Правовое регулирование использования бланков путевых листов.

Для учета работы транспортных средств и работы водителя, а также начисления заработной платы водителю, проведения расчетов за перевозки, учета расхода топливо - смазочных материалов, создание базы данных статистической отчетности используются путевые листы, которые являются основным первичным учетным документом, при совершении этих хозяйственных операций.

Использование бланков путевых листов, изготовленных в соответствии с требованиями Положения об основных требованиях, предъявляемых к уровню защищенности бланков строгой отчетности, а также специальным материалам для защиты их от подделки должно способствовать повышению эффективности работы автомобильного транспорта, снизить возможность приписок невыполненных объемов перевозок, предупреждать потери и хищение топливо - смазочных материалов, свести до минимума материальный и моральный ущерб.

Основным правовым актом, регулирующим использование бланков путевых листов для оформления и учета хозяйственных операций, связанных с эксплуатацией автомобильного транспорта, является постановление Министерства финансов Республики Беларусь №31 от 31.03.2000г. «Об утверждении бланков путевых листов и Инструкции по их заполнению», согласованное с Министерством транспорта и коммуникаций Республики Беларусь (НРПА РБ, 17.05.2000г., №45).

В последующем, при совершенствовании бланков путевых листов и повышения уровня их защищенности от подделки принимаются дополнительные постановления Министерства финансов Республики Беларусь №74 от 10.07.2000г. (НРПА РБ, 19.07.2000г. №8/3731); №1 от 02.01.2003г. (НРПА РБ, 29.01.2003г., №11); №68 от 28.04.2003г. (НРПА РБ, 14.05.2003г., №52) «О внесении изменений в постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 31 марта 2000г. №31 «Об утверждении бланков путевых листов и Инструкции по их заполнению».

В настоящее время хозяйствующие субъекты независимо от организационно-правовой формы и формы собственности, их обособленные структурные подразделения и индивидуальные предприниматели, при осуществлении хозяйственной деятельности с использованием автомобильного транспорта должны применять типовые бланки форм путевых листов следующих видов: 1 (р); 1 (н); 2 (р); 2 (н); 3 (с); 3 (р), 4, 5, 6 и 7.

Типовая форма бланка путевого листа 1 (р) используется при осуществлении регулярных пассажирских перевозок автобусами в пределах Республики Беларусь, а типовая форма 1 (н) бланка путевого листа используется хозяйствующими субъектами при нерегулярных пассажирских перевозках в пределах Республики Беларусь.

Для учета хозяйственных операций, связанных с регулярными пассажирскими перевозками автобусами в международных сообщениях используется типовая форма путевого листа 2 (р), а для осуществления учета нерегулярных пассажирских перевозок автобусами в международных сообщениях используется типовая форма путевого листа 2 (н).

Все 4 типовые формы путевых листов, перечисленные выше, являются первичным учетным документом, определяющим показатели для учета работы автобуса, водителя, начисления заработной платы водителю, организации расчетов за перевозки, учета и списания топливно-смазочных материалов, а также формирования статистической отчетности.

Издание бланков путевых листов, которые являются бланками строгой отчетности и имеют учетную серию и номер, осуществляется научно-техническим унитарным предприятием «Криптотех» департамента государственных знаков Министерства финансов Республики Беларусь.

Бланки путевых листов хранятся у перевозчика и по мере использования выдаются под расписку лицу, ответственному за эксплуатацию автотранспорта.

Законодательство Республики Беларусь запрещает использовать при перевозке пассажиров автобусами, бланки форм путевых листов автобусов не соответствующие типовым формам 1 (р); 1 (н); 2 (р); 2 (н).

Оформление путевых листов автобусов осуществляется в соответствии с инструкцией по изготовлению, учету, заполнению и обработке путевых листов автобуса, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь №31 от 31.03.2000г. (с изменениями и дополнениями).

