проводит проверку правописания автоматически. Для установки параметров проверки правописания нужно выполнить команду Microsoft Office/Параметры Word. Основные параметры проверки устанавливаются во вкладке Правописание диалогового окна Параметры Word (рис. 2).

Рис. 2. Настройка проверки правописания

При вводе текста в документе красной волнистой линией подчеркиваются слова с орфографическими ошибками, а также повтор одного и того же слова. Зеленой волнистой линией подчеркнуты слова, знаки препинания, фрагменты предложений и целые предложения, в которых есть грамматические и стилистические ошибки, а также ошибки в расстановке знаков препинания. Для исправления ошибок нужно щелкнуть правой кнопкой мыши по подчеркнутому слову и в контекстном меню выбрать правильный вариант написания слова или согласиться с грамматическим замечанием.

Если в контекстном меню нет правильных вариантов написания слова или конкретной грамматической рекомендации, то ошибку следует исправлять самостоятельно непосредственно в тексте документа с использованием клавиатуры.

Для проверки правописания в документе с уже введенным текстом следует нажать кнопку Правописание панели инструментов Рецензирование (рис. 3).

Рис. 3. Панель инструментов " Рецензирование"

При обнаружении ошибки в документе, в верхней части диалогового окна Правописание (рис. 4) выводится фрагмент текста с ошибкой. В нижней части окна могут быть приведены правильные варианты написания слова или грамматические замечания.

Для исправления орфографической ошибки нужно выбрать правильный вариант написания и нажать кнопку Заменить или Заменить все. Для исправления грамматической ошибки - нажать кнопку Изменить. Если в нижней части окна нет правильных вариантов написания слова или конкретной грамматической рекомендации, то ошибку следует исправлять самостоятельно.

Рис. 4. Проверка правописания - орфография (диалоговое окно " Правописание")

2.1.4. Поиск и замена текста

Для поиска какого-либо текста в документе служит команда Главная/Найти. Во вкладке Найти диалогового окна Найти в поле Найти нужно ввести искомый текст и нажать кнопку Найти далее. Найденный текст будет выделен в документе.

Для замены какого-лзибо текста в документе на другой текст следует во вкладке Заменить диалогового окна Заменить в поле Найти ввести заменяемый текст, в поле Заменить на ввести - заменяющий текст. Для замены во всем документе следует нажать кнопку Заменить все.

2.1.5. Удаление текста

Для удаления символа справа от текстового курсора надо нажать клавишу клавиатуры Delete, а для удаления символа слева от курсора - клавишу BackSpace.

Удалить можно любой выделенный фрагмент документа. Для этого нужно нажать клавишу Delete или BackSpace. Некоторые особенности имеет удаление элементов таблицы: клавиша Delete удаляет только содержимое выделенного элемента таблицы (текст, рисунки), а клавиша BackSpace - весь элемент со всем его содержимым.

Комбинация клавиш клавиатуры Ctrl + Delete удаляет текст от курсора вправо до ближайшего пробела или знака препинания. А комбинация Ctrl + BackSpace удаляет текст от курсора влево до ближайшего пробела или знака препинания.

2.2. Перемещение и копирование фрагментов документа

2.2.1. Перемещение и копирование перетаскиванием

Перемещать и копировать можно только выделенные фрагменты документа.

В пределах видимой части документа проще всего перемещать и копировать фрагменты перетаскиванием. Для перемещения следует выделить фрагмент и навести на него указатель мыши. Затем нужно нажать левую кнопку мыши и переместить фрагмент туда, куда требуется; при этом рядом с указателем мыши появится пунктирный прямоугольник, в месте предполагаемой вставки отображается специальная метка, а в строке состояния появляется вопрос Куда переместить? (рис. 5).

После того, как будет отпущена левая кнопка мыши, произойдет перемещение фрагмента.

После вставки текста непосредственно под вставленным фрагментом появляется кнопка Параметры вставки. При нажатии этой кнопки отображается список, в котором можно выбрать способ вставки данных в документ.

Копирование фрагмента перетаскиванием производится точно так же, как и перемещение, только при нажатой клавише клавиатуры Ctrl.

2.2.2. Перемещение и копирование с использованием буфера обмена

Буфер обмена - специальная область памяти компьютера, в которой могут храниться файлы или их фрагменты.

Для перемещения и копирования через буфер обмена необходимо отправить фрагмент в буфер, а затем извлечь его оттуда для вставки в документ.

Для перемещения необходимо вырезать фрагмент в буфер обмена - щелкнуть по выделенному фрагменту правой кнопкой мыши и выполнить команду контекстного меню Вырезать (также можно нажать кнопку Вырезать панели инструментов Главная).

Для копирования необходимо копировать фрагмент в буфер обмена - щелкнуть по выделенному фрагменту правой кнопкой мыши и выполнить команду контекстного меню Копировать (или нажать кнопку Копировать панели инструментов Главная).

Для того, чтобы извлечь фрагмент из буфера обмена и вставить его в документ, необходимо щелкнуть в месте вставки правой кнопкой мыши и выполнить команду контекстного меню Вставить. Если вставляемым фрагментом является таблица или ее элементы, то команда контекстного меню может называться Вставить ячейки, Вставить строки или Вставить столбцы (можно также поставить курсор в место вставки и нажать кнопку Вставить панели инструментов Главная).

В буфере обмена может одновременно храниться до 24 фрагментов. Для того чтобы использовать эту возможность, необходимо вывести область задач Буфер обмена, выполнив команду Главная/Буфер обмена Office. В области задач Буфер обмена отображаются все накопленные элементы.

2.2.3. Перемещение и копирование с помощью специальной вставки

Переместите или скопируйте фрагмент в буфер обмена. Выполните команду Специальная вставка рядом с кнопкой Microsoft office. В диалоговом окне Специальная вставка (рис. 6) в списке Как выберите формат данных, вставляемых из буфера обмена. При необходимости установить связь с исходным файлом поставьте переключатель Связать (перед установкой связи с исходным файлом его необходимо сохранить в исходном приложении).

Рис. 6. Выбор формата вставляемых данных в диалоговом окне " Специальная вставка"