Учет расчетов с подотчетными лицами

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций возникает потребность в использовании наличных денежных средств для расчетов с работниками по командировкам, выдаче им средств на представительские цели, для покупки товаров у других юридических и физических лиц, а также на иные хозяйственно-операционные цели. При этом работники организации, получающие денежные средства на указанные цели, для целей бухгалтерского учета называют подотчетными лицами. Организации могут выдавать из кассы наличные денежные средства под отчет на: 1. Командировочные расходы; 2.Хозяйственно-операционные расходы; 3. Расходы экспедиций, геологоразведочных партий; 4. Расходы уполномоченных предприятий и организаций, в том числе и филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организации.

При выдаче денежных средств организация обязана: 1.Определить сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается; Получить от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который выданы средства; 3.Выдавать денежные средства работнику под отчет при условии полного отчета им по ранее выданным авансам; Запретить передачу подотчетных денежных сумм от одного работника другому; 5.Определить перечень лиц, которые могут заменить кассиров и получать в банке денежные средства под отчет.

Служебная командировка - поездка работникапо распоряжению руководителя организации для выполне­ния служебного поручения вне места постоянной работы. Эти поездки связаны с:

1. Покупкой материально-производственных запасов, расходы по которой учитываются в составе заготовительно-складских расходов и включаются в состав затрат по приобретению запасов;

2. Осуществлением работ капительного характера (выполнением функций заказчика и т.п.), расходы по которой учитываются в составе прочих капитальных затрат и включаются в инвентарную стоимость объекта строительства;

3. Подготовкой и повышением квалификации работников, расходы по которой учитываются в составе сметы по общехозяйственным расходам и учитываются по одноименной статье;

4. Участием в общих собраниях акционеров обществ, в которых организация имеет вклады (акции), расходы по которой относятся к служебным командировкам и учитываются в составе сметы на общехозяйственные расходы по одноименной статье;

5. Другими аналогичными расходами.

Командировки, целью которых является деятельность, не связанная с производством, являются непроизводственными. Расходы по ним списывают за счет целевых источников, относятся на финансовые результаты (без учета в составе убытков при налогообложении). К таким командировкам относятся поездки работников, связанные с лечением, обслуживанием и передачей объектов непроизводственного назначения и т.п.

Направление сотрудника в командировку оформляют выдачей ему командировочного удостоверения, подписан­ного руководителем организации или уполномоченным им лицом. По усмотрению руководителя организации помимо командировочного удостоверения направление в коман­дировку может оформляться приказом руководителя. Фактическое нахождение работника в командировке отмечается в командировочном удостоверении печатью организации, отправляющей в командировку и принимающей, записями о днях отправления, прибытия, выбытия и прибытия.

За время нахождения в командировке работнику со­храняется заработная плата по месту постоянной работы. Кроме того, ему возмещают командировочные расходы. Размер суммы, выдаваемой на эти расходы, зависит от срока командировки и ее места назначения. Командированному работнику выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда (в оба конца), суточных и расходов по найму жилого помещения. Сумму аванса обычно рассчитывают сотрудники бухгалтерии.

Выдача наличных денежных средств под отчет на командировку производится на основании командировоч­ного удостоверения по расходному кассовому ордеру.

В течение трех дней по возвращении из командировки подотчетное лицо обязано отчитаться за полученные и израсходованные суммы. Для этого прибывший из команди­ровки сотрудник составляет “Авансовый отчет” на основе первичных документов (квитанций гостиниц, железнодо­рожных, авиационных билетов, квитанций на телефонные переговоры и др.). К авансовому отчету он прилагает командировочное удостоверение. Целесообразность произ­веденных расходов подтверждается начальниками цехов, отделов или подразделений в зависимости от целевого назначения командировки. После проверки бухгалтером авансового отчета и определения суммы по отчету он утверждается руководителем организации. Оформленный таким образом авансовый отчет принимается к учету.

Командировочные расходы включают в себестои­мость работ, услуг, продукции. Согласно действующему законодательству суммы командировочных расходов нор­мируются государством. Минфин России устанавливает нормы расходов по найму жилого помеще­ния и суточных. Однако всем организациям разрешено увеличивать эти нормы по усмотрению руководящего ор­гана: совета директоров, правления акционерного обще­ства, директора организации. В случае превышения фак­тических расходов над нормой их полностью включают в себестоимость, но суммы превышения в дальнейшем не участвуют в расчете налогооблагаемой прибыли.