При оформлении и учете хозяйственных операций связанных с перевозкой грузов автомобильным грузовым транспортом, хозяйствующие субъекты независимо от организационно-правовой формы и формы собственности, их обособление структурные подразделения, а также индивидуальные предприниматели должны использовать путевые листы грузового автомобиля типовых форм 3 (с), 3 (п) и формы 4.

Путевой лист грузового автомобиля типовой формы 3 (с) используется хозяйствующим субъектом при совершении грузоперевозок на грузовом автотранспорте в пределах Республики Беларусь при оплате стоимость перевозок грузов по сдельным тарифам.

Типовая форма путевого листа 3 (п) используется хозяйствующими субъектами при грузоперевозках грузовым автомобильным транспортом в пределах Республики Беларусь, но при оплате стоимости перевозок грузов по повременным тарифам.

При осуществлении грузоперевозок хозяйствующими субъектами автомобильным грузовым транспортом в Международных сообщениях, используется типовая форма путевого листа № 4.

Путевые листы типовой формы № 4 используются хозяйствующими субъектами при грузоперевозках грузовым автомобильным транспортом в международных сообщениях.

Путевой лист грузового автомобиля является основным первичным учетным документам, который вместе с товарно-транспортной накладной при перевозке товарных грузов, содержит информацию для учета работы грузовых автотранспортных средств, работы водителя и начисления ему заработной платы, проведения расчетов за перевозку грузов, учета расхода и списания топливно-смазочных материалов и формирование статистической отчетности.

Как и в предыдущем случае, издание бланков путевых листов, являющихся бланками строгой отчетности, имеют учетную серию и номер, осуществляется научно-техническим унитарным предприятием «Криптотех» департамента государственных знаков Министерства финансов Республики Беларусь.

Бланки путевых листов грузового автомобиля хранятся у перевозчика и по мере необходимости выдаются под расписку лицу, ответственному за эксплуатацию автотранспорта. Законодательство Республики Беларусь запрещает использовать бланки форм путевых листов грузового автомобиля не соответствующие типовым формам 3 (с), 3 (п) и 4.

В целом порядок изготовления учета, хранения, заполнения бланков путевых листов грузового автомобиля регулируются «Инструкцией по изготовлению, учету, заполнению и обработке путевых листов грузового автотранспорта» утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь №31 от 31.03.2000г. (НРПА РБ, 17.05.2000г. №45) с изменениями и дополнениями постановлением Минфина №1 от 02.01.2003г. (НРПА РБ, 29.01.2003г., №11) и №68 от 28.04.2003г. (НРПА РБ, 14.05.2003г., №152).

Учет работы легкового автомобиля – такси, учет работы водителя, начисления заработной платы, таких показателей как время, вырученные деньги за оказанную услугу, расчет коэффициента платного пробега и среднечасовой выручки, учет и списание топливно-смазочных материалов других показателей осуществляется с помощью путевого листа легкового автомобиля, типовая форма 5.

Данный бланк путевого листа должны использовать при оказании услуги легковым автомобилем – такси по перевозке пассажиров все хозяйствующие субъекты независимо от организационно-правовой формы и формы собственности, их обособленные структурные подразделения и индивидуальные предприниматели.

Использованные типовые бланки путевого листа формы 5, регулирующиеся постановлением Министерства финансов Республики Беларусь №31 от 31.03.2000г. (с изменениями и дополнениями постановлениями Минфина №74 от 10.07.2000г. НРПА РБ 19.07.2000г., №8/3731; №1 от 02.01.2003г. НРПА РБ, 29.01.2003г., №11 и №68 от 28.04.2003г. НРПА РБ, 14.05.2003г., №52).

Этим же постановлением утверждена «Инструкция по изготовлению, учету, заполнению и обработке путевых листов легкового автомобиля-такси. Данная типовая форма путевого листа является первичным документом учета работы легкового транспорта-такси в течение месяца.

Издание бланков путевых листов, являющимися бланками строгой отчетности, имеют учетную серию и номер, осуществляет научно-техническое унитарное предприятие «Криптотех» департамента государственных знаков Министерства финансов Республики Беларусь.

