Оформление результатов инвентаризации

Во время проведения инвентаризации составляются инвентаризационные описи ручным способом (чернилами или шариковой ручкой) четко и ясно, без помарок и подчисток, либо с помощью средств вычислительной и другой организационной техники.

Наименование инвентаризуемых материальных ценностей и объектов, их количество указывается в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. Инвентаризационная опись должна составляться в момент проведения инвентаризации. Составление черновиков с последующей перепиской не допускается. Это предупреждает возможность совершения злоупотреблений во время инвентаризации.

На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.

Если при составлении инвентаризационной описи во время проведения инвентаризации допущены ошибки, их исправление производится во всех экземплярах записей путем зачеркивания неправильных записей и написания над зачеркнутым правильных. Данные исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

В описях не допускается оставлять незаполненные строки. На последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.

Каждая страница инвентаризационной описи и опись в целом подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, проводивших эту проверку.

После окончания проверки материальных ценностей и составления инвентаризационной описи, материально ответственное лицо (лица) дают расписку, текст которой имеется в описи, подтверждают объективность и правильность проведения инвентаризации в их присутствии, об отсутствии или наличии каких-либо претензий к членам инвентаризационной комиссии и принятия перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

При проведении инвентаризации возможна смена материально ответственных лиц. Тогда лицо, принявшее имущество, расписывается в описи о принятии, а сдавшей – в сдаче этого имущества.

При инвентаризации арендованных или полученных для переработки материальных ценностей, которые находятся на ответственном хранении, составляются отдельные инвентаризационные описи.

В случае если инвентаризация растянута во времени из-за большого наличия материальных ценностей, то хранилища с материальными ценностями при перерыве в работе инвентаризационной комиссии закрываются и опечатываются (выше данный вопрос рассматривается). Во время перерывов в работе инвентаризационной комиссии описи должны храниться в сейфе, шкафу помещения, где проводится инвентаризация.

В случае обнаружения материально ответственным лицом, после окончания инвентаризации, ошибки в инвентаризационной описи, оно должно немедленно заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии, но открытие помещения с материальными ценностями не допускается. Инвентаризационная комиссия приступает к проверке указанных фактов, и при подтверждении их производит исправление ошибок в порядке, который был изложен выше.

Если инвентаризация проводилась по инициативе правоохранительных органов, то после окончания проверки материальных ценностей (инвентаризации), работник правоохранительных органов должен изъять один экземпляр инвентаризационной описи, это позволит избежать возможной фальсификации данных об учете материальных ценностей в период проведения сличения данных, полученных при инвентаризации, с данными бухгалтерского учета.

После окончания инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Они, как правило, должны проводиться с участием членов инвентаризационной комиссии и материально ответственных лиц и обязательно до открытия складских помещений, других хранилищ материальных ценностей, где проводились инвентаризации.

Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризации оформляются актом, который затем регистрируется в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации.

В промежутке между годовыми инвентаризациями, по распоряжению руководителя хозяйствующего субъекта, могут проводиться выборочные инвентаризации материальных ценностей, с целью оперативного управления хозяйственной деятельностью или выявления потерь (ущерба) при нарушениях законодательства о хозяйственной и финансовой деятельности.

После того, как материальные ценности пересчитаны (проверены) и записаны в инвентаризационную опись, инвентаризационная комиссия приступает к сравнению информации, записанной в инвентаризационной описи, с данными бухгалтерского учета, т.е. выявляет, есть ли расхождения данных бухгалтерского учета с фактическими остатками материальных ценностей.