Список лиц, имеющих право получать в кассе налич­ные деньги под отчет на хозяйственные нужды, утверж­дается руководителем организации. Выдача наличных де­нежных средств на хозяйственные нужды обычно преду­смотрена сметой организации.

Хозяйственные расходы подтверждаются квитанция­ми почтовых отделений, мастерских по ремонту техники или автомобилей, счетами и чеками магазинов, счетами оптовых организаций и квитанциями или чеками, подтверждающими оплату им за канцелярские и хозяйственные принадлежности и др.

Подотчетное лицо может приобрести ма­териалы. Они должны быть сданы на склад, а на них должен быть выписан складской приход­ный ордер. Только после этого на основании требования они выдаются в эксплуатацию. Очень часто приобрета­емые ценности выдаются в эксплуатацию непосредст­венно, минуя склад. В таком случае во многих организа­циях с целью сократить документооборот на первичных документах (чеках, счетах) делают записи о передаче приобретенных ценностей в места эксплуатации, под­твержденные подписями лиц, получивших эти ценности. Подобное оформление поступивших ценностей не соот­ветствует требованиям документального оформления приобретенных материалов.

При приобретении материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчет у организации - изготовителя, при наличии приходного кассового ордера и накладной на отпуск товаров с ука­занием суммы налога отдельной строкой, налог на до­бавленную стоимость отражается по дебету счета 19 и исчисление его производится в общеустановленном по­рядке.

Таким образом, если организация приобрела товар у оптовой фирмы за наличный расчет, то НДС, уплаченный при приобретении ценностей, может быть поставлен в зачет перед бюджетом при наличии соответствующих документов. В том случае, когда произведены расходы, не подтвержденные документально, но предусмотренные в смете, целесообразно составить “Акт о расходах”, в котором - указано, что сотрудником фирмы были произведены административные расходы в рамках утвержденной сметы расходов на содержание фирмы. Акт утверждается руко­водителем фирмы, и после обработки в бухгалтерии указанные расходы могут быть списаны на себестоимость с последующим восстановлением при расчете налогооблагаемой прибыли или за счет собственных источников. Это возможно при наличии утвержденной учре­дителями сметы расходов, которые осуществляются за счет собственных средств организации.

Остаток неиспользованных сумм сдается подотчет­ным лицом в кассу по приходному кассовому ордеру, а перерасход выдается из кассы по расходному кассовому ордеру в день сдачи авансового отчета.

Расходовать выданные под отчет суммы следует по назначению; передача подотчетных сумм одним лицом другому запрещается. Новые авансы подотчетному лицу выдаются лишь при условии полного расчета по ранее выданному ему авансу. У лиц, не представивших отчеты и оправдательные документы в расходовании подотчет­ных сумм в установленные сроки или не возвративших в кассу организации остатки неиспользованных сумм аван­сов, бухгалтерия вправе удержать из начисленной заработной платы данную задолженность в порядке, пре­дусмотренном действующим законодательством.

Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71 " Расчеты с подотчетными лицами". Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задол­женности подотчетных лиц предприятию или сумму не­возмещенного перерасхода. По дебету счета записывают­ся суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту - суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам (неиспользованные).

Дебет Счет 71 “РАСЧЕТЫ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ” Кредит

Основным регистром для учета операций по движе­нию подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лица­ми является журнал-ордер № 7. Это комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Это означает, что каж­дой выданной под отчет сумме в журнале-ордере отво­дится одна строка (линейка), и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер № 7 сохраняет шах­матную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71. (см. Приложение № 8).

Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выдан­ные под отчет, авансовые отчеты - на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые орде­ра - на расхождения в суммах полученных и израсходо­ванных. К учету принимаются авансовые отчеты, прове­ренные арифметически, по существу в отношении целе­сообразности и необходимости расходов, соответствия их назначению аванса и утвержденные руководителем орга­низации. Бухгалтер обрабатывает авансовый отчет, про­ставляя на документах и на самом отчете корреспондиру­ющие счета, отвечающие направлению расхода.