Бланки путевых листов хранятся у хозяйствующего субъекта и по мере необходимости выдаются под расписку лицу, отвечающему за эксплуатацию транспорта. Выше названный правовой акт запрещает использовать при перевозке пассажиров легковым автомобилем путевые листы легкового автомобиля – такси не соответствующие типовой форме 5.

Оформленный путевой лист в соответствии с Инструкцией по изготовлению, учету, заполнению и обработке путевых листов легкового автомобиля – такси выдается водителю под расписку должностным лицом хозяйствующего субъекта на календарный месяц, если он сдал путевой лист за предыдущий месяц.

Ответственность за заполнение путевого листа в соответствии с требованиями выше названной инструкции несет руководитель юридического лица или индивидуальный предприниматель, имеющий в собственности или арендующий легковые автомобили – такси, а также другие должностные лица хозяйствующего субъекта непосредственно принимающие участие в заполнении этого путевого листа.

Кроме того путевой лист легкового автомобиля-такси, типовой формы №5 используется работниками контрольно-ревизионной службы, ГАИ, транспортной милицией, медицинской службы для контроля водителя за соблюдением правил работы, правил дорожного движения и состояния здоровья.

Порядок использования, заполнения путевых листов легкового автомобиля – такси регулируется «Инструкцией по изготовлению, учету, заполнению и обработке путевых листов легкового автомобиля», утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 31.03.2000г. №31 с последующими изменениями и дополнениями постановлением Министерства финансов Республики Беларусь №1 от 02.01.2003 (НРПА Республики Беларусь 29.01.2003г., №11) и №68 от 28.04.2003 (НРПА Республики Беларусь, 14.05.2003г., №52).

Учет работы служебного легкового автомобиля, работы водителя, учет расхода топливно-смазочных материалов осуществляется с помощью типовых форм путевых листов служебного (специального) легкового автомобиля формы №6 и №7.

Путевой лист типовой формы №6 предназначен для использования при обслуживании одного или нескольких заказчиков в течении одного дня.

Путевой лист типовой формы №7 используется при обслуживании одного заказчика в течение нескольких дней. Данные путевые листы используются юридическими лицами всех форм собственности и индивидуальными предпринимателями, которые используют легковые автомобили в служебных целях.

Издание бланков путевых листов, которые являются бланками строгой отчетности, имеют учетную серию и номер, также осуществляется научно-техническим унитарным предприятием «Криптотех» департамента государственных знаков Министерства финансов Республики Беларусь.

Данные бланки путевых листов хранятся у юридического лица и индивидуального предпринимателя, по мере необходимости выдаются под расписку должностному лицу, отвечающему за эксплуатацию служебного легкового транспорта.

За правильность использования и заполнения путевых листов, достоверность информации указанной в этих путевых листах, несет руководитель хозяйствующего субъекта (руководитель юридического лица или индивидуальный предприниматель) чьими штампами и печатью заверены путевые листы, а также должностные лица, отвечающие за эксплуатацию служебного легкового автотранспорта.

Законодательством Республики Беларусь и в частности «Инструкцией по изготовлению, учету, заполнению и обработке путевых листов служебного легкового автомобиля», п.1.1 определено, что к служебному легковому автотранспорту относятся легковые автомобили вместимостью до 9 мест, включая место водителя, используемые в служебных целях.

В целом порядок заполнения ежедневного путевого листа служебного легкового автомобиля типовой формы №6 и многодневного путевого листа служебного легкового автомобиля типовой формы №7 регулируется «Инструкцией по изготовлению, учету, заполнению и обработке путевых листов служебного легкового автомобиля», утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 31.03.2000г. №31, с изменениями и дополнениями внесенными постановлением Министерства финансов Республики Беларусь №1 от 02.01.2003г. (НРПА Республики Беларусь, 29.01.2003г., №11) и №68 от 28.04.2003г. (НРПА Республики Беларусь, 14.05.2003г., №52).

Учет работы легкового автомобиля – такси индивидуального предпринимателя, а также автобуса (легкового автомобиля) индивидуального предпринимателя, осуществляющего перевозки пассажиров в регулярном сообщении осуществляется при помощи путевых листов типовых форм №5 (и) и №1(ри).

