Выявление, подсчет и описание материальных ценностей в натуре

Второй этап – проверка фактического наличия материальных ценностей.

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии необходимо получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

Председатель инвентаризационной комиссии или работник контролирующего органа, принимающий участие в инвентаризации, визирует все приходные и расходные документы, приложения к реестрам (отчетам), с указанием (надписью на документе) «до инвентаризации» и датой. Это должно служить для бухгалтерии основанием по определению остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным. После этого материально ответственные лица, у которых проводится инвентаризация, дают расписку (специальные графы в инвентаризационной описи основных средств или нематериальных активов, активов, принятых (сданных) на ответственное хранение, ценных бумаг, бланков строгой отчетности о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на активы сданы в бухгалтерию и все активы, поступившие на мою (нашу) ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и кассиры хозяйствующих субъектов, а также лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение материальных ценностей.

Информация о фактическом наличии материальных ценностей и реальных учетных финансовых обязательств получается путем выявления, подсчета, измерения, взвешивания и описания материальных ценностей в натуре и записывается в инвентаризационные описи, причем не менее чем в двух экземплярах.

Инвентаризационная комиссия должна обеспечить полноту и точность охвата инвентаризацией всех материальных ценностей и объективность данных о фактических остатках материальных ценностей и денежных средств, внесенных в инвентаризационную опись, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.

Количество материалов и товаров, хранящихся в неповрежденной упаковке поставщика, допускается определять по сопроводительным документам при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих материальных ценностей. Определение объема или веса навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов.

Во время инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости подсчета отвесов ведут раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. В конце рабочего дня или по окончании перевески, данные этих ведомостей сличают, и, выверенный итог, вносят в инвентаризационную опись. Акты обмеров, технические расчеты, ведомости отвесов прилагают к инвентаризационной описи.

Инвентаризация материальных ценностей обязательно проводится в присутствии (участии) материально ответственных лиц. Запрещается подсчитывать материальные ценности по количеству мест (мешков, ящиков, бочек и т.д.) без проверки их содержимого.

Выявленные во время инвентаризации непригодные, испорченные материальные ценности (товары) в общую опись не включаются, на них составляется отдельный акт, в котором указывают причины порчи материальных ценностей, фамилии лиц, отвечавших за сохранность товара.

При проведении инвентаризации категорически запрещается вносить в инвентаризационную опись данные бухгалтерского учета, учета кладовщика (материально ответственного лица) с картотек складского учета, амбарных книг, выдавая их за натуральные (фактические) остатки товарно-материальных ценностей, выявленных в ходе инвентаризации.

При нахождении материальных ценностей в нескольких хранилищах (складах), все помещения, за исключением того, в котором проводится инвентаризация, на данное время должны быть закрыты на ключ, опечатаны или опломбированы. Ключи от складских помещений (хранилищ) во время перерывов в работке инвентаризационной комиссии должны находиться у материально ответственного лица, а печать или пломбир – у председателя инвентаризационной комиссии, а если в инвентаризации участвует ревизор – то у него. Данное мероприятие исключает возможность несанкционированного проникновения в помещение, где хранятся материальные ценности, материально ответственного лица без соответствующего контроля со стороны председателя инвентаризационной комиссии или ревизора, а вместе с этим гарантирует права материально ответственного лица.

При проведении инвентаризации все операции, связанные с отпуском и приемом материальных ценностей, прекращаются. Товары, другие материалы, поступившие в адрес хозяйствующего субъекта во время инвентаризации, хранятся в отдельном помещении, в инвентаризационную опись не включаются, приходуются бухгалтерией после окончания инвентаризации. Вместе с тем Инструкция в п.49 поясняет, что при поступлении оборотных активов во время инвентаризации, они принимаются материально ответственным лицом в присутствии членов инвентаризационной комиссии, заносятся в отдельную опись под названием «Активы, поступившие во время инвентаризации» и приходуются после инвентаризации.

С целью недопущения нарушения нормального процесса хозяйственной деятельности субъекта, во время инвентаризации, Инструкция в п.50 указывает на то, что при длительной инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации активы могут быть отпущены ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Эти оборотные активы заносятся в отдельную опись под наименованием «Активы, отпущенные во время инвентаризации».

Все обнаруженные при инвентаризации материальные ценности записываются в опись.