Типовая форма путевого листа №5 (и) используется индивидуальными предпринимателями для учета работы легкового автомобиля-такси, работы водителя (если он есть), учета выручки, для проведения предрейсового контроля технического состояния автомобиля, таксометра, предрейсового медицинского обследования водителя (индивидуального предпринимателя) состояния здоровья и допуска к управлению автомобилем.

Все записи, сделанные в путевом листе за рабочую смену заверяются подписью индивидуального предпринимателя или его представителем и печатью.

Типовая форма путевого листа автобуса (легкового автомобиля) индивидуального предпринимателя №1 (ри) используется для учета работы автомобиля, работы водителя, расхода топливно-смазочных материалов, учета выручки, учета маршрута, учета пробега автомобиля, предрейсового контроля технического состояния автобуса, предрейсового медицинского обследования водителя и допуска его по состоянию здоровья к управлению автомобилем, а также для контроля со стороны ГАИ МВД Республики Беларусь, транспортной инспекции Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь и других государственных органов управления и контроля.

Порядок заполнения путевых листов легкового автомобиля – такси индивидуального предпринимателя типовой формы №5 (и) и путевого листа автобуса (легкового автомобиля) индивидуального предпринимателя, осуществляющего перевозки пассажиров в регулярном сообщении, типовой формы №1 (ти) регулируется постановлением Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь №44 от 6.10.2003г. «Об утверждении форм путевых листов автомобилей индивидуальных предпринимателей и инструкций по их заполнению». Данное постановление согласовано с Министерством финансов Республики Беларусь 10.09.2003г. (НРПА Республики Беларусь, 06.11.2003г., №123).

Также Министерство транспорта и коммуникаций Республики Беларусь по согласованию с Министерством финансов Республики Беларусь постановлением №12 от 05.06.2001г. «Об утверждении формы 9 путевого листа учебного автомобиля (автобуса) и «Инструкцией по заполнению и обработке путевых листов учебных автомобилей (автобусов)», утверждает типовую форму №9 путевого листа для учебных организаций, занимающихся подготовкой и переподготовкой водителей автотранспортных средств, который является основным первичным учетным документом, бланком строгой отчетности. Порядок изготовления, заполнения, учета и обработки путевых листов данной формы регулируется «Инструкцией по заполнению и обработке путевых листов учебных автомобилей (автобусов), утвержденной выше названным постановлением Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь (НРПА Республики Беларусь, 19.07.2001г., №66).

Министерство здравоохранения Республики Беларусь по согласованию с министерством финансов Республики Беларусь и Министерством транспорта и коммуникаций Республики Беларусь принимает постановление №37 от 21.05.2001г. «Об утверждении бланка путевого листа специального автомобиля медицинского назначения и Инструкции по его изготовлению, учету и заполнению».

Этим постановлением утверждается бланк путевого листа специального автомобиля медицинского назначения типовой формы №10, и инструкции по его изготовлению, учету, заполнению и обработки. Данный путевой лист является первичным учетным документом строгой отчетности, имеет серию и номер, изготавливается централизованно, заполняется в соответствии с утвержденной инструкцией (НРПА Республики Беларусь, 30.08.2001г., №80).

ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ

1. Документы в бухгалтерском учете: их классификация и значение. Понятие и значение документооборота.

2. Статус и виды первичных учетных документов. Требования, предъявляемые к форме и содержанию первичных учетных документов. Применение факсимиле.

3. Полноценные и неполноценные документы. Виды неполноценных документов. Влияние порядка составления документов на способы их фальсификации.

4. Методы проверки документов: формальная, нормативная, арифметическая. Встречная проверка и метод взаимного контроля.

5. Основания и порядок внесения исправлений в первичные учетные документы. Ответственность за нарушение порядка составления первичного учетного документа.

6. Основания и порядок изъятия первичных учетных документов. Порядок и сроки хранения первичных учетных документов.